Spørsmål om excel, arkiv, dokumentlagring...

[Eveline]

Jeg er på jakt etter en god digital arkivløsning, men dette er et fremmed område for meg. Beklager klønete formulering av dette spørsmålet, men jeg prøver:

 

Jeg har nærmere 1000 pdf filer som jeg vil arkivere og indeksere.

 

For øyeblikket benytter jeg en excel tabell som "navigeringsdokument". Jeg har lagd en tabell der hver fil har en linje, hvor jeg angir en rekke detaljer om filen - inkludert en direkte hyperkobling til pdfen. Tanken er at det skal være lett å sortere og finne spesifikke pdf filer, basert på uilke kriterier.

 

Jeg har behov for å dele dette arkivet med andre, som vil bruke det på sine egne pcer.

 

Problemet er at dette "excel-baserte" arkivet er upraktisk å overføre til andre pcer. Halve poenget er jo de direkte hyperkoblingene, men jeg er dessverre nødt til å låse hyperkoblingene til en bestemt plassering (C:\ ) for å få excel dokumentet til å fungere likt på alle pcer. Det går ikke an å lage faste hyperkoblinger for eksempel til en dvd eller usb, fordi disse vil ha ulike ”navn” (stasjoner) på forskjellige pcer. Derfor har jeg låst hyperkoblingene til C:\, og belaget meg på at alle pdf filene må kopieres inn på harddisken når jeg vil benytte arkivet på en annen pc.

 

Men dette er en upraktisk løsning, fordi det tar så stor plass. Ideelt sett skulle jeg lagret alle pdf filene på en dvd eller ekstern harddisk, og hatt et navigeringsdokument som klarte å lage hyperkoblinger – uten at det var nødvendig å kopiere alt til den lokale harddisken.

 

Er dette mulig? Finnes det noe software eller programvare som kan passe til formålet? Forslag til alternative løsninger mottas med veldig stor takknemlighet! Excel er fantastisk, men dessverre ikke helt ideelt i denne sammenhengen.

 

Hilsen en hobby-arkivar

[Harald Staff]

En enkel nettside er ideell til dette hvis du lenker med relative referanser. En lenke til

Side2.pdf

betur "side2.pdf i samme mappe som denne siden", og til

Budsjetter/Side3.pdf

betyr "undermappe Budsjetter i samme mappe som denne siden, dokument Side3.pdf".

 

Men jeg tør ikke anbefale noen HTML-editorer, heller ikke hvordan du beveger deg hit fra Excelfil.

 

Beste hilsen Harald

[Eveline]

En enkel nettside er ideell til dette hvis du lenker med relative referanser. En lenke til

Side2.pdf

betur "side2.pdf i samme mappe som denne siden", og til

Budsjetter/Side3.pdf

betyr "undermappe Budsjetter i samme mappe som denne siden, dokument Side3.pdf".

 

Men jeg tør ikke anbefale noen HTML-editorer, heller ikke hvordan du beveger deg hit fra Excelfil.

 

Beste hilsen Harald

Tusen takk! Kanskje internett lagring kunne vært en god ide. Takk for tipset!

[Harald Staff]

En nettside (html) kan du lagre på minnepinner og flyttbare disker og cdrommer og whatever, det var egentlig det jeg mente. Men har du mulighet for å gjøre dette på nett er det selvfølgelig den optimale løsningen. Nettet er som skapt for hobby-arkivarer.