Bilag og registreing av betalte fakturaer.

[Kealle]

Heisann.

 

Jeg har følgende spørsmål. Dette er scenarioet:

 

Jeg har utsendt 10 fakturaer, disse er bokført på 1500 kundefordringer.

Hver gang en kunde betaler en faktura får jeg "melding om innbetaling". Denne kan jeg selvsagt bruke til å registrere fakturaen som betalt, men det blir jo mye unødvendige papirer.

 

Spørsmålet er derfor som følger:

Kan jeg bruke én kontoutskrift som ett bilag for samtlige transaksjoner (les: kundeinnbetalinger)?

 

Dvs:

1. Jeg sender ut 10 fakturaer. Dette er 10 bilag

2. Jeg registrerer alle innbetalinger fra 1500 (Kundefordringer) til 1920 (bankinnskudd) og peker til én kontoutskrift, ett bilag.

[jøanas]

Det kan du. Hadde du hatt OCR innbetalinger, hadde alle kommet på samme liste. Men det er viktig at du fører hvert enkelt beløp, dvs at du ikke slår sammen beløpene i en sum i bilaget. Hvis du slår sammen blir det umulig å holde oversikt over hvem som har betalt og ikke betalt. Dette skal jo kunne spores også ved et evt bokettersyn.

[Kealle]

Hallo, og tusen takk for svar.

 

Jeg har ikke tenkt til å bokføre alle summene samlet. Det jeg forsøker å si er:

 

1. Jeg har diverse ubetalte fakturaer på 1500 (Kundefordringer).

2. Jeg vil kontere betalingene hver for seg og til 1950 (Bankinnskudd), men til samme bilag (kontoutskriften).

 

Det blir da 10 fakturaer som peker til ett bilag som beskriver alle transaksjonene, kontoutskriften.

 

Du nevner OCR, Optical Character Recognition. Kan du forklare hvordan dette fungerer?

 

Tusen takk for at du hjelper meg

[jøanas]

OCR avtale brukes av store bedrifter som har mange innbetalinger. BBS scanner kidkodene, og sender betalingsinfo elektronisk til bedriften. Ikke noe for bedrifter med lite antall fakturaer.

[Kealle]

Da forstår jeg.

 

Da har jeg ett spørsmål til angående effektivitet.

 

Hvis man eksempelvis ønsker å bokføre innbetalinger hver 14. dag, kan man da eksportere ønsket periode fra nettbanken til en CSV-fil, for så å importere denne til kassakladden. Deretter linke posteringene opp mot utestående fordringer, for så å bokføre alt i ett (etter at man har kontrollert, selvsagt)?