Spørsmål angående bokføring/regnskap

[hdanielsen64]

Hei

 

Jobber til daglig med fakturaer og regnskap, og søker litt hjelp om dette. Mitt første spørsmål omhandler fakturaer og kreditnotaer.

 

Har hørt at dersom en faktura er feil, skal det sendes kreditnota på denne, og deretter ny faktura med riktige opplysninger, og at den opprinnelige faktura ikke skal endres.

 

Det jeg lurer på, er hva som skjer dersom den opprinnelige fakturaen endres, i stedet for å gå frem på riktig måte? Hvilke konsekvenser har dette for bedriften?

 

Håper at noen forstår hva jeg mener:)

[gorber]

Det blir jo fort rot i datasystemet da. Grunnen for å sende en kreditnota på den første feilaktige fakturaen er for å få den sletta ut av systemet. Man skal kunne tilbakespore alt sånt, og da kan det være greit å holde tunga rett i munnen i utgangspunktet.

[hdanielsen64]

Ok, skjønner. Takk for svar! Har et spørsmål til om samme sak, som er noe komplisert:

 

Har holdt en del på med fakturaer siste halvår, da jeg har vært ansatt i et firma. Da jeg startet hadde jeg liten kompetanse innenfor emnet, visste bl.a. ikke det jeg nettopp fikk svar på ovenfor.

 

Det som er saken, er at en del av fakturaene ble satt til beløp 0,- og merket som betalt uten å bli kreditert med kreditnota, når det var feil på faktura. Dette har jeg funnet ut i ettertid at er feil, og ønsker nå å rette opp i det. Spørsmålet er da; vil det virke mistenksomt om disse beløpene tilbakesettes til det opprinnelige og krediteres nå? Hvis det blir bokettersyn, hva kan skje?

[trn100]

Uansett hva du gjør er det viktigste å huske på at dette er regnskapsbilag, og alle avvik/endringer skal dokumenteres og arkiveres i 10 år ihht. loven.

 

Om man i sender ut en faktura til en kunde, skal alle endringer av denne, f.eks. en kreditnota også gjenfinnes i kundens regnskap.

 

Om dette også omfatter fakturaer/kreditnotater med beløp på kr. 0,- i utgangspunktet er jeg ikke sikker på, men om en faktura med et beløp er sendt til en kunde og bokført der, kan denne kun oppeheves med et nytt bilag som sendes kunden og bokføres begge steder.

 

Alternativt kan kunden returnere orginalfaktuaren uten å ha bokført den, og det hele kan løses med en intern kreditering/annullasjon.

 

Mistenksomt blir det først når ting ikke kan dokumenteres :-)

Endret 4. januar 2006 av trn100

[gorber]

Mistenksomt blir det først når ting ikke kan dokumenteres :-)

 

Sant, derfor er det alltid viktig å holde tunga i rett munn, og sørge fpor at man har alt reint på sin side av bordet. Selv om det er lettvint å bare endre på den eksisterende fakturaen.

[hdanielsen64]

Ok, skjønner. Da ser det ut til at opplæringen der hvor jeg jobber har vært noe gal.

 

Er det mulig å rydde opp i slikt senere, dersom kunde ikke har mottatt kreditnotaen han skal? Hvis f.eks. vi ikke har sendt kreditnota til en kunde, men heller nullet ut fakturaen, kan vi nå rydde opp i dette ved å sende kunde kreditnota nå, en god stund etter at saken var aktuell?

 

Noen regler for dette?

Endret 8. januar 2006 av hdanielsen64

[hdanielsen64]

Ok, skjønner. Da ser det ut til at opplæringen der hvor jeg jobber har vært noe gal.

 

Er det mulig å rydde opp i slikt senere, dersom kunde ikke har mottatt kreditnotaen han skal? Hvis f.eks. vi ikke har sendt kreditnota til en kunde, men heller nullet ut fakturaen, kan vi nå rydde opp i dette ved å sende kunde kreditnota nå, en god stund etter at saken var aktuell?

 

Noen regler for dette?

5385347[/snapback]

 

BUMP

[gorber]

Du vil jo hvertfall ikke klare å fremskaffe en kreditnota som står sammen med originalfakturaen. Har du en kopi av original faktura? Eller har kunde det?

[dhjerp]

En annen ting ved å sende kredittnota er at kundens regnskap også skal stemme. Dersom de får en faktura blir dette bokført og blir stående som leverandørgjeld. Regner med dette spørsmålet kommer siden det er årsavlutning?

 

Bruker du et regnskapsprogram skal det normalt ikke være mulig å forandre fakturaene.

 

Er det et AS har dere en revisor som skal godkjenne dette, så da må du prate med han. Som regel intet problem.

 

Ville nok satt opp originalfaktura til rett sum og skrevet en kredittnota som da bør være for 2005, hvis ikke blir både 2005 og 2006 feil.

 

Alt er mulig, men det letteste er alltid å prate med folk. Snakk med kunden så blir dere enige om at han får en kredittnota, selv om dette er lenge siden............

[hdanielsen64]

Du vil jo hvertfall ikke klare å fremskaffe en kreditnota som står sammen med originalfakturaen. Har du en kopi av original faktura? Eller har kunde det?

 

Jeg kan klare dette, da jeg i fakturaprogrammet kan klare å se hva som egentlig skal ha blitt fakturert her. Det er bare selve "totalfeltet" som er nullet ut, jeg har fortsatt underfeltene med teksten og de enkelte summene. Altså kan dette rettes og krediteres, i de fleste tilfeller.

 

 

 

 

En annen ting ved å sende kredittnota er at kundens regnskap også skal stemme. Dersom de får en faktura blir dette bokført og blir stående som leverandørgjeld. Regner med dette spørsmålet kommer siden det er årsavlutning?

 

Dette spørsmålet kommer fordi jeg ønsker å rydde opp i alt tidligere rot, som jeg og andre har forårsaket her. Årsavslutning er selvfølgelig også tema. Ønsker også å ha alt riktig i forhold til kunde, helt klart.

 

Bruker du et regnskapsprogram skal det normalt ikke være mulig å forandre fakturaene.

 

Det fant jeg også ut, men ser ut til at revisjonen her ikke er så bra, i tillegg til kompetanse hos teknisk ansvarlig.

 

Er det et AS har dere en revisor som skal godkjenne dette, så da må du prate med han. Som regel intet problem.

 

Er det "påbudt" med revisor? Eller er dette noe som de fleste ansetter for å unngå feil? Noen forskjell fra om det er AS eller ikke når det gjeldre revisor?

 

Ville nok satt opp originalfaktura til rett sum og skrevet en kredittnota som da bør være for 2005, hvis ikke blir både 2005 og 2006 feil.

 

Er dette jeg har planer om. Mener du at datoen på kreditnotaen bør være for 2005? Hvordan blir dette feil?

 

Alt er mulig, men det letteste er alltid å prate med folk. Snakk med kunden så blir dere enige om at han får en kredittnota, selv om dette er lenge siden............

 

Blir nok en del prat med kundene ja, problemet er at vi har kjørt feil praksis en god stund. Altså en del å rydde opp i for mitt vedkommende, da jeg i utgangspunktet fikk feil opplæring.

 

 

Ellers vil jeg takke for to meget gode svar! Håper på flere

[hdanielsen64]

Ett spørsmål til her, for ikke å lage en ny post... hva skjer i praksis ved et bokettersyn? Hvem må være der, og hva går de igjennom? Ser helst at noen viser til erfaringer, og ikke nettsider... Flott om noen kan gi en generell, erfaringsmessig beskrivelse av hva som skjer;)