'firmapost' og Exchange

[Franken]

Hei,

 

Vi har satt opp en e-post server (Exchange) i vår bedrift. Den har stort sett tilfredsstilt alle våre behov til nå, med tanke på deling av diverse.

 

Derimot er det ett "stort" problem. Vi finner ikke en grei måte å følge opp e-post som kommer til '[email protected]'. I.o.m. vi alle er mye på farten, er det ikke en god løsning å dedikere denne adressen til en bestemt person.

 

Derfor lurer jeg på, er det mulig å sett opp noe som gjør at vi kan "sjekke ut" mailen. Altså, i form av en avkryssingsboks eller noe lignende, som gjør vi ser hvilke e-post som er tatt hånd om, ikke bare e-post som er lest.

 

Hvis det er noen som har erfaring med gode løsninger rundt 'firmapost'/'post', setter jeg stor pris på svar!

 

 

Mvh,

Frank

[Greven22]

Vi har satt opp en fellesmappe. Der noen har tilgang til og gå inn og lese og slette - evt sende det videre.

[Franken]

En public folder altså?

 

Så dere holder den helt "clean" til en hver tid, så er det første mann til mølla på e-post som kommer der?

 

Takk for svaret!

 

 

Mvh,

Frank

[Squeegie]

Vi har på avdelingen vår en fellesmail hvor alle i avd. har blitt gitt spesiell tilgang til den, der har vi hver vår egen mappe slik at den som tar mailen flytter den til sin egen mappe.

 

litt manuelt, men det fungerer meget bra

 

regler og sånt fungerer heller dårlig på fellesmapper dog, skulle gjerne spilt av en lyd eller lignende når en mail ankommer fellesboksen.

[enden]

Vi kjører noe av det samme systemet på jobben hvor vi har en fellesmappe til slik post, og det som er besvart/håndtert flyttes til en undermappe sammen med et eventuelt svar. På denne måten bevares historikken åpen for alle med tilgang.

[Nervetattoo]

Du kan også vurdere et ticket-system.

Kanskje mest vanlig for support-adresser, men e-posten distribueres gjennom et system til samtlige som skal få den. Og når de svarer så blir svaret sendt til alle, samt historikk lagret i (typisk) et webgrensesnitt.

[Greven22]

Ja en public folder, og det blir ikke tatt vare på noe.

 

Alt blir vidresendt som ikke kan svares raskt på. Spam blir selvsagt slettet.

[dr_k]

alternativt OWA (outlook web access) hvis dere har tilgang til mailen fra nettet.

 

dr_k

[water]

Du kan også vurdere et ticket-system.

Kanskje mest vanlig for support-adresser, men e-posten distribueres gjennom et system til samtlige som skal få den. Og når de svarer så blir svaret sendt til alle, samt historikk lagret i (typisk) et webgrensesnitt.

Jeg har akkuratt begynt å teste otrs, det er et open source webbasert ticket håndteringssystem som fungerer veldig bra. Alle ansatte kan få tilgang, evt. med forskjellige rettighetsnivåer, og du dersom email blir liggende for lenge hos den som har begynt så kan andre varsles og evt. overta slik at dere alltid svarer innenfor den fristen dere gir dere selv.

 

Les mer om tilgjegnelig funksjonalitet her : http://otrs.org/feature/

 

Otrs er på versjon 1.3 nå, 2.0 beta er ute og kommer i endelig versjon om ca. 1 mnd.

 

:water

[Franken]

Hm, ticket system hores veldig interessant ut. Noen som vet om det finnes slike systemer som er kompatible med Exchange?

 

 

mvh,

Frank

[water]

otrs som jeg har beskrevet over er kompatibelt med exchange, du bare setter opp kontoen på exchange som en pop-konto & forteller otrs om den så er du i gang

 

:water

[Franken]

Hei igjen,

 

Det er for så vidt sant. Problemet da er bare at du vil få ett maksimalt 15 minutter delay på e-post som kommer inn. Dette kan være litt kjedelig.

 

 

Mvh,

Frank

[water]

har du sjekket dokumnetasjonen på otrs - jeg mener å huske at vi har satt den til 1 min. (får ikke sjekket det herfra...)

 

:water

[Franken]

Hei,

 

Jeg tenkte da mer på Exchanges POP-ting. Den kan minimalt settes til hvert 15 minutt.

 

Skal sjekke dokumentasjonen.

 

 

Mvh,

Frank

[water]

Mener du dersom exchange sjekker en pop-konto og henter mail derfra?

 

Så vidt jeg husker har det ingen betyding for hvor fort en mail blir tilgjengelig i en exchange konto om kontoen er en pop eller imap. Exchange vil uansett oppfatte Otrs som en helt vanlig pop-klient som sjekker mail mot en pop-konto, og bør all mail som har kommet til serveren umiddelbart være tilgjengelig for Otrs.

 

:water

[sjoko]

Er det noen som har erfaring med å sette opp OTRS på en windows maskin? Trenger dessuten litt hjelp med å pop3 funksjonaliteten til å fungere skikkelig...