Program for oppsamling av utgående e-post

[Yapija]

I en bedrift jeg har begynt å jobbe med it-drift for nå trenger de programvare som sørger for å arkivere alt av utgående e-post på et sted.

 

Saken er den at alle har den samme e-post kontoen lagt inn på sin maskin, bedriften insisterer på kun å ha en e-post adresse, og da blir det slik. Men problemet er naturligvis det at de aldri vet hva de forskjellige har sendt fra forskjellige maskiner på samme prosjekt. Derfor var det et ønske at de kunne ha en e-post servere eller lignende som samlet opp alt som gikk ut av huset av e-post. Slik at alt ble arkivert et sted.

 

Jeg lurer derfor på om det finnes et program som samler opp utgående e-post og lagrer dette et sted, eller andre former for løsninger.

 

Som sagt brukes det kun en e-post konto, og Outlook er programmet som brukes. Nå vidresendes alt av e-post som sendes slik at det blir lagret, men dette hender det jo at man glemmer etc, og er jo uansett ikke noe god løsning.

 

Legger også til at de vil holde på de løsningene slik de er i dag, og ting skal hverken koste mye penger eller være komplisert. Slik at egene e-post servere i "huset" ikke er aktuelt. I dag er e-post løsningen levert fra Telenor.

Endret 26. mai 2005 av Yapija

[enden]

Hvis problemet er det at man glemmer å CCe en spesiell oppsamlingsaddresse manuelt så bør det ikke være noe problem å sette opp en regel på hver klient som sørger for at dette skjer automatisk ved sending av e-post. Hele løsningen er selvfølgelig ikke optimal, men hvis systemet fungerer idag vil dette være den enkleste og rimeligste løsningen for å fange opp feilsituasjoner

[roac]

I en bedrift jeg har begynt å jobbe med it-drift for nå trenger de programvare som sørger for å arkivere alt av utgående e-post på et sted.

 

Saken er den at alle har den samme e-post kontoen lagt inn på sin maskin, bedriften insisterer på kun å ha en e-post adresse, og da blir det slik. Men problemet er naturligvis det at de aldri vet hva de forskjellige har sendt fra forskjellige maskiner på samme prosjekt. Derfor var det et ønske at de kunne ha en e-post servere eller lignende som samlet opp alt som gikk ut av huset av e-post. Slik at alt ble arkivert et sted.

 

Jeg lurer derfor på om det finnes et program som samler opp utgående e-post og lagrer dette et sted, eller andre former for løsninger.

 

Som sagt brukes det kun en e-post konto, og Outlook er programmet som brukes. Nå vidresendes alt av e-post som sendes slik at det blir lagret, men dette hender det jo at man glemmer etc, og er jo uansett ikke noe god løsning.

 

Legger også til at de vil holde på de løsningene slik de er i dag, og ting skal hverken koste mye penger eller være komplisert. Slik at egene e-post servere i "huset" ikke er aktuelt. I dag er e-post løsningen levert fra Telenor.

Siden Outlook benyttes, vil jeg tro at det kanskje er Exchange som håndterer mail også? I så fall kan jeg informere om at Exchange Server 2003 har den etterspurte funksjonaliteten.

[enden]

Siden Outlook benyttes, vil jeg tro at det kanskje er Exchange som håndterer mail også? I så fall kan jeg informere om at Exchange Server 2003 har den etterspurte funksjonaliteten.

Legger også til at de vil holde på de løsningene slik de er i dag, og ting skal hverken koste mye penger eller være komplisert. Slik at egene e-post servere i "huset" ikke er aktuelt. I dag er e-post løsningen levert fra Telenor.

Så dårlig ut med det

[olear]

Anbefaler at dere går over til IMAP.

[Haaland]

Ved ei lita bedrift (7-10 brukarar) der eg har ansvaret for dataanlegget, løyser ein dette ved å lagra e-postprofilen på eit nettverksområde. E-postklientprogrammet blir så sett opp til å nytta denne profilen, og på den måten kan alle sjå alle både innkomande og utgåande e-postar. I vårt tilfelle blir Mozilla Thunderbird nytta som e-postklient, men kanskje er noko liknande mogleg med Outlook?

[roac]

Anbefaler at dere går over til IMAP.

På hvilken måte kan IMAP løse arkiveringsproblematikken?

[roac]

Ved ei lita bedrift (7-10 brukarar) der eg har ansvaret for dataanlegget, løyser ein dette ved å lagra e-postprofilen på eit nettverksområde. E-postklientprogrammet blir så sett opp til å nytta denne profilen, og på den måten kan alle sjå alle både innkomande og utgåande e-postar. I vårt tilfelle blir Mozilla Thunderbird nytta som e-postklient, men kanskje er noko liknande mogleg med Outlook?

Flere brukere kan ikke åpne samme PST fil i Outlook, så det går nok ikke. Videre så løser det ikke problemet med arkivering. Arkivering vil si det at selv om en bruker sletter sin mail (fordi han ikke vil vedkjenne seg den?) Så skal mailen kunne hentes frem. Dette løses best på serversiden, ved bruk av en server som har støtte for slik funksjonalitet. Alternativt, dersom det kun gjelder utgående post, ved å sette opp en SMTP-server med slik funksjonalitet, og så bruke f eks ISP sin SMTP-server som smart host.

[joachimsandvik]

Det enkleste er om dere bruker IMAP. Ved bruk av IMAP så ligger all inn og utgående mail på den eksterne mailserveren. Dette vil jo sikkert kreve en del plass etterhvert, men da kan man kanskje flytte eldra data over i en PST fil.

[roac]

Det enkleste er om dere bruker IMAP. Ved bruk av IMAP så ligger all inn og utgående mail på den eksterne mailserveren. Dette vil jo sikkert kreve en del plass etterhvert, men da kan man kanskje flytte eldra data over i en PST fil.

Slik jeg forstår situasjonen, løser det IKKE problemet. Ved krav om arkivering er det såvidt jeg forstår ønskelig med en løsning hvor mail kan hentes tilbake selv om brukeren sletter den. Løsningen du skisserer her krever forresten ikke IMAP, du kunne like gjerne hatt POP3. En god POP3-klient (og de fleste dårlige) har muligheten til å la mail ligge igjen på server, jeg har selv brukt den muligheten en rekke ganger.

[joachimsandvik]

Har ikke fått med meg at det var et krav at brukeren ikke kunne slette mailen.

 

Og det er ikke mulig å arkivere utgående mail med pop3 kun med mapi. Ved bruk av pop3 benyttes smtp server til utgående mail.

[roac]

Har ikke fått med meg at det var et krav at brukeren ikke kunne slette mailen.

 

Og det er ikke mulig å arkivere utgående mail med pop3 kun med mapi. Ved bruk av pop3 benyttes smtp server til utgående mail.

Utgående ja, der var det jeg som bommet med POP3. Jeg er selvfølgelig klar over at den bruker SMTP ut.

 

Forøvrig, Ang slette mail. Slik jeg ser det er hele poenget med arkivering at mailen uansett skal være tilgjengelig, hva som enn skjer med brukeren og hans mailkonto, eller hva brukeren gjør med sin mailkonto. En arkiveringsfunksjon MÅ kunne ta høyde for slike ting som et virusangrep hvor viruset sletter brukers mail, sendte eller innkommende. Verken POP3, IMAP4 eller SMTP kan det.

 

En annen løsning vil (i hvert fall i mine øyne) være verdiløs. Det blir som å sikkerhetskopiere filer til en annen mappe på samme disk. Hvis brukeren går inn for det, eller ved et alvorlig uhell, så er dataene uansett historie.

[boza]

Uten å gå i detaljer så ville jeg bare tenke høyt...

Hvis alle logger inn med et (gjerne samme) loginscript, kan du legge til at en katalog (katalogen der hvor brukernes lokale Outlooker/thunderbird lagrer sine utgåendemail i) blir kopiert til et filområde, da kan du kanskje navngi katalogene med maskinnavn som kan identfisere brukeren som sitter på maskinen, (hvis de har faste plasser) og hvis mulig lage et .bat script eller at kommando som kjører replikering/kopiering av "sendte elementer" lokalt på pc til filserver.

 

Da kjøres kopiering hver dag, såfremt de logger seg inn hver dag,

og evnt "at"(ætt kommando) kommandoen med jevne mellomrom.

 

Eller om mulig at lokalt e-post klient kan definere en sti til filserver med lagring av "sendte elementer"...

 

 

Bare tenker høyt her....Siden du må "mekke" litt lokalt, hvis jeg forstår deg rett?

[Yapija]

Ved ei lita bedrift (7-10 brukarar) der eg har ansvaret for dataanlegget, løyser ein dette ved å lagra e-postprofilen på eit nettverksområde. E-postklientprogrammet blir så sett opp til å nytta denne profilen, og på den måten kan alle sjå alle både innkomande og utgåande e-postar. I vårt tilfelle blir Mozilla Thunderbird nytta som e-postklient, men kanskje er noko liknande mogleg med Outlook?

Dette kan i grunn være en god løsning for meg tror jeg. Jeg vil tro at det er helt ok om alle får opp alle de samme e-post både utgående og inngående. Jeg får ta en prat med de om deres ønsker i forhold til de foreslåtte ideer her.

 

Men det jeg først tenkte på egentlig var bare en SMTP-server som ble satt opp på en maskin lokalt som samlet opp det som gikk gjennom den og sendte den videre til ISP'ens SMTP-server. Men vet ikke om det finnes slike programmer.

 

Takker for mange svar her!

[tyldum]

Det enkleste er om dere bruker IMAP. Ved bruk av IMAP så ligger all inn og utgående mail på den eksterne mailserveren. Dette vil jo sikkert kreve en del plass etterhvert, men da kan man kanskje flytte eldra data over i en PST fil.

Slik jeg forstår situasjonen, løser det IKKE problemet. Ved krav om arkivering er det såvidt jeg forstår ønskelig med en løsning hvor mail kan hentes tilbake selv om brukeren sletter den. Løsningen du skisserer her krever forresten ikke IMAP, du kunne like gjerne hatt POP3. En god POP3-klient (og de fleste dårlige) har muligheten til å la mail ligge igjen på server, jeg har selv brukt den muligheten en rekke ganger.

Men IMAP lagrer også status som om meldingen er svart på eller videresendt. I et mindre miljø holder dette lenge. I større miljø tror jeg det lureste er å lage en form for gateway som behandler epostene og legger dem inn i et saksbehandlingssystem og at dette benyttes for korrespondanse.

[roac]

Det enkleste er om dere bruker IMAP. Ved bruk av IMAP så ligger all inn og utgående mail på den eksterne mailserveren. Dette vil jo sikkert kreve en del plass etterhvert, men da kan man kanskje flytte eldra data over i en PST fil.

Slik jeg forstår situasjonen, løser det IKKE problemet. Ved krav om arkivering er det såvidt jeg forstår ønskelig med en løsning hvor mail kan hentes tilbake selv om brukeren sletter den. Løsningen du skisserer her krever forresten ikke IMAP, du kunne like gjerne hatt POP3. En god POP3-klient (og de fleste dårlige) har muligheten til å la mail ligge igjen på server, jeg har selv brukt den muligheten en rekke ganger.

Men IMAP lagrer også status som om meldingen er svart på eller videresendt. I et mindre miljø holder dette lenge. I større miljø tror jeg det lureste er å lage en form for gateway som behandler epostene og legger dem inn i et saksbehandlingssystem og at dette benyttes for korrespondanse.

Jo da, jeg er godt klar over det. Men den informasjonen er vel historie så snart en mail evt blir slettet? Det er den problemstillingen vil få frem. Et arkiv brukes typisk til å sørge for at ting blir tatt vare på. Det gjør ikke IMAP. IMAP er kun en alternativ (og bedre) protokoll for å kommunisere med en mailserver. For å komme med en noenlunde grei sammenligning her:

 

Dfs er en grei standard som for organisering av filer på en eller flere filservere, og gir noe utvidet funksjonalitet. Det gir IKKE arkiveringsfunksjonalitet, som gjør at man kan finne tilbake filer dersom en bruker sletter en fil eller endrer innholdet i den. Til det har man ting som backup og Volume Shadow Copy.

 

Når man skal arkivere noe så bør alt som arkiveres havne på ett sted, slik at det er mulig å søke i det.

 

Så tilbake til forslaget: Dersom en kunde ikke har et spesielt ønske om lett å kunne finne frem mail (IMAP gjør det heller ikke spesielt mye enklere å søke i mange mailbokser), og kan godta at mail som slettes av en bruker ikke blir aktivert, da har jeg et godt forslag: Backup.