Hvilke brev til kommunen blir offentliggjort?

[Gjest 37f28...5c2]

Hei

 

Jeg er klar over at dokumenter i byggesaker hos kommunen blir offentliggjort, så hvem som helst kan finne frem i dem. Men hvilke andre dokumenter skal være offentlige?

I Kristiansand kommune hadde de offentliggjort et brev en nabo hadde sendt som en klage på en annen nabo, og lagt det inn sammen med sakspapirene på eiendommen. Er dette vanlig praksis i alle kommuner? Hvis jeg for eksempel sender brev til kommunen med spørsmål/klage på eiendomsskatten, vil dette også da bli offentliggjort? Hvor går grensen?

Anonymous poster hash: 37f28...5c2

[The Avatar]

Offentlegheitslova:

Sitat

§ 3.Hovudregel

Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

Så kort og godt så er hovudregelen at alt er offentleg om ikkje anna lov forbyr publisering, til dømes har forvaltningsloven bestemmelsar om tausheitsplikt. Slik tausheitsplikt går mest på personlege forhold eller bedriftshemmelegheiter.
Som personlege forhold er det meint helsesituasjon og liknande. Namn, sivilstand, yrke, adresse og likande er ikkje personlege forhold med mindre opplysningane kan settast i samanheng med personlege forhold. 
Sjølv om opplysningane er unnateke offentlegheit så er ikkje det til hinder for å dei opplysningane direkte gjeld får vite om dette.

I ein naboklage vil då naboen som blir klaga på kunne få vite kven som har klaga fordi klagen gjeld den naboen spesifikt. Grunnen til at det er slik er at naboen som det blir klaga på skal ha moglegheit til å svare ut beskuldingane. 

For den offentlege forvaltninga er praksisen at mest mogleg skal offentleggjerast, det som ikkje kan offentleggjerast skal opnast for innsyn, og berre opplysningar som stat/kommune er pliktige til å skjerme blir haldt tilbake.

Det går likevel ei grense reint praktisk på om saka er arkviverdig eller ikkje. I utgangspunktet så vil alle saker som det er forventa at kommunen skal gjere noko med være arkivverdige. Ein naboklage vil være arkivverdig om den går på forhold som det ligg innafor kommunalt ansvarsområde å gjere noko med, typisk ulovleg bygging og liknande.
Ei klage på eigedomsskatten vil være arkivverdig fordi det er i offentlegheitas interesse å få innsyn i korleis kommunen vurderer slike klager, blant anna fordi det ikkje skal være forskjellsbehandling ved at dei som klagar slepp å betale. Eit reint spørsmål angåande praktiske ting vil vanlegvis ikkje være arkivverdig.

[Gjest 37f28...5c2]

The Avatar skrev (1 time siden):

Offentlegheitslova:

Så kort og godt så er hovudregelen at alt er offentleg om ikkje anna lov forbyr publisering, til dømes har forvaltningsloven bestemmelsar om tausheitsplikt. Slik tausheitsplikt går mest på personlege forhold eller bedriftshemmelegheiter.
Som personlege forhold er det meint helsesituasjon og liknande. Namn, sivilstand, yrke, adresse og likande er ikkje personlege forhold med mindre opplysningane kan settast i samanheng med personlege forhold. 
Sjølv om opplysningane er unnateke offentlegheit så er ikkje det til hinder for å dei opplysningane direkte gjeld får vite om dette.

I ein naboklage vil då naboen som blir klaga på kunne få vite kven som har klaga fordi klagen gjeld den naboen spesifikt. Grunnen til at det er slik er at naboen som det blir klaga på skal ha moglegheit til å svare ut beskuldingane. 

For den offentlege forvaltninga er praksisen at mest mogleg skal offentleggjerast, det som ikkje kan offentleggjerast skal opnast for innsyn, og berre opplysningar som stat/kommune er pliktige til å skjerme blir haldt tilbake.

Det går likevel ei grense reint praktisk på om saka er arkviverdig eller ikkje. I utgangspunktet så vil alle saker som det er forventa at kommunen skal gjere noko med være arkivverdige. Ein naboklage vil være arkivverdig om den går på forhold som det ligg innafor kommunalt ansvarsområde å gjere noko med, typisk ulovleg bygging og liknande.
Ei klage på eigedomsskatten vil være arkivverdig fordi det er i offentlegheitas interesse å få innsyn i korleis kommunen vurderer slike klager, blant anna fordi det ikkje skal være forskjellsbehandling ved at dei som klagar slepp å betale. Eit reint spørsmål angåande praktiske ting vil vanlegvis ikkje være arkivverdig.

 

Takk for grundig svar. 
 

Forstår det som at om jeg sender Mail til kommunen med kritiske spørsmål ang fastsetting av formuesskatt, så blir det sannsynligvis ikke det arkivert, men på det punktet det defineres som en formell klage som kommunen må ta til etterretning, så vil det alltid arkiveres?

 

Jeg synes dette er ganske interressant da mange garantert ikke er klar over dette, og det kan være greit å være klar over at mailene som blir sendt kan bli lagret og tilgjengelige for alle «til evig tid».
 

Kommunen har mer enn doblet eiendomsskatten på en eiendom jeg har, og i den forbindelse holdt jeg på å sende en ganske krass melding til kommunen. Heldigvis ventet jeg litt og omformulerte meg. Men jeg ser allikevel på det som en dialog mellom meg og kommunen, og ikke noe andre andre trenger å ha tilgang til. Tenkte først på det da jeg fikk svar om at et av punktene kunne tas til etterretning og gjennomgås dersom jeg enten sendte en klage, eller bekreftet at mailen jeg allerede hadde sendt var å anse som en klage. 
 

Lagres denne typer saker sammen med saksdokumenter på eiendommen det gjelder? Går det an å få dokumenter slettet etter at de er arkivert? 
 

Anonymous poster hash: 37f28...5c2

[The Avatar]

Gjest 37f28...5c2 skrev (11 minutter siden):

Forstår det som at om jeg sender Mail til kommunen med kritiske spørsmål ang fastsetting av formuesskatt, så blir det sannsynligvis ikke det arkivert, men på det punktet det defineres som en formell klage som kommunen må ta til etterretning, så vil det alltid arkiveres?

Om spørsmålet er kritisk eller ikkje vil ikkje i seg sjølv være det viktigaste kriteriet. Likevel vil nok kritiske spørsmål ofte berøre tema som også kan være relevante for andre, då blir spørsmålet og svaret arkivert for ettertida.

Ein kan fint stille kritiske spørsmål om til dømes utrekninga av eigedomsskatten, då vil du kunne få svar utan at det nødvendigvis blir arkivert sidan det er heilt alminneleg rettleiing til innbyggaren. Spørsmål på om storleiken og fastsettinga av eigedomsskatten vil fort være arkivverdig for å kvalitetssikring av tenesta.

[Gjest 37f28...5c2]

The Avatar skrev (23 minutter siden):

Om spørsmålet er kritisk eller ikkje vil ikkje i seg sjølv være det viktigaste kriteriet. Likevel vil nok kritiske spørsmål ofte berøre tema som også kan være relevante for andre, då blir spørsmålet og svaret arkivert for ettertida.

Ein kan fint stille kritiske spørsmål om til dømes utrekninga av eigedomsskatten, då vil du kunne få svar utan at det nødvendigvis blir arkivert sidan det er heilt alminneleg rettleiing til innbyggaren. Spørsmål på om storleiken og fastsettinga av eigedomsskatten vil fort være arkivverdig for å kvalitetssikring av tenesta.

Jeg skjønner. Da er det altså en vurderringssak i mange tilfeller om hva som skal og ikke skal arkiveres. 
 

vil det være mulig å i ettertid få slettet dokumenter man oppdager er blitt arkivert, men som man selv mener ikke andre bør ha innsyn i?

Anonymous poster hash: 37f28...5c2

[WiiBoy]

Ditt eksempel er noe jeg absolutt synes at bør være åpent for offentligheten. 

Dersom person X får nedsatt skatten sin men begrunnelsen og saksgangen er hemmelig, så setter det døren vidåpen for kameraderi og korrupsjon ( eller mistanke/beskyldninger om kameraderi og korrupsjon). Vi er alle en del av offentligheten, og uten innsyns så klarer ikke vi å vite om samfunnet vårt forvaltes på en måte vi liker/ønsker.

 

[Gjest 37f28...5c2]

WiiBoy skrev (33 minutter siden):

Ditt eksempel er noe jeg absolutt synes at bør være åpent for offentligheten. 

Dersom person X får nedsatt skatten sin men begrunnelsen og saksgangen er hemmelig, så setter det døren vidåpen for kameraderi og korrupsjon ( eller mistanke/beskyldninger om kameraderi og korrupsjon). Vi er alle en del av offentligheten, og uten innsyns så klarer ikke vi å vite om samfunnet vårt forvaltes på en måte vi liker/ønsker.

 

Så langt har jeg kun stilt spørsmål. Vet ikke helt hvordan det skal avverge korrupsjon om naboen har innsyn i den dialogen. 
 

En annen ting er at de som evt skulle ha bruk for denne informasjonen sannsynligvis ikke vil finne den uten å høre om den først. De fleste snoker jo ikke i kommunens arkiv til vanlig..

 

Dersom det faktisk skulle vise seg at skatten ble endret, så er jeg helt enig i at nettopp den informasjonen ikke bør holdes hemmelig. Men dialogen i forkant mellomrom privatperson og kommunen er ikke nødvendigvis relevant av den grunn. 

Anonymous poster hash: 37f28...5c2

[WiiBoy]

Det er bare du og den som mottar brevet som vet om det er urent mel, med mindre det er offentlig tilgjengelig. Både du og saksbehandleren vil jo påstå et dette "kun er..", "er ikke relevant..", etc. dersom det er urent mel.

Offentlig innsyn er viktig for å forebygge og for å skape tillitt. 

[The Avatar]

Gjest 37f28...5c2 skrev (1 time siden):

En annen ting er at de som evt skulle ha bruk for denne informasjonen sannsynligvis ikke vil finne den uten å høre om den først. De fleste snoker jo ikke i kommunens arkiv til vanlig.

Det vil nok overraske deg kor mange som både fyller med på offentlige postlister dagleg eller er innom for å søke på interessante saker.
Særleg blant dei som er litt opptatt av lokalpolitikken så vil det nok være ganske mange som både leser postlister og ber om innsyn der ikkje heile saksgangen er publisert.

Eg kan anbefale siden einnsyn.no som er ein samleportal for både kommune, fylke og stat. Akkurat no så gjekk eg inn og søkte opp postlista for dagen i dag, då får eg opp 26 433 brev som har gått ut eller inn frå det offentlege i løpet av dagen i dag. Her i min landsdel så er det vinterferie denne veka så reknar med at talet normalet er mykje høgare.
Som du ser så er enkelte av sakene unnteke offentlegheit med henvisning til lovheimel, nokre av sakene ligg heilt fritt tilgjengeleg, og andre må du klikke deg inn og bestille tilgang til. Å bestille tilgang er både gratis og kan gjerast anonymt utanom at du på akkurat denne løysinga må oppgi ei epostadresse for å få tilsendt dokumenta.

Du kan f.eks. søke på naboklage, då får du 2500 treff. Som du ser så er graden av offentlegheit litt varierande, typisk fordi det er ei heilheiltsvurdering av sakshandsamaren korleis brevet skal journalførast.

[krikkert]

Praksis er at i byggesaker er det aller meste offentlig, rett og slett fordi plan- og bygningsetaten ikke håndterer spesielt mange opplysninger som gjelder "personlige forhold", som er kriteriet for unntak fra offentlighet etter offentlighetsloven § 13 jf. forvaltningsloven § 13. 

I eiendomsskattesaker gjelder reglene om taushetsplikt i skatteforvaltningsloven, se eigedomsskattelova § 29. Dette innebærer i korte trekk taushetsplikt om "noens formues- eller inntektsforhold eller andre økonomiske, bedriftsmessige eller personlige forhold". Legg merke til at forhold ved eiendommen ikke nødvendigvis omfattes av plikten. 

Arkivlovgivningen forbyr kommunene i det store og det hele fra å slette/kassere dokumentasjon som er arkivverdig.