Lagringsområdet til Bedrift

[LD93]

Vi leter etter et fullverdig program/server/skyløsning ++ som kan ta for seg jobben som er så enkel som å lagre innholdet vi legger der.

 

Vi er en bedrift som har kontakt med 2-300 kunder ukentlig.  Vi er flere ansatte.

Per i dag har vi brukt en kombinasjon av Dropbox og Sharepoint/Onedrive   Ettersom Dropbox ikke lenger er godkjent for vår bransje mtp GDPR- 

Så har vi gått fullt over til Sharepoint. Her har vi bare opplevd synkroniseringsproblemer at vi mister mye data og enormt mange arbeidstimer.

It leverandøren våres mener sharepoint skal fint funke ( i realiteten gjør det ikke det uansett hvor mange ganger vi går gjennom det live med IT på "røret" og de selv ser problemene, som for så vidt løses oftest også, men det er tungvint hver gang ) og vil dermed bare tilby en server løsning som koster flere tusen per mnd.

 

Så da tenkte jeg å sjekke her om noen har noe å anbefale som jeg kan se på?

Kravene er enkle :

• Alle ansatte skal ha tilgang til en samlet mappe, Og når noen legger noe til i den mappen så vil alle andre se det på sine respektive pcer hvor enn de er i verden med nett tilgang helst så fort filen blir lagt til.
• Kostnadseffektiv.
• Enkelt å betjene rettigheter++ ( dele, opprette nye fellesmapper osv )

Takk veldig for evt tips

[NoTrace]

Er det Sharepoint Online dere har brukt gjennom Microsoft 365?

Jeg kan ikke si at jeg kjenner igjen problematikken du beskriver derfra.

[quantum]

Så lenge man kjøper tjeneste av et amerikansk selskap er det GDPR-problemstillinger knyttet til "Cloud Act" og "FISN 721". Om det er problematisk avhenger vel først og fremst av hvilken bransje man er i. 

Jeg ser Google Drive varsler dette noen ganger med å opprette "conflict" versjoner av filer når syncing fører til konflikter, men om det gjør det hele noe lettere eller sikrer 100% mot overskriving av data vet jeg ikke. Sharepoint/onedrive er jo svært utbredt, det virker veldig rart at løsningen fører til tap av data. Du skriver at IT ofte løser problemet, men at det gjentar seg likevel. Hvordan "løses" problemet? Her høres det ut som det er symptomet som foveksles med årsaken, slik at sistnevnte ikke er eliminert. Hadde nok også hjulpet å vite om problemet ikke var tilstede i Dropbox-løsningen.

Endret 17. februar 2022 av quantum

[ilpostino]

LD93 skrev (På 16.2.2022 den 15.44):

Så har vi gått fullt over til Sharepoint. Her har vi bare opplevd synkroniseringsproblemer at vi mister mye data og enormt mange arbeidstimer.

SP bruked OneDrive "under panseret" for lagring. Kan dere teste og se om dere får samme problemer når dere går dett mot OneDrive?

[xClaymanx]

Grupper i teams? Her kan du lage filstruktur som du selv ønsker og gi tilgang til de som skal ha det.

 

[NoTrace]

1 hour ago, ilpostino said:

SP bruked OneDrive "under panseret" for lagring. Kan dere teste og se om dere får samme problemer når dere går dett mot OneDrive?

Det er vel omvendt. OneDrive bruker Sharepoint under panseret..?

[Blåbær]

Stemmer, Onedrive bruker sharepoint. Men er enig med sentimentet er at det må være noe med oppsettet til deres leverandør som har sviktet, har ikke opplevd noe lignede de steder jeg har vært inne.

Men det beste alternativet jeg har brukt og som jeg anbefaler om sharepoint ikke holder mål, så er det Citrix sharefile. Enkelt å bruke og oppsett og man kan velge lagring EU.

Det andre alternativ men jeg har ikke brukt i enterprisesammenheng er box.com, de sier de holder seg til gdpr.

https://www.box.com/gdpr

[kjetilkl]

On 2/16/2022 at 3:44 PM, LD93 said:

Så har vi gått fullt over til Sharepoint. Her har vi bare opplevd synkroniseringsproblemer at vi mister mye data og enormt mange arbeidstimer.

It leverandøren våres mener sharepoint skal fint funke ( i realiteten gjør det ikke det uansett hvor mange ganger vi går gjennom det live med IT på "røret" og de selv ser problemene, som for så vidt løses oftest også, men det er tungvint hver gang ) og vil dermed bare tilby en server løsning som koster flere tusen per mnd.

Som nevnt over - er det Sharepoint Online dere bruker? - Dersom dere har en eldre on-premise Sharepoint-løsning med den gamle synk-klienten (Onedrive for business) så skjønner jeg godt at dere har problemer. - Det går an å bruke den nye Onedrive-klienten mot Onprem Sp hvis du har SP 2019+ - men, det er litt trøblete å få dette til å virke utenfor kontornettet (da 2019 kom var den eneste måten jeg fikk det til å plassere SP-serveren rett på internett - noe MS mener er sikkert nok, men de færreste vil dette)

Dersom dere mot formodning bruker Sharepoint online høres det merkelig ut, men noen erfaringer jeg har gjort meg:

-Ved synkronisering av veldig store filområder, dvs store datamengder med veldig mange filer (da snakker jeg hundrevis av GB med 100tusenvis av filer) så har vi opplevd at synk noen ganger kan komme ut av "synk" - dette skjer heldigvis ytterst sjelden, men av en eller annen grunn skjer det oftere på MAC, og hvis samme bruker synkroniserer samme bibliotek over flere PCer.

-Jeg anbefaler da å bruke funksjonen "Legg til på min OneDrive" som lager en snarvei i Onedrive-mappe i stedet for å synkronisere hele biblioteket. - Dette ser ut til å løse problemet siden du da jobber direkte.

En annen måte å jobbe direkte mot Sharepoint på og unngå slike problemer er å jobbe rett mot dokumentene inne fra Office-programmene. - Du blr deg da frem til riktige områder via "Åpne" og "Lagre som" menyen som er koblet mot Onedrive og SharePoint når du har Office 365.

Det er også mange som går over til å jobbe med dokumentene direkte fra teams Istedet for fra filutforsker. - Da omgår du også synk-problematikk fullstendig, og du kan sette som standard at dokumentene åpnes i lokal Office.

Det kan også hjelpe å dele opp filområdene (hvis det er størrelsen som er problemet) i flere Teams/Sp Sites.

[LD93]

xClaymanx skrev (På 18.2.2022 den 12.18):

Grupper i teams? Her kan du lage filstruktur som du selv ønsker og gi tilgang til de som skal ha det.

 

Ser det er mange fine svar fra folk her, og jeg har sendt forespørsel til IT om samtlige.

 

Ville bare høre litt mer med hva du sier @xclaymanx om grupper i teams, hadde ikke anelse om at dette fantes og begynte å se mer på det.  Og det så hvertfall ut på youtube som en relativt god løsning, jeg må selvfølgelig se mer på det, men hvilke skylagringsleverandør brukes mest og har minst "herk" ?  Hvis du har noe erfaring på området der.

[kjetilkl]

11 minutes ago, LD93 said:

Ville bare høre litt mer med hva du sier @xclaymanx om grupper i teams, hadde ikke anelse om at dette fantes og begynte å se mer på det.  Og det så hvertfall ut på youtube som en relativt god løsning, jeg må selvfølgelig se mer på det, men hvilke skylagringsleverandør brukes mest og har minst "herk" ?  Hvis du har noe erfaring på området der.

PS. Grupper i teams vil ikke påvirke denne problematikken. - Teams er en digital arbeidsflate som gir deg ett grensesnitt mot flere av Microsofts tjenester - Når du bruker filer i teams så er det Sharepoint du bruker, men med teams som klient - og synkroniseringen håndteres fortsatt av Onedrive-klienten, men du kan som sagt la være å synkronisere og heller jobbe direkte fra teams/Office. (Eller bruke Snarvei på Onedrive funksjonen)

Men - skulle dere ha lokal sharepoint vil ikke dette være den sharepointen som ligger i teams - teams går kun mot Sharepoint Online.

[xClaymanx]

LD93 skrev (43 minutter siden):

Ser det er mange fine svar fra folk her, og jeg har sendt forespørsel til IT om samtlige.

 

Ville bare høre litt mer med hva du sier @xclaymanx om grupper i teams, hadde ikke anelse om at dette fantes og begynte å se mer på det.  Og det så hvertfall ut på youtube som en relativt god løsning, jeg må selvfølgelig se mer på det, men hvilke skylagringsleverandør brukes mest og har minst "herk" ?  Hvis du har noe erfaring på området der.

Teams bruker Sharepoint som lagring.

Men det er relativt enkelt å sette opp et team og opprette et filarkiv på hvert enkelt av de teamene med tilhørende rettiheter.

Den store fordelen med dette er jo at man har dette på både telefon og PC, alt etter hva man har tilgjengelig.

For mindre bedrifter så anbefaler jeg å benytte Teams da det er en relativ lav kostnad, da de fleste har en Office plan fra før av.

Sharepoint direkte med tilhørende rettighetsstyring kan være en aldri så liten labyrint, og er ofte mer forvirrende en hva man skulle ønske.

 

[NoTrace]

I tillegg til det @xClaymanx sier kan man bruke OneDrive klienten til å synkronisere filene ned lokalt på PCer ved å legge til SharePoint-siten hvor Teams-filene blir lagt. De blir da som en hvilken som helst lokal mappe, som automatisk laster opp og ned filer som blir lagt til/slettet/endret.

Endret 28. februar 2022 av NoTrace

[kjetilkl]

22 hours ago, NoTrace said:

I tillegg til det @xClaymanx sier kan man bruke OneDrive klienten til å synkronisere filene ned lokalt på PCer ved å legge til SharePoint-siten hvor Teams-filene blir lagt. De blir da som en hvilken som helst lokal mappe, som automatisk laster opp og ned filer som blir lagt til/slettet/endret.

Det var vel det som var utgangspunktet for hele problemstillingen - at det er det de gjør?

[NoTrace]

Nei, så vidt jeg forstår, gitt de problemene de har og en leverandør som "fikser det", har de en gammel Sharepoint-løsning (on-premise) levert av en eller annen leverandør, og ikke Sharepoint Online.

Poenget mitt var uansett bare å påpeke at man kan få integrasjon mellom Teams og filutforsker på PCen.

[quantum]

Hva med https://www.jottacloud.com istedenfor Dropbox? Da ligger filene i Norge.