Google regneark - en sikkerhetstrussel for bedrift?

[Isahei]

Hei!

Håper det er noen i dette forumet som er god på datasikkerhet 😊

Jeg jobber i en ganske stor organisasjon, der jeg driver med markedsføring. Jeg er veldig glad i å jobbe i Google dokumenter, og har de siste par årene laget vår innholdsplan for sosiale medier på Google Regneark (Sheets), og hadde planer om å lage planen for 2022 der også.

Nå har en kollega nevnt at vi burde styre unna Google på grunn av fare for å bli hacket. Innholdet i dokumentet er absolutt ikke hemmelig, og inneholder ikke noe annet juicy enn info om hva vi skal poste når på Instagram, og resultatene for posten. Kanskje kjedelig for alle bortsett fra meg, med andre ord. Men det hadde jo vært kjipt å miste tilgangen til dokumentet.

Slik bruker vi det:

Jeg har laget dokumentet med min private googlekonto, og delt URL-en med mine kolleger i et sikkert delingsprogram vi bruker på jobb. Jeg har totrinnsverifisering på min G-konto.
Det er altså ikke delt til hver enkelt på e-post, da jeg ønsker at kolleger som ikke jobber med markedsføring også kan ta en titt hvis det skulle bli ønskelig.

Nå er ikke jeg noen hacker, men jeg tror jeg er sikker på at det ikke er en vei inn til bedriften gjennom dokumentet. Men hvis jeg blir hacket, kan kanskje dokumentet forsvinne?

Er det farlig? Og hvis så, er det noe vi kan gjøre for å redusere risikoen? Kan det for eksempel være en idé å opprette Google Workspace, som er Google dokumenter for bedrifter?

Jeg vil helst ikke bli tvunget til å bruke Microsoft Excel, så håper det er en løsning her.

Jeg burde vel helst fått denne informasjonen direkte fra Google, men finner ikke noe kontaktinformasjon.

Håper at noen kyndige på IT-sikkerhet kan dele sine tanker 😇

[NoTrace]

Mest sannsynlig har bedriften sikkerhetstiltak som omfatter Microsoft-porteføljen og lagringssystemer, og derfor bør man alltid forholde seg til det som er godkjent for bruk i bedriften.

Det skal ikke mer til enn at noen legger inn en makro eller link i regnearket, som noen internt trykker på, så er man i gang. For bedriftens del er det også et aspekt av datakontroll, altså at de ønsker at all deres data skal ligge på systemer de selv kontrollerer.

[NoBo]

Isahei skrev (3 timer siden):

er det noe vi kan gjøre for å redusere risikoen? Kan det for eksempel være en idé å opprette Google Wor

Selv om ikke dere sitter på statshemmeligheter så bør man sørge for at bedriftsdataene er sikret på best mulig måte. Å lagre i privat Google Drive høres ikke ut som en god idé…

Pass i det minste på at også alle andre som har tilgang til dokumentene har tatt i bruk såkalt MFA - tofaktor autentisering på Google-kontoene sine. Dvs. at den enkelte i tillegg til et brukernavn og passord også har en egnet app på telefonen hvor man må godkjenne påloggingen til Google når dokumenter åpnes.

Som nevnt lenger opp i tråden: Om ikke virksomheten du jobber i har en strategi for hvilke verktøy som skal brukes i jobbsammenheng og hvor det er lov til å lagre dokumenter — bør de snarest utforme en slik strategi. Dersom en slik strategi eksisterer må du finne ut av den og se hvordan den fungerer i forhold til dine arbeidsoppgaver. Om den ikke tar høyde for dine behov må du ta det opp og prøve å få endret til dine behov. 
 

Samtidig må man huske på at alt man gjør for arbeidsgiver i arbeidstiden er arbeidsgivers eiendom; de har da siste ordet i hvordan man som ansatt skal utføre jobben. Å drive ‘Skygge-IT’ og lagre bedriftsdokumenter andre steder enn det som er godkjent av arbeidsgiver kan i verste fall være oppsigelsesgrunn, avhengig av alvorlighetsgrad, bedriftspolicy, etc.

Nå kan uansett være et godt tidspunkt for å se på om ikke et annet verktøy er et enda bedre alternativ enn Google Docs/Sheets. Eks. Trello, Asana eller Microsoft Planner (om virksomheten du jobber i allerede bruker Office 365 og som har god integrasjon med Microsoft Teams) eller noe annet.