Prosjektstyringsverktøy

[Kjetting01]

Hei, vet ikke om dette er rett plass å stille dette spørsmålet, men jeg prøver. 

Jeg har fått i oppdrag av min bedrift og finne et egnet prosjektstyringsverktøy for oss. Vi er rundt 70 ansatte, vi driver i all hovedsak med planlegging av prosjekter, prosjektering, anbud, oppfølging av entreprenører/byggeledelse og sluttføring av prosjekter. Vi er en sektor innen teknisk etat i en kommune. 

Per i dag bruker vi flere forskjellige løsninger, som fører til mye ekstraarbeid og frustrasjon. Vi har en "lokal" server som er bygget opp av mappemaler, og er i bunn og grunn en jungel, hvor du må kjenne strukturen for å finne frem. Vi bruker også MS Teams, dette nå til møter, små teams internt og enkelte prosjekter hvor vi "styrer" prosjektet og inviterer entreprenører og dokumentflyten blir ført. Dette er ikke gunstig, da Teams ikke er så egnet for dette, og det blir en del dobbeltføring, da vi må til syvende og sist importere alt over på den lokale serveren. 

Vi ønsker et godt og oversiktig dokument-system, om dere skjønner. Det må er også viktig at eksterne kan inviteres til dette systemet, og gis forskjellige tilganger og restriksjoner. Entreprenøren skal f.eks komme seg inn og laste opp RUH, avvik etc. 

Vi ønsker også at samme system skal kunne ha en funksjon for økonomistyring. Per i dag blir det bare ført i excel lister, og det er mangle forskjellige maler ute å går, og jeg føler det blir fort rotete. Fint om prosjektstyringsverktøyet inkluderte er system for dette, da opp mot prosjektene. 

Er sikkert mange funksjoner forskjellige program tilbyr vi kunne brukt, men det er dette jeg kommer på i farten. 

Håper noen kjenner seg igjen i problemstillingen, og kanskje har noen forslag til oss. 

[kjetilkl]

5 minutes ago, Kjetting01 said:

Per i dag bruker vi flere forskjellige løsninger, som fører til mye ekstraarbeid og frustrasjon. Vi har en "lokal" server som er bygget opp av mappemaler, og er i bunn og grunn en jungel, hvor du må kjenne strukturen for å finne frem. Vi bruker også MS Teams, dette nå til møter, små teams internt og enkelte prosjekter hvor vi "styrer" prosjektet og inviterer entreprenører og dokumentflyten blir ført. Dette er ikke gunstig, da Teams ikke er så egnet for dette, og det blir en del dobbeltføring, da vi må til syvende og sist importere alt over på den lokale serveren. 

Hva er det som gjør at du føler Teams ikke er egnet? - Jeg har bistått flere med å innføre prosjektstyring i Teams, og for de fleste handler det meste om å bli vant til måten å jobbe på slik jeg ser det. - Og så kan man jo også gjøre mange tilpasninger.

Ellers fikses vel dobbeltføringen med å kutte ut lokal server?

En "gratis" løsning som går an å teste ut er Prosjektportalen fra Puzzleparts. - Denne kan du enkelt teste ut selv ved å sette opp mot Sharepoint online, og eventuelt få betalt bistand fra Puzzleparts hvis det er behov:

https://puzzlepart.com/losninger/prosjektportalen/

Endret 14. september 2021 av kjetilkl

[fjs]

Jira er ganske poppis (ingen personlig erfaring)

[ilpostino]

Kjetting01 skrev (32 minutter siden):

Vi bruker også MS Teams, dette nå til møter, små teams internt og enkelte prosjekter hvor vi "styrer" prosjektet og inviterer entreprenører og dokumentflyten blir ført. Dette er ikke gunstig, da Teams ikke

Jeg synes det virker snodig at dere ikke får til å bruke Teams til dette. Teams bruker SharePoint i "bakhånd" når man redigerer filene, noe som gir en del fordeler kontra å ha alt på filområdet. Dessuten kan en sy inn feks Ms Planner og MS Project som egne arkfaner i Teams, noe som gjør oppgavestyringen enklere. 

[Uderzo]

ilpostino skrev (12 minutter siden):

Jeg synes det virker snodig at dere ikke får til å bruke Teams til dette. Teams bruker SharePoint i "bakhånd" når man redigerer filene, noe som gir en del fordeler kontra å ha alt på filområdet. Dessuten kan en sy inn feks Ms Planner og MS Project som egne arkfaner i Teams, noe som gjør oppgavestyringen enklere. 

Enig i dette.

Er redd at de ansatte lider av "slik har vi alltid gjort det", noe jeg har mye erfaring med 😅
Her vil jeg anbefale kursing til de ansatte, for dere har tilgang på alt dere trenger allerede, dere må bare ta det i bruk, på riktig måte.

Når det gjelder Jira så er det først og fremst laget for programvareutvikling og vil være helt feil produkt for denne jobben.

 

[Kjetting01]

kjetilkl skrev (1 time siden):

Hva er det som gjør at du føler Teams ikke er egnet? - Jeg har bistått flere med å innføre prosjektstyring i Teams, og for de fleste handler det meste om å bli vant til måten å jobbe på slik jeg ser det. - Og så kan man jo også gjøre mange tilpasninger.

Ellers fikses vel dobbeltføringen med å kutte ut lokal server?

En "gratis" løsning som går an å teste ut er Prosjektportalen fra Puzzleparts. - Denne kan du enkelt teste ut selv ved å sette opp mot Sharepoint online, og eventuelt få betalt bistand fra Puzzleparts hvis det er behov:

https://puzzlepart.com/losninger/prosjektportalen/

Det jeg tenker med at Teams ikke er egnet for oss er i all hovedsak mangel på funksjonaliteter. Kan være jeg tar feil her og ikke kjenner programmet godt nok. 

Vi ønsker å ha alt samlet, altså at vi jobber med dette verktøyet i en sky, hvor det er f.eks. sjekklister, arbeidsordre, dokumentflyt (teknisk og administrasjon), loggføring, økonomi og samhandling opp mot leverandører/entreprenører. Kan MS dette?

Sharepoint skulle i all hovedsak erstatte den lokale serveren, men dette ble ikke gjort av forskjellige årsaker (svak IT-avdeling). 

[ilpostino]

Kjetting01 skrev (1 time siden):

Kan MS dette?

Kort oppsummert så kan det det. 

[simen929]

Vi valgte som en prøveordning å gå for monday.com som er et nettbasert prosjektstyringsverktøy. Foreløpig er jeg fornøyd med dette. Ulempen er at de har selvfølgelig haugevis av forskjellige typer abonnement ift hva du ønsker, men det gir jo også valgfrihet. De har integrasjon mot Teams. Man kan invitere inn eksterne, man kan føre inn økonomi, dokumenter etc.. De har også en gratis prøveperiode, som de fleste nettbaserte abonnementstjenester.

Det er også veldig enkelt å eksportere prosjektplaner til excel, noe som vi benytter ofte innen anbud o.l. Prøvde et par andre nettbaserte alternativer hvor vi ikke fant denne funksjonaliteten.

Endret 14. september 2021 av simen929

[quantum]

fjs skrev (På 14.9.2021 den 10.04):

Jira er ganske poppis (ingen personlig erfaring)

Man trenger ikke være redd for manglende funksjonalitet ihvertfall, det er et enormt økosystem av plugins til Jira som utfyller det Jira selv ikke kan. Ikke nødvendigvis lett å komme i gang med. Jira er i bunn og grunn et task/ticket management system. Gannt diagram og lignende er tilleggsfunksjonalitet. Vil man ha et enkelt, basic, klassisk prosjektstyringsverktøy så er ikke Jira først og fremst det.

Endret 17. september 2021 av quantum