Spørsmål rundt det å drive et styre for et sameie

[MyLittlePony]

Vi er et nytt sameie med 6 boenheter og ingen av oss har noe særlig erfaring med å drive et sameie. Tenkte kanskje noen her kan hjelpe oss litt

1. Når det gjelder innkalling til årsmøte så skal man blant annet liste opp saker som skal behandles og siste frist for å sende inn saker.
Spørmål: Hvis det da kommer inn noen saker - må man da sende ny innkallelse? Jeg leser at alle sameiere skal ha mulighet til å sette seg inn i sakene før møtet.
Hvordan er vanlig praksis (best practice?) for behandling av forslag. Mottak og behandling.

2. Vi snakker om å vedta på neste årsmøte at samtlige eierseksjoner skal være med i styret. Egentlig mest for å slippe valg av styremedlemmer. Alle deltar på alle møter og snakk uansett.
Er det noen negative sider ved å ha alle i styret som vi bør tenke på? Hvis jeg har forstått det rett så er uansett styret beslutningsdyktig hvis et flertall av styremedlemmene er med, så hvis en eller to melder frafall så har ikke det noen praktisk betydning. 

[MyLittlePony]

Fant forsovet ut svaret på spørsmål 1 selv.

Styret skal varsle om årsmøtet og saksfrist på forhånd, før det mellom 8-20 dager skal sendes en formell innkallelse til medlemmer/eiere om årsmøtet hvor blant annet sakslisten legges frem.

 

[Rune_says]

Jepp, husk at saker som ikke er beskrevet i innkallingen vil det generelt være ugyldig å stemme over på årsmøtet.

Dette pga at årsmøter ofte har varierende (liten) deltagelse og da bør de som berøres av vedtak vite om det, slik at de kan møte opp.

Eierseksjonsloven er ellers laget for å være en relativt lettlest lov som brukes i det daglige av styrer over det ganske land.

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2017-06-16-65

Bruk tiden det tar å lese igjennom så er dere straks bedre stilt og vil kunne styre på en korrekt måte.

Viktigste å få avklart i starten er felleskostnader. Loven legger opp til fordeling etter sameiebrøk som det mest rettferdige, men endel utbyggere gjør spesialversjoner her - ikke nødvendigvis gode. "Obos-modellen" er også mye brukt med 50% likt og resten etter sameiebrøk. 100% av sameiets medlemmer må være enige i evt endringer (eller avvik fra loven om det ikke er angitt noen fordeling = fordeling etter sameiebrøk).   Sameier/borettslag får gjerne borettslag-prisen for TV/internett (ca 400 for basispakke) av kabel-TV selskapene kontra om hver enkelt tar det (dvs eneboligprisen 1100,-) - så dette bør sameiet forhandle fram med leverandør.

Ser at også mange mindre sameier betaler relativt dyrt abonnement for BevarHMS. Noe unødvendig (etter min mening) om det i et lite sameie koker ned til å gjøre en årlig sikkerhets-/brann-inspeksjon av lekeapparater og fellesområde.  Tror det mest gjøres for at Styret skal ha ryggen fri om det blir noen som skader seg på sameiets areal. 

Måling av radon er ellers greit å gjøre snarest med tanke på reklamasjon.  Gjøres enkelt f.eks. via elektronisk Airthings radonmåler til ca 1600,- som kan gå på rundgang / flyttes rundt (billigere og raskere enn sporfilm til å finne om det er et problem). (Problemområde kan typisk være  1ste etg ift rørgjennomføringer der utbygger ikke har vært påpasselig med radonduk/belegg)

[The Avatar]

Som du sjølv fant ut, dere sender ut fyrst eit varsel om årsmøte med møtedato og frist for å melde inn saker, deretter sender dere ut formell innkalling med eventuell saksliste.

På nummer to så rekner eg med at det er snakk om å få vedtektsfesta at alle andelane skal være representert i styret?
Dei negative sidene med eit stort styre er at det blir mange som skal møtes for å diskutere styresaker.
Dere må uansett ha valg for å velge styreleiaren. Har dere vurdert ei mellomløysing der styret består av leiar og to styremedlemmar, og dei tre andre andelane får stille med vararepresentant i styremøta som har tale og forslagsrett men ikkje stemmerett?

[krikkert]

1) Styret skal fastsette dato for årsmøtet i god tid, og samtidig fastsette en dato for når forslag som ønskes behandlet skal komme inn. Siste dato er ikke bindende for styret. Det bør settes av nok tid til at styret kan ta stilling til hva styret mener om forslagene. 

Før årsmøtet skal styret behandle alle sakene som er kommet inn. Det er styrets ansvar å sørge for at saken er godt nok opplyst for årsmøtet. Hvis forslaget er mangelfullt bør styret be forslagsstiller om å supplere innen en kort frist. Styret bør særlig ha et blikk på økonomiske og administrative konsekvenser for sameiet. Styret kan ikke nekte forslagsstiller å få forslaget sitt på sakslisten, men har rett til f.eks. å innstille at saken ikke er tilstrekkelig opplyst og at årsmøtet bør utsette behandlingen. 

2) Det viktigste å være obs på i et sameie hvor samtlige seksjonseiere er styremedlemmer er at man likevel skal skille mellom styremøter og årsmøter. 

Det mest upraktiske er at det å sitte i styret ikke lenger blir et frivillig verv. Når en slik beslutning tas innebærer det at alle seksjonseiere har rett og plikt til å sitte i styret. Det kan hende dette fungerer nå, men nåværende eiersammensetning vil statistisk sett ikke vare mer enn noen få år. Nye eiere vil ha andre forutsetninger. Det vil også innebære at styrevervet opphører ved eierskifte, og ikke ved årsmøte, som kan være en utfordring. 

Normen i sameier er at et styre har tre medlemmer hvorav én leder. Det innebærer at to medlemmer er tilstrekkelig for å behandle saker. Hvis et sameie på seks seksjoner bestemmer at alle seksjonseiere skal sitte i styret må minst fire medlemmer møte. Det utgjør en dobling av antall personer tidspunktene må passe for.