Krav til fakturanummer som er generert av fakturaprogram?

[Landeplagen]

Jeg startet nylig et ENK, og har så langt sendt ut noen få fakturaer. Før jeg startet foretaket hadde jeg allerede sendt ut en del fakturaer.

I dag leste jeg litt på enkeltpersonforetak.no, og kom over Altinns krav til salgdokumenter. Så langt har jo jeg bare laget fakturaer manuelt, og når det gjelder fakturanummer har jeg simpelthen startet fra nummer 1 og lagt til én for hver faktura. Her står det jo at man enten skal bruke et fakturaprogram eller bestille blanketter fra et trykkeri.

Betyr dette at alle mine fakturaer er ugyldige? Siden foretaket er bare meg, og jeg ikke lager så mange fakturaer i året så tenkte jeg å føre regnskapet helt selv, uten Fiken eller Conta. Jeg kan jo alltids lage et program som generer et fakturanummer, men ser ikke helt hensikten... Jeg vet ikke hva de definerer som et fakturaprogram.

Det virker som forskriften er litt mer rund på dette:

Min manuelle nummerering går kanskje under "annen måte" her?

Noen som har erfaring med dette? 🤔

[nirolo]

Landeplagen skrev (På 4.12.2020 den 18.52):

Betyr dette at alle mine fakturaer er ugyldige?

Nei, men de er ikke ihht lovens krav.

Landeplagen skrev (På 4.12.2020 den 18.52):

Min manuelle nummerering går kanskje under "annen måte" her?

Det tror jeg nok ikke. Det skal ikke være mulig å bytte ut/fjerne/legge til fakturaer. Med ditt system er ikke det kravet overholdt.

[Landeplagen]

8 hours ago, nirolo said:

Nei, men de er ikke ihht lovens krav.

Det tror jeg nok ikke. Det skal ikke være mulig å bytte ut/fjerne/legge til fakturaer. Med ditt system er ikke det kravet overholdt.

Jeg fant en standard for føring av regnskap med regnearkprogram. Her står det at...

Quote

Salgsdokumenter som utarbeides ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer skal skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter. Utskrift på forhåndsnummererte trykte blanketter kan likevel unnlates dersom tekstbehandlings-eller regnearkprogrammet har en betryggende sikret funksjon for automatisk fortløpende nummerering av salgsdokumentene.

Så hvis jeg lager et system som kan generere et tall som er unikt, blir dette regnet som en "betryggende sikret funksjon"? Eller må dette foregå via en uavhengig tredjepart for at det skal være i henhold til loven? 🤔

Endret 6. desember 2020 av Landeplagen

[nirolo]

Jeg vet ikke hvor grensen går. Skatteetaten kan kanskje gi mer informasjon om hva som er tilstrekkelig. Ellers oppdager du det når du får bokettersyn...

[gobblegok]

Gjør det enkelt og lett for deg selv - bruk Conta faktura i gratisversjon. Du er garantert innenfor lovkravene, fakturane ser fine ut, og alt Conta ber om er en liten logo og en linje der det står at fakturaen er opprettet i Conta faktura. Du får lastet ned PDF-utgave som du selv sender via epost eller skriver ut og sender per post.

Det er for dumt å tulle med manuell generering av fakturaer når man kan få det gjort helt gratis av en tredjepart som garantert følger reglene og ikke gir rom for tvil.

---

Alternativt, så er det (akkurat) innenfor å lage faktura med manuell numerrering og skrive ut i pdf. Egentlig er det for dårlig da pdf-er er enkelt redigerbare i ettertid med helt normale programmer. (Blant annet autorisert regnskapsfører JI Thomassen går god for denne metoden. Kjent fra ENK400, gratis regnskapsprogram i Excel.)

Jeg anbefaler ikke sistnevnte metode - men skal man gjøre det den veien, så bør man opprette en digial signatur, og signere hver enkelt pdf sånn at de pdf-ene man lager og oppbevarer ikke lar seg redigere. Da får filene man lager et etterprøvbart kontrollspor som viser at på dato X ble de signert av Y med digital signatur Z, og de har ikke blitt endret i ettertid. Jeg ville i så fall sendt usignert versjon til kunde per epost, og signert digitalt den kopien som lagres samtidig som utsendelse og bokføres senere. (Eventuelt signert med skjult signatur.)

Selv om jeg selv bruker Conta faktura, så bruker jeg signaturmetoden til pdf-kopier av viktige dokumenter jeg ønsker å ha godt kontrollspor på i etterkant.

Eksempel på hvordan det gjøres i FoxIT PhantomPDF:

Første gang - lag ny id under Protect/Digital IDs / Add ID.

Protect/Sign & Certify/Place Signature

Da får man velge et område i pdf-dokumentet der man plasserer signaturblokken. Senere kan signert pdf-program åpnes med hvilket som helst pdf-program (med tilgang til signaturfilen) og det kan verifiseres at pdf-en ikke har vært endret i etterkant mellom signering og åpning.

Helt ideelt er det ikke med selvlagd digital ID - men når man konsekvent bruker samme ID over tid så vil den allikevel gi et godt kontrollspor - og som sagt - det er avklart at normale pdf-er uten signatur "akkurat" blir regnet som godt nok, og en slik signatur er noen hakk sikrerere enn det.

 

 

 

Endret 6. desember 2020 av gobblegok

[Landeplagen]

Her var det mye bra info gobblegok - takker for det. Jeg skal definitivt undersøke muligheten for å sikre salgsdokumenter med digital signering. 👍 Ellers har jeg sendt spørsmål til skatteetaten vedrørende fakturanummer.

[mobile999]

Det hadde vært fint om du fikk en uttalelse på hva "merket på annen måte" betyr.

[Landeplagen]

On 12/8/2020 at 2:29 AM, mobile999 said:

Det hadde vært fint om du fikk en uttalelse på hva "merket på annen måte" betyr.

Fikk et ganske lite informativt svar fra skatteetaten:
 

Quote

Hei,
Viser til din henvendelse til oss 06.12.2020 om fakturering.

Et viktig krav til fakturaen er at du ikke skal kunne bestemme fakturanummeret. Det er derfor kun to ulike måter å utstede faktura:

bruk av databasert faktureringsprogram hvor du ikke kan overstyre fakturanr
bruk fakturablanketter med påtrykt fakturanummer

Du finner informasjonen du trenger på våre nettsider skatteetaten.no:

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/gode-rutiner-for-daglig-drift/inntekter/

Vi håper dette er til hjelp, og ønsker deg en fin dag.

Er vel egentlig like langt i denne saken. 🤷‍♂️

Det jeg egentlig er ute etter å finne ut, er om jeg kan lage min egen database for fakturaer, og et system som genererer fakturanummer for meg. Så vidt jeg kan skjønne burde dette være innenfor.

Endret 10. april 2021 av Landeplagen

[mobile999]

Det kan tenkes at det kan gjøres, men det er nok greiere å bare bruke et ferdig laget dataprogram, f.eks. bas21.

[arne22]

Så noe reklame for gratis oline regnskap og faktura. Vet ikke om dette er bra. Noen som har prøvd eller som vet?

https://centiga.no/

[L/\R~]

Nå er denne tråden gammel, men jeg brukte Cretica.no, som er gratis og fungerte veldig greit. Sendte vel en nesten 20 fakturaer før jeg gikk over til Fiken nå i år, for å ha regnskap mer på plass ettersom det ble mere kjøp og salg, pluss at jeg ble MVA-registrert.

[Pingu22]

arne22 skrev (På 10.4.2021 den 17.23):

Så noe reklame for gratis oline regnskap og faktura. Vet ikke om dette er bra. Noen som har prøvd eller som vet?

https://centiga.no/

Ja, Centiga er kjøpt opp og lagt ned av Conta. Rimeligste regnskaps- og fakturaprogram der "alt" er inkludert er per i dag Lucaregnskap.no.

Finnes noen gratisløsninger for å sende faktura hvis du er privatperson eller et ENK med veldig få bilag i året, for eksempel Debet og Fakturert. Gratis der betyr faktura du sender med e-post, mens EHF-faktura koster penger.

 

 

Landeplagen skrev (På 10.4.2021 den 12.22):

Det jeg egentlig er ute etter å finne ut, er om jeg kan lage min egen database for fakturaer, og et system som genererer fakturanummer for meg. Så vidt jeg kan skjønne burde dette være innenfor.

Ikke 100% sikker, men tipper "nei, det kan du ikke". Et databasesystem du mekker selv kan du nok også foreta endringer i, og da bryter det med kravet til at du ikke selv kan bestemme fakturanummer?

Enten må du bruke et system som f.eks. Fiken, Luca eller Tripletex (bedrifter), eller Debet (privatpersoner og bittesmå ENK), eller printe faktura ut på forhåndsnummererte blanketter (kan kjøpes i papirhandelen).