Privat utlegg

[Magda.]

Hei,

 

Vi har AS som vokser fort og det har blitt veldig mye papirjobb nå. Jeg lurer på om noen av dere kan foreslå oss løsningen som kan effektivisere jobben med privat utlegg. Jeg vil høre hvordan andre gjør det. Kanskje vi gjør noe som er helt unødvendig.

 

Situasjonen nå er sånt at ansatte leverer papir kvitteringer og fyller ut skjema med beskrivelse av det som de har kjøpt, (beløp, bankkonto, signatur ogsv).. Det tar masse tid å samle dette dokumentasjon. I tillegg til det må jeg kopiere kvitteringer (de blir ikke synlig etter noen måneder). Det er veldiug tungvint både for meg og de ansatte.

Jeg lurer på hvordan andre gjør det. Vi skal snart ha flere ansatte og jeg kan ikke forestille at vi fortsetter sånt. Finnes det andre løsninger? Jeg har lest at ansatte kan sende kvitteringer elektronisk gjennom system som fullfyller kravene beskrevet i loven om e-signatur men jeg har ikke funnet noe sånt i vår systemet. Kan dere foreslå oss løsningen som effektiviserer jobben med privat utlegg? 

Vi bruker Visma Eaccounting nå. 

 

På forhånd takk for alle svar. Kanskje andre gjør det samme som vi. Det blir også fint å høre det.

[Kontorstol]

I bedriften som jeg jobber i bruker vi SAP Concur.

[0laf]

Hva er årsaken til at bedriften har en så stor menge private utlegg fra de ansatte at det har blitt en stor jobb å bokføre det?

Hvorfor har ikke bedriften kontoer hos de leverandørene som benyttes, og kjøper inn materiell det går mye av til eget lager, det vil vel bli både billigere og enklere?

Jeg forstår at enkelte bedrifter har forbruk av så mange forskjellige ting, at det kanskje ikke er mulig å ha en fast leverandør på alt, eller ha alt på lager selv, men de fleste bedrifter løser dette på denne måten, altså at man forsøker å finne andre løsninger enn at de ansatte hele tiden må legge ut for nødvendig materiell.

[kjetilkl]

Regner med at Visma har en løsning for dette, men vi bruker https://www.simployer.no/ som er veldig enkelt å bruke til dette.

[Magda.]

Hei,

 

takk for svar. Vi har faste leverandører men ansatte fortsatt kjøper mye ekstra utstyr, arbeidsklær ogsv på ordinære butikker. De ofte betaler for parkering selv.

 

Det er vanskelig å få dem fylle ut disse sjemaene riktig og til slutt må jeg gjøre det for dem. Ofte leverer de kvitteringer for sent (etter MVA fristen). I tillegg til det jobber de i Oslo og jeg har kontor i Ski. Derfor blir hele prossessen vanskelig. Det blir fint å få alle disse regninger tilsendt elektronisk som at vi slipper å samle kvitteringer og kopiere dem.

 

Jeg har sett litt på simployer og den ser veldig fint ut. Jeg er bare usikker om de har integrasjon med Vsima eaccounting.

[Magda.]

Vet noen om programmet for elektronisk sending av kvitteringer må bli integrert med lønns- og rengskapssystemet? 

Jeg prøvde å finne noe som er integrert med Visma E-accounting men det finnes ikke noe sånt..

Hvordan funker det i deres firma?

[nirolo]

Fiken har en app som jeg bruker til å ta bilde av kvitteringer med. Kvitteringene havner da automatisk i regnskapssystemet med en gang og man slipper å ta vare på papirversjonen. Jeg ville tro visma hadde tilsvarende funksjonalitet?

 

Forøvrig er det ikke krav om kvittering for parkeringsutgifter.

Endret 27. januar 2019 av nirolo

[Strato]

PowerOffice Go eller Tripletex er trolig veien å gå for dere.

 

Merk dog at det vil trolig være nødvendig å gå veien om en regnskapsfører dersom dere ikke allerede har en ansatt med regnskapsbakgrunn som tar seg av dette.

[miRR0R]

Vi bruker https://traveltext.no/ til både utlegg og reiseregninger. De har app slik at vi tar bilde av kvitteringene og enkelt sender inn.

[Magda.]

Det finnes Visma Scanner men den fullfører kravene beskreven i e-signaturloven ikke.  I tillegg til det man kan bare ta bilde og sende den videre uten noe spesifikasjon. Jeg tror at ansatte må beskrive hva de har kjøpt og hvorfor som at leder kan godkjenne det..?

 

Vi har prøvd Tripletex men Tripletex appen fullfører ikke disse kravene heller. I tillegg til det er det veldig mange funksjoner (95% av dem trenger vi ikke) der og hele programmet er veldig komplisert og vanskelig å bruke (både for meg og leder).

 

Vi har tenkt å kjøpe simployer. Jeg er bare litt usikker om man har krav til MVA refusjon hvis man har ikke papir kvittering. Jeg har sendt dette spørsmål til skatteetaten men har ikke fåt svar ennå. Noen av dere vet hvordan det er? 

 

Jeg har jobber som regnskapsører noen år men ble utdannet i utlandet og ikke alt er klart for meg når det gjelder norsk lov og praksis. '