Frivillig organisasjon - føring av bilag

[steinrawr]

Heisann. 
 
Jeg er økonomiansvarlig for en klubb som er registrert som Ideelle organisasjoner i brreg.
 
Vi fører rundt 150-200 bilag i året, og i dag bruker vi et enkelt excel-ark med T-konto-oppsett. Excel funker bra, men bilagene blir skrevet ut og lagret i en perm, noe som gjør dem utilgjengelige og tungvindte å håndtere.
 
Jeg ser nå etter andre gode måter å strukturere bilag digitalt på. Vi bruker en skylagringstjeneste som jeg ser for meg å sette opp et system i, men hvordan ville dere gjort det? 

 

Det går jo helt fint å sette opp en mappestruktur med "år" og "måneder" og bare lagre bilagene slik, men jeg vil tro det finnes noe smartere. Ideelt sett mener jeg vi skulle gått over i et regnskapsprogram, men det er ikke aktuelt pt.

 

Håper det finnes noen gode forslag.

[krikkert]

Jeg praktiserte en periode år og bilagsnummer, med mapper for bilagsnummer 1-49, 50-99, 100-149, 150-199, etc. Filnavn var <bilagsnr> <bilagsdato> <motpartnavn> <annet>.pdf. Så januarbilagene blir da liggende i 2018/1-49/1 2018-01-11 Revisjon AS akonto faktura.pdf

 

Det essensielle etter min mening er å få til god OCR-skanning av bilaget, slik at du kan søke på teksten inne i filen. Å ha et godt system er viktig, men med god søkefunksjonalitet får du tilgang til innholdet og blir mindre avhengig av filnavn og metadata.

[steinrawr]

Flott! OCR-scanning hadde vært genialt, skal undersøke litt hva vi kan få til.