KOMMENTAR: – Som forventet at digital informasjon om innbyggerne råtner på rot

[Redaksjonen.]

KOMMENTAR: – Som forventet at digital informasjon om innbyggerne råtner på rot

[Svein Harald Antonsen]

En ting er hva Arkivverkets overordnede vet og skjønner. Statlige arkiver har dog EN bevilgende myndighet å forholde seg til og rammebetingelsene er over tid relativt forutsigbare. Hva tar imidlertid lokalpolitikere i drøyt 400 kommuner inn over seg?

Og selv om de forstår: Hvor interessant er det i utgangspunktet for lokalpolitikere å nedprioritere andre områder i sin styringsperiode for å sikre arkiv for fremtiden? Sannsynligvis lenge etter at de opplever å måtte stå til ansvar for egne velgere på nærbutikken og Facebook?

Hvor mange velgere vinner man på å prioritere mer penger til kvalitetssikring av uttrekk og datamigrering som kanskje få eller ingen velgere maser om?

Man kan gjerne mislike det og nekte å ta det inn over seg, men i virkelighetens verden i mange kommuner er det slik at administrasjonssjefer hvert år, når de prioriterer sine budsjettfremlegg, må velge hvilke lovbrudd som er minst omdømmerammende.

 

Selv om utfordringene er omfattende så finnes det dog løsninger og gode valg. Hvis man prioriterer å gjøre dette før det er for sent.

[Anja Vestvold]

En ting er hva Arkivverkets overordnede vet og skjønner. Statlige arkiver har dog EN bevilgende myndighet å forholde seg til og rammebetingelsene er over tid relativt forutsigbare. Hva tar imidlertid lokalpolitikere i drøyt 400 kommuner inn over seg?

Og selv om de forstår: Hvor interessant er det i utgangspunktet for lokalpolitikere å nedprioritere andre områder i sin styringsperiode for å sikre arkiv for fremtiden? Sannsynligvis lenge etter at de opplever å måtte stå til ansvar for egne velgere på nærbutikken og Facebook?

Hvor mange velgere vinner man på å prioritere mer penger til kvalitetssikring av uttrekk og datamigrering som kanskje få eller ingen velgere maser om?

Man kan gjerne mislike det og nekte å ta det inn over seg, men i virkelighetens verden i mange kommuner er det slik at administrasjonssjefer hvert år, når de prioriterer sine budsjettfremlegg, må velge hvilke lovbrudd som er minst omdømmerammende.

 

Selv om utfordringene er omfattende så finnes det dog løsninger og gode valg. Hvis man prioriterer å gjøre dette før det er for sent.

 

Norsk Arkivråd (http://www.arkivrad.no/), interesseorganisasjonen der jeg er styreleder, har om lag 1200 medlemmer som i hovedsak jobber med dokumentasjonsforvalting og arkiv i sine virksomheter, både statlige, kommunale og private. Dermed kjenner vi godt til problemstillingene du tar opp.

Det vil koste å sikre de digitale arkivene som er skapt og vi mener at det er nødvendig å styrke ansvaret som finnes i arkivloven om å sikre arkiv samt finne virkemidler som gjør at kommunene kan få midler til å utføre de nødvendige tiltak. Arkivverket har flere prosjekter på gang i samarbeid med både KS og statlig forvaltning for å sikre digitale arkiv men det må mer til.

Det er vanskelig både å forstå og å prioritere et område som tradisjonelt har vært oppfattet som ensbetydende med viktige historiske, fysiske dokumenter. Men som du skriver finnes det gode løsninger og gode valg. En ting er å finne løsninger som sikrer arkivene som allerede er skapt. En annen er å planlegge for at de IT applikasjonene som bygges og tas i bruk nå, har innebygget dokumentasjonssikring og lagrer den på en slik måte at den bevares i lang tid. Der trengs det et bredt samarbeid mellom teknologer, arkivarer og virksomhetene som produsere dokumentasjonen for å lage de gode løsningene, for eksempel i utviklingen av felleskomponenter, samhandlingsløsninger og fellesløsninger i stat og kommune.

Lokalpolitikere er opptatt av å gjøre smarte IT investeringer og av å sikre borgernes rettigheter. Da må de tilbys helhetlige løsninger som med innebygd sikring av arkiv, ikke løsninger som krever kostbare tiltak i ettertid.