Regnskapsføring ved eget AS og hvilke kostnader som kan føres på AS'et

[nirolo]

Jeg jobber som it-konsulent (programmerer) og leier meg selv ut gjennom mitt eget as.

 

Hovedregelen for "naturalytelser" er i følge altinn "alle fordeler en arbeidstaker får er skattepliktig"

 

Noen ting er veldig greit (tror jeg):

- Kjøp av datamaskin/mus/tastatur/... er åpenbart en bedriftskostnad (siden jeg jobber med å lage dataprogrammer) og at jeg har den hjemme skal heller ikke fordelsbeskattes.

- Mobiltelefon er også innafor, men fordelsbeskattes med 4.392 pr år

 

Så noe jeg er mer usikker på:

- Kjøp av skrivebord, skrivebordsstol, ol. Er det ok å føre på bedriften? Skal det fordelsbeskattes? Jeg kan åpenbart bruke det utenom arbeid også. Kanskje verdt å nevne at "kontoret" mitt hjemme ikke teknisk sett er et hjemmekontor, men pult og stol i et rom som også brukes til andre aktiviteter.

- Hodetelefoner. Jeg jobber mye i åpne kontorlandskap hos kunder og trenger hodetelefoner med støykanselering for å jobbe konsentrert. Samtidig har jeg åpenbart glede av disse utenom arbeid. Skal det fordelsbekattes?

 

Men så har jeg hørt at andre fører helt andre ting som kostnader på bedriften:

- Smartklokke. Jeg kan lage apper som kjører på smartklokken og kunne tenkes å gjøre det både i jobbsammenheng samt i tider jeg ikke er utleid som videreutdannelse.

Jeg antar det er ok at bedriften kjøper en slik klokke, men at jeg må fordelsbeskatte av den som lønn? I hvert fall om jeg går med den daglig?

- Nettbrett. Egentlig akkurat samme argumentasjon som klokka.

 

Noen har kjøpt tv/micro på bedriften under argumentasjon som at man må ha mat når man jobber hjemme og at tv'en kan kjøre apper. For meg blir dette veldig søkt, all den tid tv'en står i stua og micro'en brukes som enhver micro. Dette skal vel evt beskattes som lønn?

Stiller det seg evt anderledes om man har et faktisk hjemmekontor og disse tingene er inne på hjemmekontoret. Dvs et kontor man kun bruker under arbeid? Tv/micro er jo ok for en bedrift med egne kontorlokaler. Da er det ingen som blir beskattet om man har tv på møterom og micro på kjøkkenet.

 

Har også sett at noen fører byturer som representasjon. Gitt at man går på byen med potensielle kunder/partnere/... - kan man da gjøre dette? Representasjon beskattes vel kun med 23% hos bedriften, og da er jo dette en åpenbar besparelse. Har selv jobbet i større konsulentselskap hvor hele fredagsølen blir tatt av en leder og ført som representasjon eller tilsvarende. Er dette egentlig innafor?

 

 

Til flere av disse spørsmålene, så vil sikkert dere tenke: Spør regnskapsfører. Jeg har selv spurt de andre om dette og de svarer at regnskapsfører har sagt "Du må forklare hvorfor du trenger det til bedriften og legge ved begrunnelsen som bilag".

Jeg mistenker at disse regnskapsførerene ikke helt forstår problemstillingen (spessielt mtp apper og smartklokker og sånt). De overlater det da til bedriftseier, som jo er ansvarlig, å argumentere hvorfor dette burde være ok. Men det svarer egentlig ikke på spørsmålet om det er lov eller ikke.

 

 

Setter kjempestor pris på om noen kan hjelpe meg. Jeg ønsker ikke gjøre noe jeg ikke har lov til, men heller ikke å bruke mer penger enn jeg må. Skal videreformidle svar til de andre, slik at de også kan fatte informerte besluttninger

Endret 3. september 2018 av nirolo

[LordjOX]

Vi driver i samme bransje, jeg er også selvstendig programmerer.

 

Anbefaler at du laster ned Skatteetatens Skatte-ABC, den gir detaljer på alt det du lurer på: https://www.skatteetaten.no/en/rettskilder/type/handboker/skatte-abc/

 

Jeg har undersøkt mye av det du lurer på tidligere

 

Et sentralt punkt er at du har et "tjenestlig behov" for ting og tjenester du kjøper gjennom firma for at det skal være en skattefri naturalytelse. I tillegg er det spesifikke regler for visse typer ting.

 

Med forbehold om misforståelser, dobbeltsjekk selv!

 

 

- Kjøp av datamaskin/mus/tastatur/... er åpenbart en bedriftskostnad (siden jeg jobber med å lage dataprogrammer) og at jeg har den hjemme skal heller ikke fordelsbeskattes.

 

Se "Naturalytelser i arbeidsforhold" 4.14.2 side 817:

En del av hjemme PC ordningen, skattefritt for tjenestelig bruk når du bruker det til administative ting, programmering og vedlikehold av kompetanse "øvelsesbruk". IT bransjen er i rask utvikling og man er aldri utlært.

"sporadisk privat bruk" skattlegges ikke.

 

 

- Kjøp av skrivebord, skrivebordsstol, ol. Er det ok å føre på bedriften? Skal det fordelsbeskattes? Jeg kan åpenbart bruke det utenom arbeid også. Kanskje verdt å nevne at "kontoret" mitt hjemme ikke teknisk sett er et hjemmekontor, men pult og stol i et rom som også brukes til andre aktiviteter.

 

Jeg har ikke funnet noe som gjør at dette er skattefritt i hjemmet dessverre.

 

 

- Hodetelefoner. Jeg jobber mye i åpne kontorlandskap hos kunder og trenger hodetelefoner med støykanselering for å jobbe konsentrert. Samtidig har jeg åpenbart glede av disse utenom arbeid. Skal det fordelsbekattes?

 

I følge "Naturalytelser i arbeidsforhold" 4.14.2 er dette "selvstendig tilleggsutstyr".  Det er ikke i hjemme PC ordningen og skal normalt skattes av. Men det er unntak hvis det har en "karakter av arbeidsredskap for den ansatte" så skal ikke sporadisk privat bruk skattlegges. Det er i praksis uproblematisk.

 

Hvis du bruker de 7.5 timer i arbeidstjeneste og bruker de til gaming et par timer om kvelden så burde det være uproblematisk. Som regnskapsføreren din sier, dokumenter behov og bruk.

 

 

- Smartklokke. Jeg kan lage apper som kjører på smartklokken og kunne tenkes å gjøre det både i jobbsammenheng samt i tider jeg ikke er utleid som videreutdannelse.
Jeg antar det er ok at bedriften kjøper en slik klokke, men at jeg må fordelsbeskatte av den som lønn? I hvert fall om jeg går med den daglig?
- Nettbrett. Egentlig akkurat samme argumentasjon som klokka.

Nettbrett er en "datamaskin". Så hvis du har et "tjenestlig behov" for det så burde det være uproblematisk.

 

Jeg ville styrt unna smartklokke med mindre du kan dokumentere for at det er privat sporadisk bruk. Usikker på om det går under "datamaskin" eller elektronisk kommunikasjon, du må selv vurdere.

 

 

TV og mikrobølgeovn

 

I vår bransje er det ikke tjenstlig behov for det. Jeg ville droppet det og tatt det privat. Risiko er at man blir skjønnsliknet for disse i ettertid.

 

 

Har også sett at noen fører byturer som representasjon. Gitt at man går på byen med potensielle kunder/partnere/... - kan man da gjøre dette? Representasjon beskattes vel kun med 23% hos bedriften, og da er jo dette en åpenbar besparelse. Har selv jobbet i større konsulentselskap hvor hele fredagsølen blir tatt av en leder og ført som representasjon eller tilsvarende. Er dette egentlig innafor?

 

Slik jeg ser det så er representasjon som hovedregel ikke fradragsberettiget med noen unntak.

 

Se "Representasjon" side 994. Spesielt punkt 6.1.1 "Bevertning av kunder".

 

Kort oppsummer så må det være forretningsrelatert, i eller nær forretningstid, spisested i nærheten av arbeidssted eller i kantine, ikke brennevin, ikke over 468kr/person utenfor arbeidssted. Nøkternhet og beskjedenhet er sentrale stikkord.

 

Hvis det er kun ansatte så går det under "Velferdstiltak" side 1464. For at man skal kunne nytte velferdstiltak så kan man ikke være eneste ansatt og eier osv. Det er for å hindre at folk misbruker ordningen.

 

Hvis man er flere ansatte og oppfyller krav til velferdstiltak sammen som ditt eksempel så er det skattefritt. Se punkt 2.2. Rimelighet er et stikkord her. Et par pils ute ved jobben burde være uproblematisk. Middag på Maaemo etterfulgt av cocktail fylla på Løkka er nok ikke det.

 

Sånn oppsummert, ta alle de tvilstilfellene eller uviktige tingene privat. Ta alle de viktige tingene på firma. Du sparer også tid på bokføringen / kostnad til regnskapsfører pluss slipper hassle ved bokettersyn.

 

Viktige ting:

• Forsikringer
• Arbeidsutstyr
• Mobiltelefon
• Lisenser
• Konferanser
• Forretningsreiser

 

Uviktige ting:

• Alkohol
• Mat
• Penn og papir

Jeg holder kostnadene lave og tar det aller meste privat. Ting som er uten tvil på firma, går på firma. Husk at regnskapsføreren din betjener ørten andre kunder og det er bare så mye tid de gidder bruke på deg

 

Ting jeg har kjøpt på firma:

• Stasjonær datamaskin
• Bærbar PC
• Mus
• Konferanse
• Togreiser til kunde (ikke fast arbeidssted)
• Domene
• Programvarelisenser
• Forsikringer
• Bøker for vedlikehold av utdanning

[nirolo]

Aller først: Tusen takk for et langt og grundig svar!
 

Vi driver i samme bransje, jeg er også selvstendig programmerer.
 
Anbefaler at du laster ned Skatteetatens Skatte-ABC, den gir detaljer på alt det du lurer på: https://www.skatteetaten.no/en/rettskilder/type/handboker/skatte-abc/

Der var det mye info ja, supert som opplsagsverk. (Jeg burde sikkert ha vist om denne fra før av).
 

Jeg har undersøkt mye av det du lurer på tidligere
 
Et sentralt punkt er at du har et "tjenestlig behov" for ting og tjenester du kjøper gjennom firma for at det skal være en skattefri naturalytelse. I tillegg er det spesifikke regler for visse typer ting.
 
Med forbehold om misforståelser, dobbeltsjekk selv!

 

Tjenestelig behov høres ut som en grei tommelfingerregel ja. Har også tatt en prat med skatteetaten og de var ganske opptatt av hvorvidt gjenstanden kunne brukes privat. Dvs ikke om bruken er sporadisk, men om man disponerer over gjenstanden sporadisk eller permanent. For oss vil vi i praksis alltid disponere over alle tingene hele tiden, med mindre man alltid legger noe igjen på kundens arbeidsplass. Det som da er spørsmålet er om tingen er egnet til privat bruk.

De påpekte også at hvor mye noe kostet spilte inn. Dersom kostnadene var bagatellmessige, så var det ikke så farlig om bedriften tok dem.
 

Jeg har ikke funnet noe som gjør at dette er skattefritt i hjemmet dessverre.

 

Spørsmålet var om skrivebord/stol:
Skatteetaten var i tvil når jeg spurte. At det var noe man trengte for å drive virksomhet var de enig i at var åpenbart. Det var også åpenbart noe man kunne bruke privat. Et moment var hvor mye dette kostet mente han jeg snakket med. Om man kjøper et flott dyrt møbel, så måtte man se på det som en skattbar naturalytelse. Om man kjøpte rimelig bord og stol, så var det kanskje ok at bedriften betalte alt uten at det utløste skatteplikt.

En mulighet var å sette 50% på bedriften og 50% privat (eller annen passende fordeling).
 

I følge "Naturalytelser i arbeidsforhold" 4.14.2 er dette "selvstendig tilleggsutstyr".  Det er ikke i hjemme PC ordningen og skal normalt skattes av. Men det er unntak hvis det har en "karakter av arbeidsredskap for den ansatte" så skal ikke sporadisk privat bruk skattlegges. Det er i praksis uproblematisk.
 
Hvis du bruker de 7.5 timer i arbeidstjeneste og bruker de til gaming et par timer om kvelden så burde det være uproblematisk. Som regnskapsføreren din sier, dokumenter behov og bruk.

 

Det vanskelige her er at du har tilgang på de 24/7 og at de åpenbart er noe man kan bruke privat. I følge skatteetaten bør slikt utstyr fordeles mellom bedrift og eier i en passende brøk. Kjøp av dyreste trådløse headset med aktiv støydemping var heller ikke en faktor som trakk i retning av at dette ikke var noe man ville bruke privat - og det er gjerne den typen headset vi kjøper.
 

Jeg ville styrt unna smartklokke med mindre du kan dokumentere for at det er privat sporadisk bruk. Usikker på om det går under "datamaskin" eller elektronisk kommunikasjon, du må selv vurdere.

Å si at man må ha den i bedriften er vel vanskelig nok i seg selv, og om man bruker den hele dagen så er den åpenbart mye brukt privat. Enig i at her strekker man strikken ganske langt ja.
  
 

Slik jeg ser det så er representasjon som hovedregel ikke fradragsberettiget med noen unntak.
 
Se "Representasjon" side 994. Spesielt punkt 6.1.1 "Bevertning av kunder".

Selv om det ikke er fradragsberettiget, så er det mye gunstigere at bedriften dekker dette. Da betaler man 23% skatt av beløpet og ikke 46% + 14% arbeidsgiveravgift. Eller har jeg misforstått?
 
 

Viktige ting:

• Forsikringer
• Arbeidsutstyr
• Mobiltelefon
• Lisenser
• Konferanser
• Forretningsreiser

Uviktige ting:

• Alkohol
• Mat
• Penn og papir

Jeg holder kostnadene lave og tar det aller meste privat. Ting som er uten tvil på firma, går på firma. Husk at regnskapsføreren din betjener ørten andre kunder og det er bare så mye tid de gidder bruke på deg
 
Ting jeg har kjøpt på firma:

• Stasjonær datamaskin
• Bærbar PC
• Mus
• Konferanse
• Togreiser til kunde (ikke fast arbeidssted)
• Domene
• Programvarelisenser
• Forsikringer
• Bøker for vedlikehold av utdanning

Ser veldig likt ut som det jeg har gjort og høres fornuftig ut.

[krikkert]

Generelt sett bygger skattereglene på at du ikke skal ha fradrag for privatkostnader, skatteloven § 6-1, heller ikke av at du eier eget firma.

 

For at firmaet skal få fradrag må objektet være anskaffet for å bidra til firmaets inntekter.

For at du ikke skal beskattes med lønnspåslag/utbytte må du ha et tjenestlig behov for objektet som overstiger eventuelle private fordeler. Disse kravene er relative til hva som er vanlige fordeler for arbeidstakere. Firmatelefon er ikke en skattemessig fordel selv om du disponerer den privat to tredjedeler av døgnet og vel så det. (Legg for øvrig merke til at det er ikke telefonen som fordelsbeskattes med 4392,- kr, det er abonnementet.)

 

Kontorutstyr for hjemmekontor er fradragsberettiget for deg (og kan dermed skattefritt betales av arbeidsgiver), forutsatt at vilkårene for skattemessig hjemmekontor er oppfylt (dedikert rom mv).

 

TV og mikrobølgeovn i privat hjem anses som private kostnader.

 

Representasjon er en potensiell landmine. Det er ikke slik at man velger mellom fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget representasjon. Man velger mellom fradragsberettiget representasjon, ikke-fradragsberettiget representasjon, og ikke representasjon i det hele tatt (hvis private formål er dominerende). Sistnevnte utløser full lønnsbeskatning.

[nirolo]

Tar gledelig i mot svar fra alle som har input, selv om jeg siterer krikkert:

 

For at firmaet skal få fradrag må objektet være anskaffet for å bidra til firmaets inntekter.

For at du ikke skal beskattes med lønnspåslag/utbytte må du ha et tjenestlig behov for objektet som overstiger eventuelle private fordeler. Disse kravene er relative til hva som er vanlige fordeler for arbeidstakere. Firmatelefon er ikke en skattemessig fordel selv om du disponerer den privat to tredjedeler av døgnet og vel så det. (Legg for øvrig merke til at det er ikke telefonen som fordelsbeskattes med 4392,- kr, det er abonnementet.)

 

Ugh, her kommer du med enda noen momenter nå som jeg trodde jeg skjønte ting.

 

Men kriteriene er altså:

 

1) Tingen må bidra til firmaets inntekter (antar det menes i en relativt vid forstand, som f.eks at jeg kan jobbe bedre/lenger)

 

2) Det må være et tjenestelig behov som overgår private fordeler. (Menes det her mine faktiske fordeler, eller en objektiv vurdering av hvilke fordeler "folk flest" har av et slikt gode?)

 

3) Det tjenestelige behovet er relative til hva som er vanlige fordeler. (Dette forvirrer meg. Skjønner det du sier om mobil, men andre vanlige goder som forsikringer skattlegges. Er det andre eksempler her enn mobil?)

 

Kontorutstyr for hjemmekontor er fradragsberettiget for deg (og kan dermed skattefritt betales av arbeidsgiver), forutsatt at vilkårene for skattemessig hjemmekontor er oppfylt (dedikert rom mv).

 

Men nå har de færreste skattemessig et hjemmekontor. Det har i hvert fall ikke jeg. Da blir det vel en vurderingssak som alle andre ting.

 

Pult/stol tilfredsstiller pkt 1. Ang pkt 2 så må man vurdere om det er et større behov jobbmessig enn privat, og for meg er det klart at det jobbmessige utveier det private. Bør en vurdering av dette legges ved i regnskapet da, slik at man allerede har argumentert saken?

 

TV og mikrobølgeovn i privat hjem anses som private kostnader.

 

Feiler fort på både pkt 1 og 2 i kriteriene ja.

 

Representasjon er en potensiell landmine. Det er ikke slik at man velger mellom fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget representasjon. Man velger mellom fradragsberettiget representasjon, ikke-fradragsberettiget representasjon, og ikke representasjon i det hele tatt (hvis private formål er dominerende). Sistnevnte utløser full lønnsbeskatning.

Ja, er klar over at det er to kategorier innenfor representasjon og også kategorien at det ikke er representasjon.

 

Hvilken kategori havner man i når man møter folk i samme næring og situasjon som en selv. Der diskuterer man slike ting som tema i denne tråden, hvilke muligheter det er for oppdrag framover, hva som er vanlige timepriser, hvilke sære krav stiller NAV til konsulentselskaper de leier inn folk fra, etc, etc.

 

Det er da snakk om bevertning av "andre forretningsforbindelser", rett etter arbeid, rimelig serveringssted like i nærheten av arbeidssted, under 468 pr stk, ikke noe brennevin.

 

Hvis man kan si at kostnadene knytter seg til virksomheten, så virker det som alle kriterier til representasjon med fradrag er tilfredsstilt? Gitt temaene over, så er jeg fristet til å si at det kriteriet er tilfredsstilt også? Eller er det noe vesentlig jeg ikke ser her?

 

Dersom man ikke kan kalle det representasjon med fradrag, hva er kriteriet for å kalle det representasjon?

Forretningsforbindelser og virksonhetsrelatert møteinnhold?

 

Og uansett hvilken kategori, hvordan skal det dokumenteres at alle kriterier er tilfredsstilt? Noen punkter framkommer av kvitering, jeg har og sett det nevt at man skal liste opp hvem man møter. Men er det lurt med ytterligere dokumentasjon? I så fall hva?

[krikkert]

Men kriteriene er altså:

 

1) Tingen må bidra til firmaets inntekter (antar det menes i en relativt vid forstand, som f.eks at jeg kan jobbe bedre/lenger)

 

2) Det må være et tjenestelig behov som overgår private fordeler. (Menes det her mine faktiske fordeler, eller en objektiv vurdering av hvilke fordeler "folk flest" har av et slikt gode?)

 

3) Det tjenestelige behovet er relative til hva som er vanlige fordeler. (Dette forvirrer meg. Skjønner det du sier om mobil, men andre vanlige goder som forsikringer skattlegges. Er det andre eksempler her enn mobil?)

Yrkesskadeforsikring er ikke en skattepliktig fordel for den ansatte. Men en ordinær ulykkesforsikring er.

 

Men nå har de færreste skattemessig et hjemmekontor. Det har i hvert fall ikke jeg. Da blir det vel en vurderingssak som alle andre ting.

 

Pult/stol tilfredsstiller pkt 1. Ang pkt 2 så må man vurdere om det er et større behov jobbmessig enn privat, og for meg er det klart at det jobbmessige utveier det private. Bør en vurdering av dette legges ved i regnskapet da, slik at man allerede har argumentert saken?

Du har tjenestlig behov for et arbeidsmiljø som tilfredsstiller kravene i forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem (forskrift 5. juli 2002 nr. 715) § 3. Dette er nok også grensen for hva som kan anses å være en "vanlig" tjenestefordel, er fordelen større enn arbeidsgivers plikter vil differansen raskt være lønn. Har du mer bør du kunne vise til dette, og det er klart at hvis du har et dedikert skattemessig hjemmekontor blir dokumentasjonen enklere. Det er ikke umulig å få utenom dette, men det vil kunne bli krøll å dokumentere.

 

Hvilken kategori havner man i når man møter folk i samme næring og situasjon som en selv. Der diskuterer man slike ting som tema i denne tråden, hvilke muligheter det er for oppdrag framover, hva som er vanlige timepriser, hvilke sære krav stiller NAV til konsulentselskaper de leier inn folk fra, etc, etc.

 

Det er da snakk om bevertning av "andre forretningsforbindelser", rett etter arbeid, rimelig serveringssted like i nærheten av arbeidssted, under 468 pr stk, ikke noe brennevin.

 

Hvis man kan si at kostnadene knytter seg til virksomheten, så virker det som alle kriterier til representasjon med fradrag er tilfredsstilt? Gitt temaene over, så er jeg fristet til å si at det kriteriet er tilfredsstilt også? Eller er det noe vesentlig jeg ikke ser her?

Kriteriene for bevertning av forretningsforbindelser er, som du selv har sett i ABC'en, at:

- kostnaden må knytte seg til virksomheten (jf. hovedregelen - "tingen må bidra til firmaets inntekter", som du sa over)

- bevertningen må finne sted i forretningstiden, eller i umiddelbar forbindelse med forhandlinger/demonstrasjoner (dette kan være verre hvis det er snakk om middag etter arbeidstid)

- bevertningen må finne sted på arbeidsstedet, eller på spisested i nærheten hvis man ikke har rimelig serveringsmulighet

- ingen brennevin

- kuvertkostnad <=468 kr per hode

 

For å kreve fradrag må hvor og når dokumenteres (strekpunkt 2 og 3 over) samt hvem som har deltatt (strekpunkt 5 og for å dokumentere at det er kunde/forretningsforbindelse).

 

Dette er litt i grenseland for representasjon. Diskusjon av skatt er ikke representasjon, men opplysninger om hvem som er på jakt etter kompetanse og hvilke krav staten stiller er inntektsrelevant.

 

Hvis kvitteringen ikke inneholder all informasjon alene må man lage et tilleggsbilag. Dette vil f.eks. inneholde start- og sluttidspunkt (kvitteringen inneholder bare betalingstidspunktet, som regel), og hvem som deltok.

[nirolo]

Takk!

[LordjOX]

Ble det hev/senk pult og Herman Miller stol likevel ?

[nirolo]

Ja, så lenge jeg ikke trenger å skatte av det så er det bare å hive på med penger ;-)

 

Nei, har det jeg trenger akkurat nå - spør mer fordi jeg lurer og ikke vil gjøre det feil når jeg skal kjøpe ting.