Gmail - bedrift - Bytte bruker

[AndersT2]

Litt usikker om hvor jeg skulle legge dette, men prøver her.

 

Vi har Gmail som grunn mail på jobben. Vi har ett vist antall brukere, og noen slutter og noen begynner, slik at vi fjerner en konto på en som er sluttet, og lager ny på ny, slik at vi som regel slipper å kjøpe flere brukere.

 

Når jeg sletter en bruker, så får jeg beskjed om å overføre brukeren til en annen konto. Da får jeg med alt av google docs osv. Men noen som vet om jeg får overført selve mailene? Slik at vi kan hente frem igjen noe der hvis det skulle være noe. Alle brukere har fått streng beskjed om å ikke benytte jobb mail privat..

 

(Gammel mail adresse legger jeg inn som alias hos nærmeste overordnede, slik at mailer til dem kommer frem ett sted)

[Armalite66]

https://support.google.com/a/answer/6351475?hl=en

[kjetilkl]

Litt usikker om hvor jeg skulle legge dette, men prøver her.

 

Vi har Gmail som grunn mail på jobben. Vi har ett vist antall brukere, og noen slutter og noen begynner, slik at vi fjerner en konto på en som er sluttet, og lager ny på ny, slik at vi som regel slipper å kjøpe flere brukere.

 

Når jeg sletter en bruker, så får jeg beskjed om å overføre brukeren til en annen konto. Da får jeg med alt av google docs osv. Men noen som vet om jeg får overført selve mailene? Slik at vi kan hente frem igjen noe der hvis det skulle være noe. Alle brukere har fått streng beskjed om å ikke benytte jobb mail privat..

 

(Gammel mail adresse legger jeg inn som alias hos nærmeste overordnede, slik at mailer til dem kommer frem ett sted)

 

Vær oppmersom på at dette i utgangspunktet er ulovlig med mindre brukeren som sluttet eksplisitt har godkjent det.

[AndersT2]

Hvorfor skal det være ulovlig å ta vare på mail som tilhører bedriften?

Privat mail hadde jeg skjønt, men det har de fått beskjed om å ikke benytte jobb mailen til.

[kjetilkl]

Hvorfor skal det være ulovlig å ta vare på mail som tilhører bedriften?

Privat mail hadde jeg skjønt, men det har de fått beskjed om å ikke benytte jobb mailen til.

 

Vel, e-post som er brukerspesifikk defineres ikke som "tilhører bedriften"

 

Det hjelper lite hva brukerne har fått beskjed om, men det er mulig at man kan sikre seg ved å ta inn i ansettelseskontrakten at bedriften krever fuill tilgang til mail inkluderte å lagre den hvis man slutter.

 

https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/personvern-pa-arbeidsplassen/innsyn-epost-filer/#

[AndersT2]

Vel, e-post som er brukerspesifikk defineres ikke som "tilhører bedriften"

 

Det hjelper lite hva brukerne har fått beskjed om, men det er mulig at man kan sikre seg ved å ta inn i ansettelseskontrakten at bedriften krever fuill tilgang til mail inkluderte å lagre den hvis man slutter.

 

https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/personvern-pa-arbeidsplassen/innsyn-epost-filer/#

 

Står i overskriften på linken din det, at vi har lov til det for å ivareta driften. Når denne ansatte har hatt kommunikasjon mot prosjekter, så går det under det.

[kjetilkl]

Står i overskriften på linken din det, at vi har lov til det for å ivareta driften. Når denne ansatte har hatt kommunikasjon mot prosjekter, så går det under det.

 

Ja det er lov hvis man er nødt, men ikke uten videre og på generelt grunnlag - det er strenge prosedyrer som skal følges.

 

 

Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter denne bestemmelsen.

 

Arbeidstaker har innsigelsesrett etter personvernforordningen artikkel 21.

 

Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

 

Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Underretningen skal, i tillegg til opplysningene nevnt i første ledd annet punktum, inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.

[nomore]

Står i overskriften på linken din det, at vi har lov til det for å ivareta driften. Når denne ansatte har hatt kommunikasjon mot prosjekter, så går det under det.

Lurt å ikke bare lese overskriften når en forholder seg til lover og regler

 

Som kjetilkl skriver, det skal være et spesifikt formål dere trenger innsyn for, i tillegg til at det må være nødvendig for driften.

 

Det som er mer vanlig er at bedriften arkiverer e-post og filområdet til den ansatte på et sted hvor det ellers ikke er tilgjengelig for de fleste, slik at en ved et senere spesifikt formål kan få tilgang til innholdet for å ivareta driften. Dette kan løses i G Suite enten ved at brukeren deaktiveres for en lengre periode og så slettes, eller at en eksporterer ut dataene for brukeren og så sletter brukeren.

 

Å overføre data direkte til en nyansatt fra en tidligere ansatt er ikke greit og dårlig praksis generelt sett. Dere bør etablere rutiner og systemer som ivaretar kommunikasjon og filer på et felles sted som alle som trenger det har tilgang til, slik at dere kan ha drift som normalt.

[xaco]

Står i overskriften på linken din det, at vi har lov til det for å ivareta driften. Når denne ansatte har hatt kommunikasjon mot prosjekter, så går det under det.

Man burde kanskje se litt på rutiner rundt komunikasjon om det eneste stedet man finne informasjon rundt prosjekter er på epostkontoene til ansatte?

[AndersT2]

Man burde kanskje se litt på rutiner rundt komunikasjon om det eneste stedet man finne informasjon rundt prosjekter er på epostkontoene til ansatte?

 

Du har kanskje ikke lagt merke til hvor mange som ikke kjenner til "Svar alle" knappen på epost?

Hvis en byggherre har svart vår bas på en mail, men ikke samtidig greid å sende kopi til prosjektleder, for så å senere referere til denne mailen, så er det greit å kunne leite slikt opp igjen, særlig når byggherre senere ikke husker at han har svart positivt på på ting, og nekter tillegg. Slikt skjer.

[AndersT2]

 

Å overføre data direkte til en nyansatt fra en tidligere ansatt er ikke greit og dårlig praksis generelt sett. Dere bør etablere rutiner og systemer som ivaretar kommunikasjon og filer på et felles sted som alle som trenger det har tilgang til, slik at dere kan ha drift som normalt.

 

Det skal ikke overføres til en nyansatt, det skal overføres til prosjektleder. Den nyansatte overtar lisensen til denne brukeren, når den er slettet, det er to vidt forskjellige ting.

[nomore]

Du har kanskje ikke lagt merke til hvor mange som ikke kjenner til "Svar alle" knappen på epost?

Hvis en byggherre har svart vår bas på en mail, men ikke samtidig greid å sende kopi til prosjektleder, for så å senere referere til denne mailen, så er det greit å kunne leite slikt opp igjen, særlig når byggherre senere ikke husker at han har svart positivt på på ting, og nekter tillegg. Slikt skjer.

Og derfor skal rutiner på plass, som sørger for at slike ting blir plukket opp og lagret på et felles prosjektsted - og ikke i postboksen til forskjellige ansatte.

 

Det skal ikke overføres til en nyansatt, det skal overføres til prosjektleder. Den nyansatte overtar lisensen til denne brukeren, når den er slettet, det er to vidt forskjellige ting.

Skjønner. Men i praksis er fortsatt dette ikke lov.

[xaco]

Du har kanskje ikke lagt merke til hvor mange som ikke kjenner til "Svar alle" knappen på epost?

Hvis en byggherre har svart vår bas på en mail, men ikke samtidig greid å sende kopi til prosjektleder, for så å senere referere til denne mailen, så er det greit å kunne leite slikt opp igjen, særlig når byggherre senere ikke husker at han har svart positivt på på ting, og nekter tillegg. Slikt skjer.

Det er jo derfor dere burde se på rutinene deres. Om det er ting som er viktig for dere som et selskap så burde det ikke ligge på en epostkonto.

 

Enkleste måten å løse dette på uten å bryte loven er å få dine ansatte til å videresende slik mail til prosjektlederen.

Men dere burde også se på å samle informasjonen et annet sted enn mail også. Mapper i google drive per prosjekt eller team drives er en mulighet.

 

Dere burde også se på rutinene deres når folk slutter. Man skal ikke trenge å beholde den gamle epostadressen som et alias til nærmeste leder. Men ha nok tid til å overføre kunder og prosjekter til andre medarbeidere. Det burde ikke komme som en overraskelse på kundene deres at de har en annen kontaktperson i et prosjekt.