Styrets rett til innsyn i emailer

[pierce007]

Mulig ikke riktig kategori, men spør allikevel.

 

I vår organisasjon har nettopp landsstyre bestemt at de ønsker innsyn i mailer som blir sendt til post@.

 

Er dette normalt praksis? Det er som at politikerne på Stortinget ber om innsyn i mailer sent til [email protected], eller et idrettsstyre skal se klubbens mailer.

 

Regner med det ikke finne noe lovverk rundt dette, men hadde uansett vært interessant å høre rundt praksisen på dette.

[The Avatar]

Det som er mest vanlig er vell at innkomande brev blir arkivert i eit saksbehandlingssystem som ein igjen gjer tilgjengelig for dei som har behov for tilgang.

Dette fordi at dersom det kun er ein person som har adgang til f.eks. eposten så er organisasjonen svært sårbar dersom denne personen er den einaste som har innsyn i innkomande korrespondanse.

 

Ein treng ikkje å gi alle tilgang direkte i eposten for å gi folk innsyn. 

[3irik]

Hvis det ikke er snakk om epost rettet til en spesifikk person, men hele organisasjonen (altså post@-adresser), vil jeg mene at det er helt rimelig å kreve.

[pierce007]

Det som er mest vanlig er vell at innkomande brev blir arkivert i eit saksbehandlingssystem som ein igjen gjer tilgjengelig for dei som har behov for tilgang.

Dette fordi at dersom det kun er ein person som har adgang til f.eks. eposten så er organisasjonen svært sårbar dersom denne personen er den einaste som har innsyn i innkomande korrespondanse.

 

Ein treng ikkje å gi alle tilgang direkte i eposten for å gi folk innsyn. 

Her blir ikke mailer arkivert i stor grad - i tillegg har vi personvernordningen å følge. Hele sekretariatet har tilgang til mailboksen.

Her er det snakk om at mailene skal bli lagret i Dropbox og delt til styremedlemmene

Endret 5. oktober 2017 av pierce007

[pierce007]

Hvis det ikke er snakk om epost rettet til en spesifikk person, men hele organisasjonen (altså post@-adresser), vil jeg mene at det er helt rimelig å kreve.

Nei, mailer til denne postboksen er stort sett aldri rettet mot en spesifikk ansatt.

[The Avatar]

Her blir ikke mailer arkivert i stor grad - i tillegg har vi personvernordningen å følge. Hele sekretariatet har tilgang til mailboksen.

Her er det snakk om at mailene skal bli lagret i Dropbox og delt til styremedlemmene

 

Det vil være rimelig at styret som er ansvarlige for organisasjonen får innsyn, men ein organisasjon kan åpenbart ikkje lagre personopplysningar på skytjenestar som Dropbox kun fordi det er bedagelig for styret, då dette fort kan komme i konflikt med personopplysningslova.

[LabWeiler]

Arbeidsgiver har rett til innsyn i fellesområder og e-postkasser som er felles for virksomheten (f.eks [email protected]) uten at det skal være noen særlige vilkår for innsyn. Men kan styret defineres som arbeidsgiver i en slik sammenheng? Om dere er en offentlig organisasjon så er det nok en del i forvaltningsloven som kan spille inn?

Endret 5. oktober 2017 av LabWeiler

[krikkert]

Jeg er ikke veldig godt kjent med hvordan idretten organiserer seg. Kan du gi en kort oversikt over hva slags organisasjonsnivåer det er snakk om? Er landsstyret en del av samme juridiske enhet som det er bedt om innsyn i postboksen til?

[pierce007]

Jeg er ikke veldig godt kjent med hvordan idretten organiserer seg. Kan du gi en kort oversikt over hva slags organisasjonsnivåer det er snakk om? Er landsstyret en del av samme juridiske enhet som det er bedt om innsyn i postboksen til?

I dette tilfellet er det en frivillig organisasjon - en pasientorganisasjon for medlemmer med en kronisk sykdom. 

Landsstyret velges av landsmøte. Det er en og samme juridisk enhet ja. Organisasjonen er kun enhet. 

[krikkert]

OK. I så fall vil landsstyret, som foreningens øverste daglige ledelse, ha rett til innsyn i e-poster på lik linje som styret i et aksjeselskap. Det finnes noen begrensninger i personopplysningsforskriften for innsyn i enkeltpersoners e-postkasser, men disse gjør seg ikke gjeldende for adresser av typen post@, faktura@, kontakt@, og så videre.

[pierce007]

OK. I så fall vil landsstyret, som foreningens øverste daglige ledelse, ha rett til innsyn i e-poster på lik linje som styret i et aksjeselskap. Det finnes noen begrensninger i personopplysningsforskriften for innsyn i enkeltpersoners e-postkasser, men disse gjør seg ikke gjeldende for adresser av typen post@, faktura@, kontakt@, og så videre.

Det er vel Generalsekretæren som er den øverste leder? Denne personen som har ansvaret med det daglige,driften og ansatt av Landsstyret. 

[krikkert]

Det hører med til sjeldenhetene at en ansatt står over organet som har ansatt ham.