Mange brukere med alt for stor mailboks - hvordan løse det?

[Shantara]

Hei.

 

Jeg er ikke så erfaren på exchange 2010 enda, og trenger råd. Står plutselig med ansvaret for mailserver og det meste i den nye jobben min, og vi har litt størrelsesproblemer. 

Vi sliter med å få tatt backup av mailserveren rett og slett fordi det er så himla mye GB. Noen brukere har opptil 40GB mailbokser, 150stk har over 10GB. 

 

Ikke så lett å få hver enkelt til å slette mail, spesielt siden de fleste bare har 12 mnd med offline mail. Det å forklare flere hundre brukere hvordan de gjør det er jo bare å glemme.. 

 

Hvordan løser jeg dette? Jeg kunne tenkt meg en maks grense på 10GB på serveren i første omgang. Hvor mye de har lokalt gir jeg blanke i.. Men hvordan får jeg til dette uten at mail blir slettet, og uten at brukerne selv må arkivere mailene sine? Er det mulig? 

[Vaffel.]

Det er faktisk veldig mange som bruker "Slettede elementer" som arkiv.

Send ut en mail om at "Slettede elementer" mappene vil bli tømt på en dato, alt de trenger må flyttes til andre mapper. Så setter du alle de mappene til slettet til planlagt dato. Da får du nok frigjort en god del plass.

[Shantara]

Det er faktisk veldig mange som bruker "Slettede elementer" som arkiv.

Send ut en mail om at "Slettede elementer" mappene vil bli tømt på en dato, alt de trenger må flyttes til andre mapper. Så setter du alle de mappene til slettet til planlagt dato. Da får du nok frigjort en god del plass.

 

Ja, det har jeg allerede planlagt å gjøre. Men hvis de bare har 12 mnd med offline mail, blir alt sletta derifra da? Problemet hos mange av brukerne er at de gjerne bare har et par GB lokalt på maskina si, og 38 GB på serveren. 

Han ene brukeren med 40GB mailboks sleit jeg veldig med. Tømte sletta elementer og arkiverte alt som var over 1 år gammelt og lagra på det lokalt på disken hans. Frigjorde ca 1GB?? Når jeg fjerna offline modus så var lokal størrelse og server størrelse det samme - men da gikk det jo ikke an å arkivere..

[nomore]

Husk at lokale PST filer ikke blir tatt backup av. Altså - lite lurt.

 

Her må det en strategisk avgjørelse til.

a) Skal dere sette ei grense for hvor mye e-post brukerene kan ha, og be de slette alt annet.

b) Eller skal dere skalere lagringsløsningen og backupløsningen etter lagringsbehovet?

 

Kan være dere havner på en mellomting, hvor en setter ei høyere grense enn hva dere har kapasitet til i dag, samtidig som at dere skalerer litt opp på lagring og backup for å imøtekomme kravet.

 

Men summa sumarum, en må sette grenser og sørge for å følge med.

[Emancipate]

Husk at IT-avdelingen er der for brukerne, ikke omvendt. Mao, mener jeg du må prøve å takle de store mailboksene, så lenge det faktisk er jobbmail.

 

Ikke slett mail permanent uten backup. Hvis eldre mail skal slettes, må du finne en måte å lagre det på i et arkiv, hvis brukerne trenger å få det frem igjen senere.

[Shantara]

Husk at lokale PST filer ikke blir tatt backup av. Altså - lite lurt.

 

Her må det en strategisk avgjørelse til.

a) Skal dere sette ei grense for hvor mye e-post brukerene kan ha, og be de slette alt annet.

b) Eller skal dere skalere lagringsløsningen og backupløsningen etter lagringsbehovet?

 

Kan være dere havner på en mellomting, hvor en setter ei høyere grense enn hva dere har kapasitet til i dag, samtidig som at dere skalerer litt opp på lagring og backup for å imøtekomme kravet.

 

Men summa sumarum, en må sette grenser og sørge for å følge med.

 

Jeg er klar over at PST fila ikke blir tatt backup av. Hva skjer hvis jeg setter en grense på 10 GB når det er flere som allerede har oversteget det? Problemet er jo at de selv ikke skjønner hvordan de får slettet mer enn 12 mnd tilbake i tid, pluss at over halvparten ikke gidder å slette uansett om det står på intranet og de får mail om det.. 

 

Hvis vi skal få tatt backup smertefritt så må vi nesten kjøpe en helt ny løsning. Kjører backup på gamle taper nå, og har ikke mulighet til å fly å sette inn nye taper hele tiden fordi vi har går fulle. 

[nomore]

Men samtidig, er sjefen din igjen klar over det? Er brukerene klar over at de lokale PST filene ikke blir tatt backup av?

 

Men dere er som sagt nødt til å ta en avgjørelse, en av de to alternativene eller en kombinasjon.

 

Om du har budsjett nok til å oppgradere backupløsningen så ville eg ha gjort det. Om ikke, så må det bli alternativ a.

[Shantara]

Husk at IT-avdelingen er der for brukerne, ikke omvendt. Mao, mener jeg du må prøve å takle de store mailboksene, så lenge det faktisk er jobbmail.

 

Ikke slett mail permanent uten backup. Hvis eldre mail skal slettes, må du finne en måte å lagre det på i et arkiv, hvis brukerne trenger å få det frem igjen senere.

 

Det er sant. Men de som har mailbokser på 40 GB har en del de ikke trenger altså. Og folk er jo livredde for å slette. Vi tar backup av mange terra med mail hver uke, og det begynner å begrense seg litt i forhold til backup systemet vårt. Tvinger ingen til å slette mail de faktisk trenger, problemet er at ingen sletter noen ting.. Vi har ingen policy som f.eks sletter slettede elementer, men jeg kløøør etter å få klarsignal til å ordne det. 

 

Jeg ønsker å finne en lettvinn måte å få redusert mailboksene på, uten mye arbeid for brukerne selv. Om det er mulig da.. For når de ringer meg og sier at de har sletta nesten alt de har - har nesten ikke mailboksen blitt redusert engang. 

[Shantara]

Men samtidig, er sjefen din igjen klar over det? Er brukerene klar over at de lokale PST filene ikke blir tatt backup av?

 

Men dere er som sagt nødt til å ta en avgjørelse, en av de to alternativene eller en kombinasjon.

 

Om du har budsjett nok til å oppgradere backupløsningen så ville eg ha gjort det. Om ikke, så må det bli alternativ a.

 

Sjefen min har bedt meg finne en løsning på det.. Ja, brukerne er klar over det. Men det er så å si ingen som har lokale PST filer heller. Har hjulpet et par stykker med det bare. 

 

Vi kan ikke oppgradere backupløsningen enda, da vi først og fremst skal oppgradere backupsystemet til filer, databaser, servere osv. 

[nomore]

Du kan jo sjekke om du ikke har mye e-post liggende i retention. Når e-post blir slettet blir det lagt i retention i x-antall dager(eller evig). De tar da like mye plass som vanlig. Om dere ikke har retention policy så har dere sannsynligvis veldig mye data som kunne vært slettet.

 

Samtidig kan det være greit å sjekke om databasene har mye whitespace i seg. Når brukere/data blir slettet er det ikke alltid at plassen i databasen blir frigjort, og denne blir da fortsatt en del av datagrunnlaget frem til en renser litt opp og rydder i whitespace. Dette kommer jo litt ann på om backupløsningen tar backup av mailboxene, databasene eller selve disken.

[nomore]

Vi kan ikke oppgradere backupløsningen enda, da vi først og fremst skal oppgradere backupsystemet til filer, databaser, servere osv.

Er det noen grunn til at backup av mail ikke blir sett på i samme systemet?

[BeyondALL]

Oppgrader til 2016 og kjør arkivering på en annen server som du kun tar backup av en gang i uka.

[Habla Møberg]

nomore er inne på noe vesentlig, at plass ikke blir frigjort til tross for at ting er slettet. Der finnes et sett kommandoer for å komprimere og defragmentere databasen. Husker ikke detaljer, jeg hoppet av Exchange - galoppen i 2006 elns. Vær oppmerksom at endel av kommandoene for dette tar ofseleg lang tid første gang de kjøres, og noen av de må ha databasen for seg selv mens de jobber, så sørg for godt med tid før du setter i gang. Har gjort den tabben 1 gang, og antall sinte telefoner var all time high

[Truttelu]

Hei.

 

Jeg er ikke så erfaren på exchange 2010 enda, og trenger råd. Står plutselig med ansvaret for mailserver og det meste i den nye jobben min, og vi har litt størrelsesproblemer. 

Vi sliter med å få tatt backup av mailserveren rett og slett fordi det er så himla mye GB. Noen brukere har opptil 40GB mailbokser, 150stk har over 10GB. 

 

Ikke så lett å få hver enkelt til å slette mail, spesielt siden de fleste bare har 12 mnd med offline mail. Det å forklare flere hundre brukere hvordan de gjør det er jo bare å glemme.. 

 

Hvordan løser jeg dette? Jeg kunne tenkt meg en maks grense på 10GB på serveren i første omgang. Hvor mye de har lokalt gir jeg blanke i.. Men hvordan får jeg til dette uten at mail blir slettet, og uten at brukerne selv må arkivere mailene sine? Er det mulig? 

Hva slags backup kjører dere? vm eller fysisk server. Hiver meg på et annet forslag her, oppgrader til 2016 exchange, bruk heller arkiv eller splitt brukere på flere databaser på flere servere om nødvendig. husker ikke i farta hva best practise er på 2016, men 2010 har vel noe som 100gb max pr db med mindre man kjører dag cluster. Be brukere slette epost er som å pisse i motvind. 10GB lagring pr bruker blir det dårlig stemning av. Ta høyde for framtiden, 365 har oppjustert til 100gb pr bruker...  

[xcomiii]

Støtter meg på @Truttelu her. 
At brukerne bruker mail som et personlig filområde, er et ledelesproblem og ikke et teknisk problem. 

Men uansett, oppgradering til 2016 er et steg i riktig retning. Når dere er en del hundrede brukere og dere drifter Exchange på huset, så vil jeg påstå at dere vil bruke langt mer penger på servere, lagring og backup og drift, enn det Office 365 tilbyr. 
Jeg har enda tilgode å se regnestykket som motbeviser dette, særlig når bedriften har mange brukere med gigantiske mailbokser. Eneste unntaket jeg kommer på, er compliance krav ift lagring på norsk jord, men det er de aller færreste bedriftene som omfattes av formelle lovverk i Norge. 

 

Lei inn hjelp til migrering til Office365 er mitt råd, siden du sier du har begrenset kompetanse på Exchange. 

[Shantara]

Du kan jo sjekke om du ikke har mye e-post liggende i retention. Når e-post blir slettet blir det lagt i retention i x-antall dager(eller evig). De tar da like mye plass som vanlig. Om dere ikke har retention policy så har dere sannsynligvis veldig mye data som kunne vært slettet.

 

Samtidig kan det være greit å sjekke om databasene har mye whitespace i seg. Når brukere/data blir slettet er det ikke alltid at plassen i databasen blir frigjort, og denne blir da fortsatt en del av datagrunnlaget frem til en renser litt opp og rydder i whitespace. Dette kommer jo litt ann på om backupløsningen tar backup av mailboxene, databasene eller selve disken.

 

Takk! Jeg er temmelig sikker på at det ikke finnes en retention policy her, det er jo helt sikkert der problemet vårt ligger! Det skal jeg se på her. Whitespace skal også sjekkes. 

[Shantara]

 

Hei.

 

Jeg er ikke så erfaren på exchange 2010 enda, og trenger råd. Står plutselig med ansvaret for mailserver og det meste i den nye jobben min, og vi har litt størrelsesproblemer. 

Vi sliter med å få tatt backup av mailserveren rett og slett fordi det er så himla mye GB. Noen brukere har opptil 40GB mailbokser, 150stk har over 10GB. 

 

Ikke så lett å få hver enkelt til å slette mail, spesielt siden de fleste bare har 12 mnd med offline mail. Det å forklare flere hundre brukere hvordan de gjør det er jo bare å glemme.. 

 

Hvordan løser jeg dette? Jeg kunne tenkt meg en maks grense på 10GB på serveren i første omgang. Hvor mye de har lokalt gir jeg blanke i.. Men hvordan får jeg til dette uten at mail blir slettet, og uten at brukerne selv må arkivere mailene sine? Er det mulig? 

Hva slags backup kjører dere? vm eller fysisk server. Hiver meg på et annet forslag her, oppgrader til 2016 exchange, bruk heller arkiv eller splitt brukere på flere databaser på flere servere om nødvendig. husker ikke i farta hva best practise er på 2016, men 2010 har vel noe som 100gb max pr db med mindre man kjører dag cluster. Be brukere slette epost er som å pisse i motvind. 10GB lagring pr bruker blir det dårlig stemning av. Ta høyde for framtiden, 365 har oppjustert til 100gb pr bruker...  

 

 

Akkurat nå har vi fysisk server med exchange 2010, kjører tape backup via symantec backup exec 2010. 

Vi har bestemt oss for å oppgradere server og kjøre virtuell 2016, samt exchange 2016. 

 

Vi har regna litt på det, og vi sparer ikke penger på å gå over til 365. Fordi vi har mange vikarer etc. som vi ikke betaler lisens på office 2016 for, siden vi har årlig opptelling. Det utgjør jo over 100 lisenser. 

Siden vi har intern IT så driftes det jo uten noen særlige kostnader. Hvordan mener du at det er rimeligere med office 365?

[Kakeshoma]

Med Office 365 sparer du penger på administrasjon av Exchange serveren (som erfaringsmessig krever mye vedlikehold), drift av fysisk server+strøm+lagring og backup.

I tillegg til å ha 50GB mailbokser (aldri mer PST-filer), autoarkiv, alltid nyeste Office++

 

Men skal ikke påstå av regnestykket blir grønt i 100% av tilfellene.

[xcomiii]

Akkurat nå har vi fysisk server med exchange 2010, kjører tape backup via symantec backup exec 2010. 

Vi har bestemt oss for å oppgradere server og kjøre virtuell 2016, samt exchange 2016. 

 

Vi har regna litt på det, og vi sparer ikke penger på å gå over til 365. Fordi vi har mange vikarer etc. som vi ikke betaler lisens på office 2016 for, siden vi har årlig opptelling. Det utgjør jo over 100 lisenser. 

Siden vi har intern IT så driftes det jo uten noen særlige kostnader. Hvordan mener du at det er rimeligere med office 365?

 

 

Lisenser faktureres pr mnd og ikke årlig, så lisensmodellen er egentig mye bedre enn det dere har i dag.

 

Så dere drifter uten kostnader? Det er jo fantastisk, hvem casher for hardware, lisenser, backup osv da?

Opererer intern IT uten budsjett? I hele min karriere har jeg bare vært borti 1 bedrift som ikke hadde IT budsjett men tok all kost sauset sammen med eiendom og bygningsvedlikehold(!).