Hvordan best erstatte en filserver med skyløsning?

[-Siberian-]

På jobb ønsker vi å erstatte vår tradisjonelle filserver med en skyløsning. Vi har et ønske om å benytte Office 365 rent generelt, og da er det vel OneDrive som er tiltenkt denne rollen? OneDrive er fint det, men det er her jeg lukter noe problematikk. Med Office 365 vil det bli jobbet på ulike plattformer - PC, mobil, brett - og her har jeg flere spørsmål.

 

Slik jeg har skjønt det så vil utvalgte filer bli synkronisert med den enheten du jobber med? Vil ikke det skape problematikk med lagringsplass på enhetene? Jeg vet at mine kolleger gjerne har rimelig fullstappede telefoner og brett allerede. PC'er er antakelig ikke like stappede, men man er jo vant til at lagringsplass ikke er et problem fordi dokumenter vanligvis lagres på nettopp en server. Er det en mulighet at man kun synkroniserer de aktuelle dokumentene man jobber med til enhver tid? Eller er det kanskje ikke et reelt problem?

[Dapp47]

Vi prøvde oss på Sharepoint en stund - Fillagring via Onedrive for business.Funkte generelt dårlig, Det ble mye sync konflikter som gjorde at du måtte stoppe syncen, fjerne alt og synce på nytt.

 

Man kan sette opp flere "siter" hvor du lagrer filene under, slik at en bruker som kun f.eks skal ha administrative ting - kan ha "Administrative" synket. Det er dog en filbegrensning på 5000 filer om jeg husker riktig pr site. 

[-Siberian-]

Jeg har forstått at det er mulig å brukte tredjeparts programvare som f.eks. Zee Drive slik at man kan benytte OneDrive mer som en vanlig nettverksstasjon slik at synkronisering blir overflødig. Det er i bunn og grunn noe slikt jeg ønsker meg. Noen som har erfaringer?

[kjetilkl]

Det finnes nok, og du kan også bruke blob storage i f.eks azure eller aws med slike verktøy.

 

Men, dersom det er snakk om forretningsdokumenter her - dvs word, excel, powerpoint, etc - så vil jeg si at den riktige løsningen er å bruke Sharepoint som dokumentsenter, og åpne dokumentene direkte derifra. - Dersom man vet man er uten nettforbindelse så kan man synke ned det man trenger midlertidig.

 

Ellers har Microsoft i beta en ny synk-klient der alle onedrives synk-problemer skal være borte. - Denne skal så vidt jeg ha fått med meg komme i GA nå i høst.

[-Siberian-]

Men, dersom det er snakk om forretningsdokumenter her - dvs word, excel, powerpoint, etc - så vil jeg si at den riktige løsningen er å bruke Sharepoint som dokumentsenter, og åpne dokumentene direkte derifra. - Dersom man vet man er uten nettforbindelse så kan man synke ned det man trenger midlertidig.

 

Utfordringen med SharePoint og OneDrive på nettsiden til Office 365 er at vanlig dokumentbehandling direkte derfra er innmari tungvint. Jeg forstår ikke hva som er den tiltenkte måten å jobbe på der. Å åpne en fil og deretter jobbe med den går greit, men å flytte filer, mapper, og den slags arbeid er alt annet enn lettvint. Det er jo mulig å åpne OneDrive i filutforskeren, og det løser egentlig hele problemet, men i det øyeblikket du skal jobbe på mobil eller brett er dette også rimelig knotete...

[k-ryeng]

 

Men, dersom det er snakk om forretningsdokumenter her - dvs word, excel, powerpoint, etc - så vil jeg si at den riktige løsningen er å bruke Sharepoint som dokumentsenter, og åpne dokumentene direkte derifra. - Dersom man vet man er uten nettforbindelse så kan man synke ned det man trenger midlertidig.

 

Utfordringen med SharePoint og OneDrive på nettsiden til Office 365 er at vanlig dokumentbehandling direkte derfra er innmari tungvint. Jeg forstår ikke hva som er den tiltenkte måten å jobbe på der. Å åpne en fil og deretter jobbe med den går greit, men å flytte filer, mapper, og den slags arbeid er alt annet enn lettvint. Det er jo mulig å åpne OneDrive i filutforskeren, og det løser egentlig hele problemet, men i det øyeblikket du skal jobbe på mobil eller brett er dette også rimelig knotete...

Den tiltenkte måten er at du ikke skal bruke SharePoint med mappestrukturer, men tagge filene og søke opp dokumentene, enten på filnavn eller stikkord (via check boxes). Da skal i utgangspunktet filene helst ligge i en helt flat struktur uten mapper.

 

Sharepoint er en stor database, og bruker søkemetodikk for databaser. Man lager ikke en ny fil med oppdatert dato, man oppdaterer den samme filen - fordi SharePoint er rå på versjonskontroll og historikk. Får en fil et nytt bruksområde eller skal gjøres tilgjengelig for en ny avdeling, lager man ikke en ny kopi til dem, man gir den nye tags og/eller linker den opprinnelige filen til den nye avdelingen. Å prøve å "beholde" filstrukturen fra lokalt filområde er fullstendig feil tankegang, og fungerer som du sier ganske dårlig. Det er likevel en svært vanlig feil mange begår - og får dermed dårlige erfaringer med SharePoint til fillagring.

 

Førstegangs oppsett av dette er nokså krevende (og jeg har selv ingen erfaring med dét), men det fungerer svært bra når man har kommet i gang. Det er likevel nokså annerledes, og slett ikke alle med 20 års erfaring med hierarkisk filstruktur på F:-område henger helt med på denne måten å tenke på...

[kjetilkl]

 

Men, dersom det er snakk om forretningsdokumenter her - dvs word, excel, powerpoint, etc - så vil jeg si at den riktige løsningen er å bruke Sharepoint som dokumentsenter, og åpne dokumentene direkte derifra. - Dersom man vet man er uten nettforbindelse så kan man synke ned det man trenger midlertidig.

 

Utfordringen med SharePoint og OneDrive på nettsiden til Office 365 er at vanlig dokumentbehandling direkte derfra er innmari tungvint. Jeg forstår ikke hva som er den tiltenkte måten å jobbe på der. Å åpne en fil og deretter jobbe med den går greit, men å flytte filer, mapper, og den slags arbeid er alt annet enn lettvint. Det er jo mulig å åpne OneDrive i filutforskeren, og det løser egentlig hele problemet, men i det øyeblikket du skal jobbe på mobil eller brett er dette også rimelig knotete...

 

 

I tillegg til k-ryengs forklaring er det altså ikke meningen at du skal drive med filbehandling i sharepoint. - Filer skal opprettes i strukturen der de hører hjemme, og ikke flyttes. - Det er ett helt annet tankesett som skal inn, og som k-ryeng påpeker er dette ofte grunnen til at man synes det er tungvindt og ikke bruker det.

 

og nyere versjoner av Office behandler jo sharepoint som en vanlig nettverksdrive, så det går jo fint å lagre fra disse.

Endret 17. juni 2016 av kjetilkl

[Mojope]

Det er som både k-ryeng og kjetilkl sier, Sharepoint er noe helt annet enn tradisjonell filhåndtering, på godt og vondt. Å ta over en eksisterende brukermasse OG dokumenter til en sharepoint løsning uten å bruke tid på å sette dette opp korrekt OG drive opplæring vil bare skape frustrasjon og krøll. Jeg sier dette siden jeg har erfart flere selskaper (store som små) som har hoppet rett inn i Sharepoint og hatt en gal forventning om hva Sharepoint er og kan gjøre og ikke drevet med brukeropplæring i tillegg. Naturlig nok feiler dette.

 

Mine råd er følgende:

• Bruk tiden som trengs til å sette opp en ordentlig struktur på Sharepoint i O365.
• Opplæring, opplæring og atter opplæring.
• I perioden hvor ting er i limbo, bruk et 3. parts produkt som hjelper brukerne med å søke og finne dokumenter både på filserver, lokalt og sky-Sharepoint (tror X1, Exselo og Lookeen støtter dette).
• Overfør eksisterende dokumenter til Sharepoint struktur i første punkt, og tag/merk disse ordentlig! (for at søk i Sharepoint skal fungere optimalt).

Ved å bruke litt tid på dette, så tror jeg dere skal få en riktig så bra løsning. Lykke til!