Innkalling til årsmøte med passert tidsfrist

[Storøien]

Er det noen her som har peiling på styrearbeid og de juridiske sidene rundt dette? Jeg er en del av et grunneierlag og mottok innkalling på epost nylig blant annet med følgende innhold:

«Punkt 6.

Behandle innkomne saker.Innen fristen som var 31/12 er det ikke innkommet saker.»

Jeg mottok innkallingen den 9 februar 2015, kl 21:47.

Jeg synes det blir litt i seineste laget å varsle om en frist for forslag godt over en måned etter at fristen gikk ut.

Jeg er av den oppfatning at dette gjør innkalling til årsmøte ugyldig. Jeg leser også at de frammøtte skal godkjenne innkalling i et punkt 2, og der må det kunne protesteres, kanskje umiddelbart?

Håper det finnes ekspertise her som kan si litt rundt denne problemstillingen.

[Runar]

Det første som slår meg er at det står noe i vedtektene om når saker til årsmøtet må meldes. Har du vedtektene i nærheten?

[Storøien]

Det første som slår meg er at det står noe i vedtektene om når saker til årsmøtet må meldes. Har du vedtektene i nærheten?

Har aldri sett vedtekter for laget, dessverre. Vet derfor ingen ting om vedtekter finnes eller ikke.

[The Avatar]

Er det ikkje vanlig praksis at medlemmer melder inn eventuelle saker fortløpande gjennom året? Og at fristen då berre er eit skille mellom om saka blir tatt opp på det komande årsmøtet eller det neste?

 

Det er vell ingen som har ting som dei vil ta opp som sitter med hendene i fanget til årsmøtet nærmer seg? Innen årsmøtet kjem så kan ein jo risikere å gløyme av heile greia, så då er det vell betre å sende inn med ein gong.

[Storøien]

Er det ikkje vanlig praksis at medlemmer melder inn eventuelle saker fortløpande gjennom året? Og at fristen då berre er eit skille mellom om saka blir tatt opp på det komande årsmøtet eller det neste?

 

Det er vell ingen som har ting som dei vil ta opp som sitter med hendene i fanget til årsmøtet nærmer seg? Innen årsmøtet kjem så kan ein jo risikere å gløyme av heile greia, så då er det vell betre å sende inn med ein gong.

Det kan godt være at du har rett, men i dette tilfelle hjelper det lite, for jeg tok dette opp med formannen muntlig i to enkle samtaler i november og desember, men så har han enten misforstått eller glemt å sette det på saklista.

[Llandari]

Da protesterer du på innkallingen, og sier at punkt 6 om innkomne saker er feil, siden du har bedt om at en sak blir tatt opp, og at den ikke er ført opp på lista.

[krikkert]

Du forutsetter at man har krav på å bli varslet om fristen for å sende inn saker. Det er generelt sett ikke slik det er. Medlemmene skal varsles om årsmøtet, men det er ikke et vilkår for en gyldig innkalling at medlemmene er varslet om fristen for å melde inn saker til styret (med mindre vedtektene sier noe annet). Innsigelsen at du ikke er varslet om fristen vil du derfor antagelig ikke få gehør for, og husk at det er årsmøtet som stemmer over dette, så det holder ikke å ha rett - du må også være overbevisende.

 

Et annet moment er at du har meldt inn en sak. Hvordan du håndterer dette kommer litt an på saken, men du har stort sett følgende handlingsalternativer:

 

- Kontakte styret og be dem korrigere innkallingen: bør gjøres hvis saken er av noe størrelse eller viktighet eller har vedlegg, skal gjøres hvis saken forutsetter endring av vedtekter eller andre viktige avgjørelser

- Ta opp saken på årsmøtet: forutsetter enighet fra alle møtende medlemmer når saken ikke er nevnt i innkallingen, bør derfor forbeholdes mindre og kurante saker

- Ta opp saken på årsmøtet uten enighet. Dette alternativet kan brukes i to tilfeller; når saken er en orienteringssak (det vil si at du bare ønsker å fortelle om den, du kan ikke kreve diskusjon eller avgjørelse - da må du ha enighet), eller når forslaget går ut på at det skal kalles inn til nytt årsmøte for å behandle saken.

 

Ved alternativ 1 vil styret endre forslag til dagsorden. Ved alternativ 2 og 3 må du ta opp dette under punktet "Dagsorden", i praksis ved at du foreslår "Tillegg til dagsorden: Diskusjon/Avgjørelse av sak X" (alternativ 2) eller "Tillegg til dagsorden: Under eventuelt, orientering om sak X" / "Tillegg til dagsorden: Innkalling til ekstraordinært årsmøte for behandling av sak X" (alternativ 3).

 

Merk at dette forutsetter at grunneierlaget har et årsmøte som foregår i formelle former. Ofte er årsmøtene betydelig mindre formelle, og det kan hende man ikke følger de generelle foreningsrettslige regler jeg har beskrevet over.

[Storøien]

Du forutsetter at man har krav på å bli varslet om fristen for å sende inn saker. Det er generelt sett ikke slik det er. Medlemmene skal varsles om årsmøtet, men det er ikke et vilkår for en gyldig innkalling at medlemmene er varslet om fristen for å melde inn saker til styret (med mindre vedtektene sier noe annet). Innsigelsen at du ikke er varslet om fristen vil du derfor antagelig ikke få gehør for, og husk at det er årsmøtet som stemmer over dette, så det holder ikke å ha rett - du må også være overbevisende.

 

Et annet moment er at du har meldt inn en sak. Hvordan du håndterer dette kommer litt an på saken, men du har stort sett følgende handlingsalternativer:

 

- Kontakte styret og be dem korrigere innkallingen: bør gjøres hvis saken er av noe størrelse eller viktighet eller har vedlegg, skal gjøres hvis saken forutsetter endring av vedtekter eller andre viktige avgjørelser

- Ta opp saken på årsmøtet: forutsetter enighet fra alle møtende medlemmer når saken ikke er nevnt i innkallingen, bør derfor forbeholdes mindre og kurante saker

- Ta opp saken på årsmøtet uten enighet. Dette alternativet kan brukes i to tilfeller; når saken er en orienteringssak (det vil si at du bare ønsker å fortelle om den, du kan ikke kreve diskusjon eller avgjørelse - da må du ha enighet), eller når forslaget går ut på at det skal kalles inn til nytt årsmøte for å behandle saken.

 

Ved alternativ 1 vil styret endre forslag til dagsorden. Ved alternativ 2 og 3 må du ta opp dette under punktet "Dagsorden", i praksis ved at du foreslår "Tillegg til dagsorden: Diskusjon/Avgjørelse av sak X" (alternativ 2) eller "Tillegg til dagsorden: Under eventuelt, orientering om sak X" / "Tillegg til dagsorden: Innkalling til ekstraordinært årsmøte for behandling av sak X" (alternativ 3).

 

Merk at dette forutsetter at grunneierlaget har et årsmøte som foregår i formelle former. Ofte er årsmøtene betydelig mindre formelle, og det kan hende man ikke følger de generelle foreningsrettslige regler jeg har beskrevet over.

Jeg har lagt det fram for sekretæren i laget og hun skriver dette:

«Vedtektenes § 7 om årsmøte sier at årsmøtet skal holdes innen 1. mars hvert år, dvs i løpet av februar måned.

Saker som lagets medlemmer ønsker å behandle på årsmøtet skal være styret i hende innen 1. januar.

Innkalling til årsmøte skal skje skriftlig med minst to ukers varsel og saksliste skal sendes ut. Vedtektenes §7 dette også.»

Mitt eneste ankepunkt da er nok formannens rolle, at han misforsto eller glemte å ta det med.

Kan det være noe å gjøre med?

Nå er det jo slik at at alle medlemmene i laget alle er naboer og godt kjente med hverandre og at det er meget gode muligheter for at det skal gå an å komme til enighet - nå eller utsette til neste år, det er ikke verre. Men det er likevel greit å vite hva som er "fakta" og hva man formelt sett kan foreta seg slik det hele ligger an.

[Storøien]

Nok et innvendingspunkt?

Jeg har ikke hatt tilgang til vedtektene; plikter laget å legge de fram for meg? Jeg overtok eiendommen etter min far for tre år siden.

[krikkert]

Jeg har lagt det fram for sekretæren i laget og hun skriver dette:

 

«Vedtektenes § 7 om årsmøte sier at årsmøtet skal holdes innen 1. mars hvert år, dvs i løpet av februar måned.

Saker som lagets medlemmer ønsker å behandle på årsmøtet skal være styret i hende innen 1. januar.

Innkalling til årsmøte skal skje skriftlig med minst to ukers varsel og saksliste skal sendes ut. Vedtektenes §7 dette også.»

Mitt eneste ankepunkt da er nok formannens rolle, at han misforsto eller glemte å ta det med.

Kan det være noe å gjøre med?

Nå er det jo slik at at alle medlemmene i laget alle er naboer og godt kjente med hverandre og at det er meget gode muligheter for at det skal gå an å komme til enighet - nå eller utsette til neste år, det er ikke verre. Men det er likevel greit å vite hva som er "fakta" og hva man formelt sett kan foreta seg slik det hele ligger an.

 

Hvis vedtektene har regler som sier noe om hvilke saker som skal og kan behandles på årsmøtet går de foran det jeg har skrevet over. For å få saken behandlet på møtet må det derfor sendes ut en korrigert innkalling senest 14 dager før årsmøtet, og det blir litt snaut nå - med mindre saken kan behandles under eventuelt (som en orienteringssak) eller det er aktuelt å innkalle til nytt årsmøte.

 

At formannen har glemt eller unnlatt noe er beklagelig, men regler om varsel om saker i innkallingen er satt til å beskytte årsmøtet (nærmere bestemt fraværende medlemmer), ikke for å beskytte formannen.

 

 

Nok et innvendingspunkt?

Jeg har ikke hatt tilgang til vedtektene; plikter laget å legge de fram for meg? Jeg overtok eiendommen etter min far for tre år siden.

 

Ja, men bare på forespørsel.