Regnskapsføring i praksis (lite ENK)

[underho]

Jeg har et enkeltpersonforetak som ble opprettet i juli i 2014. Virksomheten er ikke startet/lansert enda. I 2014 har jeg utført tre varekjøp til meg selv, kun for å teste at systemet virker som det skal. Jeg har også én kostnad. Jeg har derfor tilsammen fire transaksjoner som må bokføres. Jeg har et par spørsmål:

1. Omsetningen er langt under 50.000. Jeg regner da med at jeg bare er bokføringspliktig?
2. Hva trenger jeg å levere til skatteetaten nå som regnskapsåret er over, og når skal det leveres? Jeg har ingen erfaring med dette i praksis. Må jeg for eksempel levere inn kopi av bokføringen? Foreløpig har jeg kun gjort dette i Excel.

[Inge Rognmo]

1: Ja.

 

2: Så lenge omsetningen er under 50.000 trenger du kun å fylle ut de riktige feltene i selvangivelsen for næringsdrivende. Leveringsfristen er 31/05. Over 50.000 må du fylle ut Næringsoppgave 1 og diverse underskjema/vedlegg til denne; skjema for beregning av personinntekt, eventuelt avskrivningsskjema, bilskjema og eventuelt tilleggsskjema spesifikt for din næring.

 

Hele regnskapet skal ikke i noe tilfelle legges ved før du eventuelt blir bedt om det (bokettersyn), uansett hvor enkelt eller komplisert det er.

[krikkert]

Hva består virksomheten i, og hva legger du i at du har "tre varekjøp til deg selv" og "en kostnad" når du samtidig skriver at du ikke har startet virksomheten ennå? Har du oppstartskostnader?

 

Hvis du ikke har startet virksomheten ennå skal du fylle ut selvangivelsen for lønnstakere (og oppgi i punkt 5.0 at du har opprettet et enkeltpersonforetak men at det ikke pågikk virksomhet i 2014). Skattemessig sett gjelder følgende kriterier (fra Lignings-ABC, "Virksomhet - allment", punkt 4) for når en virksomhet er startet opp:

 

 

 

En virksomhet anses påbegynt senest når den inntektsgivende aktivitet er kommet i gang, f.eks. startet produksjon/kjøp av varer for lager. Dette gjelder selv om aktiviteten ennå ikke har gitt inntekter. Det er ikke tilstrekkelig at skattyter har påbegynt planlegging av virksomheten, selv om dette har resultert i tegninger, markedsundersøkelser, tildeling av konsesjon mv. Dersom de forberedende handlinger har særlig og nær tilknytning til den inntektsgivende aktivitet, kan virksomhet anses som påbegynt allerede ved dette tidligere tidspunkt, f.eks. anskaffelse av produksjonsmidler/leie av lokaler.

 

Hvis du etter disse kriteriene har startet virksomhet, se Inges svar.

[underho]

Hva består virksomheten i, og hva legger du i at du har "tre varekjøp til deg selv" og "en kostnad" når du samtidig skriver at du ikke har startet virksomheten ennå? Har du oppstartskostnader?

 

Hvis du ikke har startet virksomheten ennå skal du fylle ut selvangivelsen for lønnstakere (og oppgi i punkt 5.0 at du har opprettet et enkeltpersonforetak men at det ikke pågikk virksomhet i 2014). Skattemessig sett gjelder følgende kriterier (fra Lignings-ABC, "Virksomhet - allment", punkt 4) for når en virksomhet er startet opp:

 

 

 

En virksomhet anses påbegynt senest når den inntektsgivende aktivitet er kommet i gang, f.eks. startet produksjon/kjøp av varer for lager. Dette gjelder selv om aktiviteten ennå ikke har gitt inntekter. Det er ikke tilstrekkelig at skattyter har påbegynt planlegging av virksomheten, selv om dette har resultert i tegninger, markedsundersøkelser, tildeling av konsesjon mv. Dersom de forberedende handlinger har særlig og nær tilknytning til den inntektsgivende aktivitet, kan virksomhet anses som påbegynt allerede ved dette tidligere tidspunkt, f.eks. anskaffelse av produksjonsmidler/leie av lokaler.

 

Hvis du etter disse kriteriene har startet virksomhet, se Inges svar.

Jeg ordla meg visst feil. Med ikke lansert mente jeg at varene ikke er tilgjengelig i markedet. Virksomheten er nemlig nettbasert. Takker for svar!

 

Jeg har lest et par steder at det er lov å bokføre i Excel hvis man har færre enn 300 bilag i året. Kildene på dette er imidlertid tvilsomme. Er det noen som kan bekrefte/avkrefte dette? Gjerne med henvisning til en troverdig kilde.

[krikkert]

Bokføring i Excel krever at bokføringen innrettes i tråd med bokføringsloven § 4, herunder at regnskapsmaterialet (resultatet av bokføringen) sikres mot urettmessige endringer (§ 4 nr. 9).

 

Excel gjør ikke dette tilfredsstillende på egen hånd. Hvis du skal bruke Excel som bokføringsverktøy må du derfor sørge for at opplysningene oppbevares på en annen måte i tillegg, se Skattedirektoratets prinsipputtalelse 5. februar 2007:

 

 

 

Skattedirektoratet har hatt flere spørsmål om bokføring mv. kan skje ved bruk av regneark, som for eksempel Excel. Med henvisning til det generelle bokføringsprinsippet om sikring, jf. bokføringsloven § 4 nr. 9, har vi frarådet slike løsninger. Dersom slike løsninger likevel velges har vi forutsatt at opplysningen låses, for eksempel i form av utskrifter på papir eller til en pdf-fil, innen fristene for å utarbeide lovbestemte spesifikasjoner, jf. bokføringsloven § 5, samt at disse utskriftene oppbevares iht. bokføringsloven § 13.

 

Bokføringsstandardstyret har også uttalt at det ikke er i tråd med god bokføringsskikk å bruke Excel som bokføringsverktøy hvis man har flere enn 300 bilag i året.

[Inge Rognmo]

Grensen for når regnskapet skal holdes ajour flere ganger gjennom året (og sikres mot endringer etter avsluttede regnskapsperioder, enten det er tomånedlige, kvartalsvise eller tertiale) er for et år eller to siden hevet fra 300 til 600 bilag/år. (edit: med virkning fra regnskapsåret 2014.)

 

Excel er "akseptert" så lenge man ligger under den grensa (som altså er gått opp til 600 bilag), men da må du ta utskrifter av de nødvendige regnskapstallene/rapportene på papir eller til pdf-filer og arkivere disse; kun digital lagring i xls-filer (som ikke er beskyttet mot redigering i ettertid) er altså ikke godt nok.

Endret 8. januar 2015 av Inge Rognmo

[underho]

Hvordan blir det med tanke på notering av nummerserien i bokføringen? Jeg lar utgående fakturanummer stige kronologisk fra 1. Det er dermed ikke noe problem å notere disse. Numrene på inngående fakturaer er imidlertid ikke nødvendigvis kronologisk. Hvordan fører jeg disse? Si at jeg selger en vare 1.1 og en vare 4.1. Jeg får en faktura på husleie 7.1, for deretter å selge en vare for 150,- 8.1. 9.1 får jeg en ny inngående faktura fra en annen bedrift.

 

Utgående fakturanummer er da henholdsvis 1, 2 og 3. På den første inngående fakturaen er imidlertid fakturanummeret 7948, og på den andre er den 365. I bokføringen blir det slik:

 

Dato Bilag

1.1 1

4.1 2

7.1 7948

8.1 3

9.1 365

 

Blir det riktig at jeg refererer til bilagsnummer slik, eller må jeg omnummerere de inngående fakturaene?

[Inge Rognmo]

Det er vanlig å omnummerere dem, altså føre på sitt eget bilagsnummer. Da unngår man det (usannsynlige) tilfellet at man får flere inngående fakturaer med samme nummer...

 

Man kan bruke en annen nummerserie for inngående faktura, og (om man vil) en tredje for "diverse (interne)-posteringer".

 

Utgående faktura trenger heller ikke nødvendigvis å ha bilagsnummer=fakturanummer, men du må ha kontroll på sammenhengen (sporbarhet) mellom bilagsnummer og fakturanummer.

[krikkert]

Bilagsnummeret er ditt interne system for å holde orden på bokføringen din, det designer du som du vil. Du bør av naturlige årsaker ikke ha dublettnumre. Mitt tidligere fakturaprogram brukte en løpende nummerserie, mitt nåværende bruker en løpende nummerserie fordelt på bokstavkategorier (A1 er første kundefaktura, B2 er bilaget for betaling av leverandørfakturaen bokført som B1, F12 er endringsbilag for kreditnotaen A3...).

[underho]

Bilagsnummeret er ditt interne system for å holde orden på bokføringen din, det designer du som du vil. Du bør av naturlige årsaker ikke ha dublettnumre. Mitt tidligere fakturaprogram brukte en løpende nummerserie, mitt nåværende bruker en løpende nummerserie fordelt på bokstavkategorier (A1 er første kundefaktura, B2 er bilaget for betaling av leverandørfakturaen bokført som B1, F12 er endringsbilag for kreditnotaen A3...).

Hvordan holder du da oversikt over hvilket bilagsnummer som gjelder hvilken faktura?

[krikkert]

Skannet alle fakturaene elektronisk med filnavnet <bilagsnummer>.pdf. Mitt nåværende program har leverandørfakturanummer som et pliktig felt, slik at jeg for alle bilag kan få opp leverandør og fakturanummer ved å gå inn på bilaget.