Outlook offilne cache tar kun 70% av mailene

[petterg]

Etter en pc-rotasjon viser det seg at en brukers outlook kun laster ned ca 60% av mailene i shared folders. På hans forige pc blir alle mailene lastet ned. Statuslinja viser "all folders are up to date". Begge pc'r har outlook 2010.

 

For eksempel i en shared folder er det 262 mailer på den nye outlooken, mens det er 365 mailer i samme brukers outlook på gammel pc, og det samme antallet i outlook hos brukeren som har delt mappa. Brukeren har totalt 13 folders delt fra andre brukere, og alle har færre mailer på brukerens nye outlook enn alle andre steder.

 

Hvilke mailer som mangler virker ganske tilfeldig.

 

Jeg prøvde å slette ost-fila, og lot outlook bygge ny ost. Resultatet ble omtrent det samme, men hvilke mailer som mangler er anderledes. I noen mapper mangler det nå flere mailer, i andre mapper mangler det færre.

 

Noen som har vært borti tilsvarende problem?

 

[easy:solutions]

Ny greie i office 2013, uvisst om det gjelder 2010, så laster den bare ned en angitt periode. Sjekk under account settings der du huker av for cached mode og se om det er en "slider bar" der du kan justere.

 

Henter den fra en exchange server via typ activesync?

[petterg]

Den nye greia i 2013 er ny i 2013. Og hadde den ikke vært ny, så skulle den fortsatt hatt en konsekvens med å ikke laste de eldste mailene - her er det tilsynelatende fullstendig random hvilke den laster og hvilke den ikke laster.

Den henter fra exchange via https.

[petterg]

Problemkilden er identifisert. Det er en instilling på exchangeserver for maks antall mapper og undermapper en bruker kan ha. Shared folders med automount teller med i summen. Shared folders uten automount teller ikke med. Default maks antall mapper er 500.

 

En løsning som jeg anser som kun midlertidig (fordi det bare er et tidsspøsmål før antall mapper igjen er over den nye grensa) er:

 

Navigate to HKLM > System > CurrentControlSet > Services > MSExchangeIS > ParametersSystem. Create a new key in ParametersSystem named MaxObjsPerMapiSession. In MaxObjsPerMapiSession, create a DWORD named objtFolder with a decimal value of 600. Create a second DWORD named objtFolderView also with a decimal value of 600.

The Information Store will pick up these changes after a few minutes; you do not need to restart the Information Store service

(Jeg aner ikke hva bivirkningen av å sette denne grensa til f.eks 5000 vil være, men antar at det er en grunn til at det er satt en grense for å ungå andre problemer.)

 

En løsning som er mer permanent er å gi tilgang uten automount, slik at brukeren selv kan legge til mappa under account settings->advanced. Slik tilgang gis ved følgende kommando i excange console:

Add-MailboxPermission -Identity delendeBrukernavn -User 'Mottagende Bruker' -AccessRight FullAccess -InheritanceType All -Automapping $false

[Habla Møberg]

Fant denne for Exch2010.

[petterg]

Det er vel ikke slik at hver folder/subfolder oppretter en egen connection?

[petterg]

Dette er ikke så løst som man først skulle tro. At nevnte løsning så ut til å fungere henger antagelig sammen med rekkefølgen de delte mappene ble lagt til i. Problemet ser ut til å gjelde mailboks som hadde en shared folder. Hvis denne mappa legges til sist, fungerer de andre. Hvis man legger til noen andre shared folders etter mappa fra denne brukeren feiler også disse.

 

Det viser seg at denne ene mailboksen ikke syncer rett for brukeren heller. Et eksempel for å illustrere hvor merkelig dette problemet er: Av 13 mailer brukeren sendte i går, ligger 13 av disse på server, og kun 12 av dem i sendtmappa på brukerens lokale outlook. Outlooken har altså klart å legge mailen på server uten å ha en kopi av den selv. OG den samme mailen mangler fra nattens backup. Av brukerens ca 9000 mailer på server er kun ca 7000 i hans outlook, og (tilsynelatende) de samme ca 7000 er med i backupen.

 

Hvis man skrur av cached mode i outlooken dukker alle mailer opp i outlook. Denne kan så eksporteres til .pst og denne blir komplett.

 

Hva kan være mulige løsninger på dette?

[Dapp47]

Dette er ikke så løst som man først skulle tro. At nevnte løsning så ut til å fungere henger antagelig sammen med rekkefølgen de delte mappene ble lagt til i. Problemet ser ut til å gjelde mailboks som hadde en shared folder. Hvis denne mappa legges til sist, fungerer de andre. Hvis man legger til noen andre shared folders etter mappa fra denne brukeren feiler også disse.

 

Det viser seg at denne ene mailboksen ikke syncer rett for brukeren heller. Et eksempel for å illustrere hvor merkelig dette problemet er: Av 13 mailer brukeren sendte i går, ligger 13 av disse på server, og kun 12 av dem i sendtmappa på brukerens lokale outlook. Outlooken har altså klart å legge mailen på server uten å ha en kopi av den selv. OG den samme mailen mangler fra nattens backup. Av brukerens ca 9000 mailer på server er kun ca 7000 i hans outlook, og (tilsynelatende) de samme ca 7000 er med i backupen.

 

Hvis man skrur av cached mode i outlooken dukker alle mailer opp i outlook. Denne kan så eksporteres til .pst og denne blir komplett.

 

Hva kan være mulige løsninger på dette?

 

Kanskje ett skudd i blinde men hva med å prøve å opprette en ny mailbruker og overføre alt av folders og mailer og se om dette hjelper?

[Habla Møberg]

Har du andre bruker på samme site som har noenlunde lik mengde med mapper og mailer som IKKE har problemet?

Kan brukeren som har problemet logge seg på annen tilsvarende maskin, og opplever han problemet der i så fall?

Kan det være noe i OS-et på den nye PC-en? Hvilke OS går han fra og til?

Jeg husker XP, i sin spede barndom, hadde noe bug opp mot Outlook (i Office 2003) satt opp mot exchange, men det ble feilrettet nokså kjapt av MS. Uten at det har annen sammenheng enn at jeg tenker at man ikke nødvendigvis skal utelukke OS på klienten.

[petterg]

Brukeren dette gjelder har ikke hatt pc-rotasjon. Han deler imidlertid ut en mappe til en annen bruker og problemet ble oppdaget da sistnevnte byttet pc.

 

Mailboksen med problem har vært testet på win7/outlook 2010 og win 8.1/outlook 2013 - samme problem begge steder. Mailboksen er i underkant av 600MB. De fleste andre brukere har vesentlig større mailbokser. I forhold til antall mail har imidlertid denne mailboksen vesentlig flere mapper. Den har altså relativt få mail pr mappe. Andre brukere med like mange mapper har 3-4 ganger flere mailer.

 

Det meste av denne mailboksen ble kopiert fra pst (popkonto hos oppkjøpt selskap) i mars. Kopieringen ble gjort på win 8.1/outlook 2013. Kanskje der problemet kan ha oppstått?

[Habla Møberg]

Kan denne kontoen stamme fra et gammelt system, med exch 2000/2003? 2000? Mye har skjedd på måten exch og Outlook jobber med offline eller "cached mode" siden 2000... Husker det var "mye greier" med dette i.f.m. skiftet fra 2000 til 2003.

 

Om det ikke er for mye arbeid ville jeg vurdert å gjøre det på den "enkle" måten, som Dapp47 foreslår, å kopiere (eller kanskje heller opprette mapper manuelt, og heller kopiere epostene). Selv om dette ikke gir deg svaret på hva som egentlig er problemet, så er det om jeg forstår deg rett kun denne brukeren som har dette problemet, så sjansen for at du skal oppleve det igjen er liten.

 

Ta dog mine tanker med en klype salt, det er en stund siden jeg jobbet med dette...

[petterg]

Jeg har heldigvis aldri dillet med exchange eldre enn 2003. (Savner 2003's message tracking verktøy)

 

PST'n kommer fra en popkonto. Det har aldri vært noe exchange med i bildet for denne brukeren tidligere.

 

Om jeg dytter hele brukerens pst inn i en ny testbruker med test-mailboks - og det ser ut til å funke der, er det da noen triks for å knytte denne testmailboksen til problembrukeren, eller bør jeg starte helt på nytt å overføre fra pst på nytt til brukerens mailboks? I så fall må mailboksen slettes, og fjernes fra retain policy før ny kan opprettes. Er det da fare for at noen eventuelle tvilsomme instillinger kan bli hengende fra den gamle?