Hvordan organiserer og arkiverer du papirene/dokumentene dine?

[*F*]

Fant ingen egnet kategori, så fant at denne samfunnskategorien passet best, flytt gjerne om ønskelig.

 

Vi har en lang vei å gå for å nå et papirløst samfunn, og jeg regner med de aller fleste har fått mye pappirer gjennom tiden, karakterutskrifter, vitnemål, regninger, selvangivelse, forsikringspapirer, selvangivelser, osvosv.

 

Men hvordan organiserer man egentlig dette? Jeg regner med noen kaster alt, andre lar det ligge i en hau under senga og noen organiserer dette på en ryddig måte.

 

Hvordan gjør du det? Dersom du organiserer jeg ute etter hvordan (kategorisk) og hvordan, i permer, hyller, mapper?

 

Selv føler jeg at jeg har ganske god kontroll på tingene, men skulle veldig gjerne hatt enda bedre kontroll, og gjerne en mer kompakt løsning.

Jeg legger ut noen bilder, og jeg håper andre vil gjøre det samme til innsperasjon,

 

Organiserer alle pappirer i slike "arkivhyller":

 

Pappirer i forbindelse med førstegangstjeneste inkludert alt som har med Forsvaret å gjøre, samt pappirer i nederste hylle fra min første arbeidsgiver (læretid)

 

Fra Toppen: Alt som har med skatt å gjøre, altså fra skatteetaten, f.eks selvangivelse.

 

Nr2 NAV: Alle saker jeg har hatt med NAV,

 

Nr3: Alle betalte regninger, merket med dato for betaling

 

Alt relatert til skatt er sortert etter hvilket år dokumentene er gjeldende for (ikke dokument dato):

 

Pappirer fra Banker:

 

Pappirer i forbindelse med Bil:

 

 

Så, hvordan gjør dere det? Sleng gjerne ut bilder.

[G]

Det er et helvete å organisere. Jeg er en dårlig inspirasjon vil jeg tro. Men, er selv interessert i trådens tema, dersom det skulle dukke opp et geni.

 

- For å bli kvitt papir på en ordentlig måte, så synes jeg vedovn er det beste alternativ, mest effektivt. Framfor å bruke makuleringsmaskin som er litt mer sånn småjobbsverktøy. Ellers er jo et annet alternativ å la det stå til med navn og detaljer for de som sorterer papir. De har sikkert en kjip jobb der i papirsorteringsverdenen, men de ser sikkert mye artig også.

 

- For å organisere papir er jeg temmelig blank. Man kan jo skanne inn ting, og ha dobbel backup av det viktigste. Men det er et helvetes langtekkelig prosjekt.

 

- Jeg har sansen for å lage en katalogstruktur på en harddisk. Men det finnes sikkert et hav av løsninger for den som gidder digitalisere.

 

- Den viktigste jobben er uansett å se verdien av å kvitte seg med mest mulig, som man kan tenke seg at man aldri får bruk for igjen. Litt kjipt for den som er av typen som vegrer seg på å begynne på den møysommelige jobben, og det kommer selvfølgelig an på hvor mange år man har spart seg opp et søppelberg hjemme av gamle dokumenter.

 

- Man burde jo strengt tatt hatt vårrengjøring på PC'en også for dokumenter.

Endret 6. april 2014 av G

[PROuser]

Hvorfor ikke digitalisere det slik det blir gjordt for tiden? Trenger bare en scanner og et par greie programmer, og en makulator feks.

 

Det du trenger er en scanner, gjerne med mater, slik at du sparer mye tid ved at den kan scanne mange sider av gangen raskt, gjerne rett til pdf format.

 

Deretter er det en fordel å ha et program som kan gjøre filene "lesbare", Et OCR program.. Dette programmet gjør om bilder eller simple scannede pdf ikke bare blir et bilde, men et lesbart dokument hvor du kan merke, kopiere og søke på teksten i dokumentene, slik at det er enklere å jobbe med dem, og enkelt finne frem i dem senere.

 

Så er det kjekt med et program som du kan bruke til håndtering av alle dokumenter og få oversikt, sammenlignet med hyllen din feks.

 

Jeg bruker det til privat og 3 firmaer. Kun enkelte originaler er igjen i papirform, som Vognkort og Sertifikater osv som må være originaler.

 

Jeg bruker Nuance Omnipage for å gjøre dokumentene lesbare, og Paperport til organiseringen. Da får man god oversikt og kan jobbe med dokumenter nesten som løse ark på pulten.

 

[G]

Jeg prøvde ut "Nuance Omnipage", en gang for alt for lenge siden. Det var helt ræva til OCR-jobben den gang. Så gadd jeg ikke punge ut en gang til, så jeg sjekket det når det forelå i versjon 11 (pirat fra torrent). Det var enda så ræva at jeg kastet det like etterpå.

 

Ser ut til at det har nådd versjon 18 nå mange år etterpå.

 

Nei, Omnipage - dersom det ikke har forbedret seg ekstremt, vil jeg ikke ta i med illtang.

 

Og nøyaktig hva er det som er så gjevt med å ha det i redigerbar form? Jeg vil tro at ytterst få har virkelig behov for å redigere dokumentene de skanner inn.

Endret 6. april 2014 av G

[PROuser]

Jeg prøvde ut "Nuance Omnipage", en gang for alt for lenge siden. Det var helt ræva til OCR-jobben den gang. Så gadd jeg ikke punge ut en gang til, så jeg sjekket det når det forelå i versjon 11 (pirat fra torrent). Det var enda så ræva at jeg kastet det like etterpå.

 

Ser ut til at det har nådd versjon 18 nå mange år etterpå.

 

Nei, Omnipage - dersom det ikke har forbedret seg ekstremt, vil jeg ikke ta i med illtang.

 

Og nøyaktig hva er det som er så gjevt med å ha det i redigerbar form? Jeg vil tro at ytterst få har virkelig behov for å redigere dokumentene de skanner inn.

 

 

Omnipage har forbedret seg enormt, har og brukt de gamle før, og de var dårlige ja.. Men kan og bruke Adobe Acrobat, men prisen er litt høyere..

 

Dokumentene blir ikke redigerbare.. Da er det jo ikke noe original lengre..

Men du kan merke, kopiere og søke i teksten. Vil du feks finne en regning fra nextgentel eller lignende, så kan du bare søke etter det. Så finner den alle dokumenter som inneholder det ordet..

 

Men ser at Filecenter er muligvis et alternativ, men har ikke noe erfaring med det..

[G]

@PROuser:

Du sier du har brukt de gamle før. Brukte du de virkelig, eller ga du opp? Jeg tror det var versjon 8, jeg har kjøpt lisens til. Men den er ubrukelig, og lisensen er ubrukelig til å kunne oppgradere med basis i. Jeg har rett og slett kastet penger ut vinduet, bokstavelig talt.

 

Hva er galt med å legge en kort beskrivelse igjen i filnavnet, og stappe det inn i en folder du tror du kan finne det igjen i? Man kan bruke Search i Windows eller andre OS til å finne filen igjen. Folderen fungerer så som en samlekategori for "den type innhold du definerer", og man kan lage seg underkataloger. Lage kataloger for år, eller hva som helst som gir noe mening for deg. Eller man kan legge år som en del av filnavn, evt. stole på at filen beholder sitt opprettingsinfo uten å bli redigert på.

Endret 6. april 2014 av G

[PROuser]

Jeg ga raskt opp med de gamle versjonene 11 og 12, men når jeg prøvde 17 fikk jeg godt resultat.

 

Sjekk resultater i følgende vedlegg

 

Først uten OCR:

Beam.pdf

 

Så med Omnipage 17

Beam PP17.pdf

 

Så med Acobat X

beam Acrobat X.pdf

 

Prøv å merke og kopiere tekst, og søke på tilfeldig tekst i dokumentene..

 

Man sparer enormt mye tid og arbeid om man lager dokumentene lesbare.

 

Hva om du har kjøpt en spikerpistol feks for mange år siden, men ikke husker hvor eller når.. Søk på "spikerpistol" eller typenavnet, så komme det muligvis opp riktig kvittering og bruksanvisning til den..

Endret 6. april 2014 av PROuser

[*F*]

Å lagre digitalt har nok sine fordeler, jeg har også noe digitalt, men dette er mer som tilegg, ønsker ikke kvitte meg med pappirene uansett.

 

Jeg bruker bare vanlig mappestruktur.

 

Ellers har jeg søkt litt på google, ser flere bruker bransikker safe, det kan nok være en god ide.

[PROuser]

Digitalisering kan være sikrere også, om du lagrer det på nettet også..

 

Det er først nå at vi jobber mot et "papirløst" samfunn..

 

Og om ønskelig kan og sensitive papirer krypteres og kun åpnes med passord.

 

Om du trenger sikker harddisk hjemme, kan du lagre to plasser og synkronisere dem. Men nettlagring er et must i tilfelle brann.

[*F*]

Bumper denne litt, tror det blir kjøp av www.netonnet.no/art/kontor/planlegging-sortering-og-oppbevaring/perm-og-register/b-box-Arkivbox8cmBrun25st/192479.4257/

[*F*]

Sånn ble det:

 

 

Noen som vet hvor jeg får tak i slike klemme-mapper som dette forresten?

[PROuser]

Klemmappe får du på staples for 10 kr stk..

[*F*]

Klemmappe får du på staples for 10 kr stk..

Takk for tips, men ønsker mer gjennomsiktig myk-plast front

[Fløffy]

Evernote er jo eit greit program til slikt. Berre å scanne inn filene der ein kan sortere dei i mapper og legge på tagger slik at det er lettare å søke i seinare. Har og OCR så ein kan søke rett i alle dokumenta. Evernote lagrar vel og dokumenta i skya.

[PROuser]

Klemmappe med gjennomsiktig front..

[*F*]

Der ja!

Bare et problem: Prisen, den var litt drøy

[Shruggie]

Jeg bruker også Evernote, kombinert med en sånn arkivmappe. Alt scannes, og det aller aller meste kastes etterpå.

[*F*]

Mhm, et lite dilemma her.

 

Pappirer i forbindelse med Pensjonsordning, skal jeg legge disse i "Bank" eska, eller "Forsikring" eska? Det er jo på en måte en spareordning så jeg annser det på en måte som rett å sette dette i bank-eska, på en annen side omtales det ofte som "pensjonsFORSIKRING", hva tror dere?

[Niram]

Jeg bruker evernote, men merker at det er lite jeg har behov for å beholde. Unntaket er selvfølgelig pass, attester, vitnemål osv. Evernote er genialt, men tar gjerne imot råd i forhold til organisering der også. Ikke noe lettere digitalt akkurat det!

 

Det aller, aller meste finnes heldigvis digitalt når man eventuelt får bruk for det.

[Shruggie]

Glem folders og bruk tags, det er mitt tips.