Filhåndtering/dokumentstyring for liten bedrift

[desi-bruker]

Er en liten bedrift, med 5-7 brukere. Hvor det er behov for et felles dokumentstyringssystem eller filhåndtering, med ekstern tilgang.

 

Er ikke så godt kjent med ulike løsninger, så ønsker gjerne innspill og forslag.

 

Formålet er følgende:

* Det er mapper hvor alle har tilgang til, både fra egen PC eller valgfri pc via nett-tilgang

* Det skal arkiveres dokumenter, filer og bilder. (Omtrent 25-100MB med data i hver mappe. Anslagsvis 40-60 mapper pr. år.)

* Sikker lagring, slik at data ikke går tapt.

* Gjerne en nett-tilgang løsning, hvor dokumenter kan redigeres via nettet

* Synkronisering til mobile enheter

* Mulighet for å utføre søk i de ulike mappene. For å finne filer.

* Muligheter for å kontrollere brukerrettigheter, slik at noen under-mapper ikke er synlige for alle.

* Enkel brukeradministrasjon

 

Ser frem til deres innspill og forslag!

[oddeh]

Dropbox oppfyller de fleste krav.

[NoBo]

Jottacloud.com (norsk tjeneste) har også denne funksjonaliteten. De har en trial hvor du kan legge inn to brukere og teste funksjonaliteten.

[desi-bruker]

Takk for svarene

Men vil en løsning som dropbox eller jottacloud være "godt" nok for en bedrift?

Tenker nå bare høyt... serverløsning enten lokalt eller eksternt, nettverkslagring, eller lignende, hvorfor vil en slik løsning anbefales eller frarådes i vårt tilfelle?

[desi-bruker]

Ikke noen flere svar...?

Vurderer enten en NAS løsning eller synk løsning ala dropbox/jottacloud...

 

Fordeler/ulemper m.t.p bedrift og første innlegg.

[MrSil]

Takk for svarene

Men vil en løsning som dropbox eller jottacloud være "godt" nok for en bedrift?

Tenker nå bare høyt... serverløsning enten lokalt eller eksternt, nettverkslagring, eller lignende, hvorfor vil en slik løsning anbefales eller frarådes i vårt tilfelle?

Hei Desi,

 

Jeg vil absolutt si at Dropbox (har ingen erfaring med jottacloud) vil være godt nok for en liten bedrift slik du beskriver. Forutsetningen vil være at dere går for "Business" versjonen. denne innebærer jo en investeringskostnad samt vedlikehold pr år.

 

Fordeler med business er blant annet:

1. Versjonshåndtering

2. Vedlikeholdsfri backup

3. Enkel tilgangsstyring fra ett intuitivt brukergrensesnitt

m.fl....

 

Det å kjøre dette på ett NAS lokalt er risikofyllt av flere grunner:

1. Tyveri - større sannsynlighet for å bli frastjålet data lokalt hos deg/dere enn ute i skyen hos Dropbox. De fleste NAS har en enkel reset-knapp for å resette nettverk- og passord-innstillinger, hvis man først får tak i det.

2. Du må selv følge med i forhold til backup og vedlikehold. Ett minimumskrav er Raid1, hvor data blir speilet over 2 disker. Helst Raid5 med en tilgjengelig disk i backup, tilfelle en ryker. Begge disse tillater at en disk ryker, men har du maks uflaks ryker 2 stk og da er dataen tapt. Da er en tur til IBAS plutselig veldig dyr.

 

Jeg vil si at begge deler vil fungere fint for dere, men den ene vil nok medføre en del vedlikehold kontra den andre.

 

Ett tredje alternativ er å engasjere en IT-avdeling til å ta seg av dette, men dette blir jo fort dyrere og mer komplekst.

Endret 16. desember 2013 av MrSil

[desi-bruker]

Takk for svaret MrSil!

 

Ja, det hadde enten vært business versjonen til DropBox eller JottaCloud. Det ser ut til at det vil være den tryggeste og enkleste løsningen i startfasen, også kan man jo gå over til andre løsninger så fort det blir behov for det. Er jo heller ingen store investeringskostnader der.

 

Har du prøvd business utgaven av dropbox? Er den veldig ulik "vanlige" utgaven?

[MrSil]

Takk for svaret MrSil!

 

Ja, det hadde enten vært business versjonen til DropBox eller JottaCloud. Det ser ut til at det vil være den tryggeste og enkleste løsningen i startfasen, også kan man jo gå over til andre løsninger så fort det blir behov for det. Er jo heller ingen store investeringskostnader der.

 

Har du prøvd business utgaven av dropbox? Er den veldig ulik "vanlige" utgaven?

 

Grunn-funksjonaliteten er lik, den gir deg bare enda mer i form av administrasjon og backup. Dropbox har jo velutviklet og testede apper til Android, iOS, Windows og OSX i tillegg, som øker produktiviteten når man er på reise/utenfor kontoret i form av tilgjengelighet.

 

Investeringskostnaden er ikke så stor, nei, men i ett 10-brukers perspektiv er det snakk om 1400$ i året. Dette kan jo være avskrekkende for en bedrift i startfasen (ikke at jeg har noen informasjon ang. ditt firma), men jeg vil si at dette er den desidert beste løsningen, spesielt hvis det er bedriftskritisk informasjon, som det av erfaring kan være kjekt å ha backup av.

 

En ulempe jeg har tenkt på i forbindelse med Dropbox vs. NAS er at Dropbox ikke har (såvidt jeg vet) noen mulighet til å være lagringsplass for databaser (av typen MySQL) og kan heller ikke hoste en nettside (hvis dere er interesserte i å gjøre dette selv, det er jo drøssevis av rimelige og bra løsninger der ute).

 

En annen gledelig nyhet om dropbox er at de snart kommer med støtte for 2 kontoer (slik at man kan bruke både sin private og bedriften's konto)

[lysakers]

Jeg hører at Dropbox og JottaCloud er nokså identiske, men at det blir argumentert med at personvern er noe bedre på JottaCloud med tanke på at alt ligger i Norge.

Det er angivelig også bedre hastighet/ytelse på Jotta igjen siden "reiseveien" er kortere.

 

Personlig har jeg kun prøvd JottaCloud, og kun til personlig bruk.

Synk mellom maskiner fungerer strålende. Mulighet med tilgang/sync til dokumenter via mobile løsninger.

 

Har en kollega som testet ut JottaCloud bedriftsvarianten når han skulle delle en rekke dokumenter.

Hans erfaringer var at deling av dokumenter kan bli tungvint.

Dersom den andre også er medlem av Jotta er det en enkel sak og dele helle mapper, men dersom vedkommende ikke har medlemskap må det sendes linker til hver enkelt dokument.

[sogndal94]

Eg kan anbefale Skydrive PRO, der kan ein sette tilgangar og deling lett.

[geirjenssen]

Det å kjøre dette på ett NAS lokalt er risikofyllt av flere grunner:

1. Tyveri - større sannsynlighet for å bli frastjålet data lokalt hos deg/dere enn ute i skyen hos Dropbox. De fleste NAS har en enkel reset-knapp for å resette nettverk- og passord-innstillinger, hvis man først får tak i det.

Ikke glem at ved synkronisering ligger alle data på alle 7 PC. Spesielt viktig hvis vi snakker om bærbare som medarbeiderne tar med seg hjem.

Ikke glem backup i tillegg til synkronisering. Med forbehold om at det er kommet ny funksjonalitet i det siste: Hvis en fil blir skadet, så synkroniseres skaden til alle PC'r, inklusive Dropox og filen er tapt i løpet av noen få uker. (Ref: egen erfaring for ett par år siden)

[Orpheo]

Hei!

 

Du kan sjekke opp Microsoft sin løsning, Work Folders. Dette er akkurat det samme som dropbox og lignende tjenester, men her lagres alt på din server. Hvis du kjøper en enkel server, deretter et NAS som helst kjører speiling (RAID 1), så har du kommet langt.

 

http://www.istartedsomething.com/20130917/windows-8-1-work-folders-the-free-self-hosted-dropbox-for-enterprise-built-into-windows/

Endret 17. desember 2013 av Orpheo

[Habla Møberg]

Hei!

 

Du kan sjekke opp Microsoft sin løsning, Work Folders. Dette er akkurat det samme som dropbox og lignende tjenester, men her lagres alt på din server. Hvis du kjøper en enkel server (maks 7000-8000kr), deretter et NAS som helst kjører speiling (RAID 1), så har du kommet langt.

 

http://www.istartedsomething.com/20130917/windows-8-1-work-folders-the-free-self-hosted-dropbox-for-enterprise-built-into-windows/

Denne, sammen med en god backup-løsning (lokalt og online, f.eks jotta) kan være en god løsning?

[Orpheo]

Denne, sammen med en god backup-løsning (lokalt og online, f.eks jotta) kan være en god løsning?

 

Definitivt!

 

Funksjonen er veldig ny, og mange bedrifter har enda ikke tatt i bruk Windows Server 2012 R2. Jeg antar funksjonen kommer å bli veldig populær mot slutten av 2014, og nærmest sette en ny standard for slike bedriftsløsninger.

 

For de som har lyst å begynne å leke med dette nå, så er det en kjapp guide her:

 

http://stealthpuppy.com/a-quick-look-at-work-folders-in-windows-server-2012-r2/

[desi-bruker]

Flott med tilbakemeldinger! Skal sette meg litt mer inn i de ulike løsningene, men må bare først spørre om Microsoft løsningene vil fungere optimalt for Mac OSX også?

[Orpheo]

Flott med tilbakemeldinger! Skal sette meg litt mer inn i de ulike løsningene, men må bare først spørre om Microsoft løsningene vil fungere optimalt for Mac OSX også?

 

Garantert ikke!