Beste løsning for deling og redigering av timelister og vaktplan

[RamGuy]

Hei,

 

Er på utgikk etter en rask og effektiv måte hvor vi på jobb kan få delt og synkronisert alt av vaktplaner og timelister mellom endel ansatte.

 

Vi har ikke noen løsning på dette igjennom bedriften / organisasjonen så her gjelder det å få på plass en egen ryddig løsning oss i mellom.

 

 

Til nå har vi basert oss på en noe rotete nettsky løsning, vi har forsøkt å organisere alle dokumenter vi opprettet, alle timelister og vaktplan i mapper som har vært delt via Windows (Live) SkyDrive, Google Drive og Dropbox. På dette måten har folk selv kunne velge om de vil benytte seg av SkyDrive, Google Drive og / eller Dropbox for synkronisering osv av dokumenter, og folk selv har fått velge om de vil forholde seg til Microsoft Office, Office 365, Google Docs, OpenOffice, iWork osv osv..

 

 

Utfordringen har vært det å dele alt igjennom tre separate nettsky løsninger, det har dessverre ikke fungert helt smertefritt. Utfordring nummer en er at maskinen hvor vaktplan og timelister leses, og vaktplan oppdateres er et Windows XP system.. Og Windows XP har null støtte for lokal SkyDrive og kan dermed kun synkroniseres mapper rett mot Google Drive og Dropbox.

 

Dette forsøkte vi å låse på en finurlig måte ved å ta servicemaskinen som er på 24/7, legge inn Dropbox, SkyDrive og Google Drive og ta å dele de aktuelle mappene via Google Drive på administratormaskinen, ta Google Drive mappen å putte den i SkyDrive mappen, som er puttet i Dropbox mappen på servicemaskinen og via den delt det ut til alle aktuelle personer.

 

 

Dette fungerer på papiret, alle har fått tilgang til alle dokumenter og mapper via sin egen løsning, om det så er SkyDrive, Google Drive eller Dropbox. Utfordringer dukker opp når flere aksessere samme fil, da dukker det plutselig opp duplikater og ut av intet så kan plutselig ikke vaktlisten redigeres fra administratormaskinen, plutselig er dokumenter borte og gudene vet hva. Så det å blande inn flere forskjellige nettskytjenester skaper tydeligvis endel krøll..

 

 

Så nå må vi få ryddet opp i det, og vi skal nok være litt mer restriktive når det gjelder utdeling av rettigheter da vi ser for oss at mye av problematikken har oppstått av at uvitende personer har prestert å redigere i dokumenter de ikke skal redigere og kanskje til og med prestert å slette et dokument i sin Dropbox, Google Drive eller SkyDrive mappe og ergo slette den for alle og enhver. Så nå er planen å kun gi administratormaskinen, med sin egen dedikerte bruker og min egen bruker skriverettigheter, mens alle andre kun har leserettigheter og utelukkende skriverettigheter til sin egen timeliste (logisk nok..).

 

 

Men nå skal altså alt remappes fra starten av, så vi begynner fra scratch og derfor tenkte jeg å forhøre meg litt om folk her inne hadde noe erfaring med tema og kanskje har noen gode løsninger på hvordan dette burde utføres i praksis.

 

Det vi i prinsippet ønsker er å gi alle brukere fri tilgang til å benytte seg av den tjenesten de selv ønsker, vi ønsker ikke å tvinge noen over på å bruke Google Drive (som vi uansett ikke liker da Google Docs er begrenset og har et generelt rotete GUI og er for det meste utelukkende nettbasert), Windows SkyDrive (relativt få har Microsoft kontoer lenger..) eller Dropbox (som de fleste har, men det ser ikke ut til å være noen mulighet for å dele med kun leserettigheter til mapper og dokumenter(?)).

 

 

Saken er jo den at noen er Mac OS X brukere, andre er Windows brukere og noen er til og med Linux brukere.. Noen har iOS, andre har Android og noen har til og med Windows Phone. Vi ønsker ikke å prioritere den ene plattformen over den andre, vi ønsker ikke å påtvinge folk å bruke eller opprette Microsoft, Google eller Dropbox konto bare for å få tilgang på vakt- og timelister.

 

De som kjører Mac OS X skal kunne benytte seg av Office for Mac, iWork, LibreOffice, OpenOffice eller Google Docs om de ønsker det, det samme med Windows brukere og de som kjører Linux skal selvfølgelig ikke tvinges over på bruk av Microsoft Office eller lignende.

 

 

Planen er altså at vi på administratormaskinen har installert Microsoft Office og har tilgang til Google Docs. Da har vi muligheten til å åpne alt av dokumenter, om folk benytter seg av det ene eller det andre. Unntaket blir iWork formater, men her må nesten de som ønsker å benytte seg av iWork bare bruke Office formater iWork kontra egne iWork formater som vi ikke får åpnet på et Windows XP system, det burde ikke være noe stort problem.

 

 

Utfordringen er hvordan vi skal få lagt opp dette i praksis, hvordan skal vi sømløst få synkronisert dokumenter og mapper mellom forskjellige enheter og løsninger uten at det ender opp med mye tullball.

 

 

Det enkleste hadde naturligvis å bare hatt en SkyDrive mappe, en Google Drive mappe og en Dropbox mappe på administratormaskinen som bare dupliserte alt innholdet mellom de tre mappene, hvor kun administratormaskinen og brukeren hadde hatt skrivetilgang, og alle andre kun hadde hatt skrivetilgang til sin egen personlige timeliste.

 

Dette lar seg dessverre ikke ordne av flere årsaker.. Utfordring nummer en er hvordan vi skal få dupliser innholdet mellom mappene, jeg kjenner ikke til noen god løsning for det under Windows XP annet enn å da kjøre de forskjellige mappene i hverandre, altså noe ala:

 

- Dropbox

- SkyDrive

- Google Drive

- Ha alt av dokumenter og mapper her

 

Utfordringen med det er at det ser ut til å gi mye krøll når de forskjellige applikasjonene skal synkronisere, det blir duplikater av ting og tang og visse filer og tullball gir deg ikke rettigheter til å dele dem til enhver tid og mye rot. Samtidig så har man det store problemet med at Windows XP ikke støtter Microsoft sin Windows (Live) SkyDrive klient så hele SkyDrive mappen er jo i utgangspunktet ikke mulig å dele via denne maskinen.

 

 

Det enkleste vil kanskje være å kjøre utelukkende Dropbox, det knytter seg tross alt ikke til noen formater eller løsninger så folk kunne jo hatt timelistene sine nøyaktig det formatet de ønsker synkronisert via Dropbox. Utfordringen med Dropbox er at vi ikke har funnet noen måte å gi folk utelukkende lese og ikke skriverettigheter, utifra det vi kan se så er det tut og kjør for alle med Dropbox noe som er å be om kaos.

 

 

Google Drive er en veldig åpen og enkel løsning, men Google Docs formater er forferdelig å forholde seg til å må jo åpnes og redigeres rett i nettleseren.. Windows SkyDrive tilbyr utvilsomt den beste og mest omfattende løsningen iform at ting kan åpne rett i Microsoft Office, samt Office in the Cloud er utvilsomt den beste nettbaserteløsningen av samtlige, men her har vi igjen utfordring med null mulighet for SkyDrive klient på administratormaskinen og det faktum at ytterst få faktisk har en Microsoft konto til å starte med, Office dokumenterer kan vell forøvrig åpnes med alt fra OpenOffice, til iWork og Microsoft Office per i dag.

 

 

 

Vet ikke helt hva folk tenker og mener vil være den mest ryddige og beste løsning å gå for? Kan jo forøvrig sette opp en liten oversikt over brukerne og hvilke systemer de kjører:

 

Windows (Vista og nyere): 13

Windows (XP og eldre): 1

Mac OS X (10.7 og nyere): 5

Linux: 2

 

Microsoft Office: 13

iWork: 5

Google Docs: 3

 

Dropbox: 13

SkyDrive: 8

iCloud: 10

Google Drive: 5

 

iOS: 10

Android: 5

Windows Phone: 2

 

 

Dette er sånn sirkus hvordan det ligger an med aktiv bruk av de forskjellige tjenesten til vanlig. De fleste bruker iOS, og mesteparten av disse har Dropbox itillegg til aktiv bruk av iCloud. De som kjører Android baserer seg stort sett bare på Google Drive, og de som kjører Windows Phone har ikke så mye annet valg enn å bruke SkyDrive, de to som kjører Windows Phone har disse som sekundære telefoner til sine primære iOS enheter.

 

De fleste har naturligvis tilgang på en eller annen Windows maskin, og gjerne med Microsoft Office og samtlige som kjører Mac har Office for Mac men foretrekker stort sett bruk av iWork (som uansett kan åpne Office dokumenter uten problemer). De som kjører Linux kjører dette itillegg til en Windows maskin.

 

 

Sånn sett kan vi jo si at det å bare kjøre Microsoft Office all the way er en ganske så grei løsning, stort sett alle har tilgang på Microsoft Office og alle kan redigere Office dokumenter i nettleseren via Office in the Cloud / Web via Skydrive.com eller via iCloud. Utfordringen her er at nesten ingen bruker en Microsoft konto lenger, og de færreste er spesielt interessert i en og de fleste ønsker å forholde seg til så få nettskytjenester som mulig og de færreste bruker Skydrive, og igjen har vi jo utfordringen med at Windows XP administrator maskinen ikke støtter noen SkyDrive klient.

[Harald Staff]

Hei

 

Veldig stort spørsmål. Drister meg til å dele førsteinntrykket etter en gangs gjenomlesning.

 

Jeg har ikke følelsen av at dette er en jobb for dokumenter. Det første jeg ville gjøre er å få alle som bare skal lese og ikke skrive, over på en "nettside" -i ordets videste forstand. Helt plattformuavhengig kan alle åpne en url og lese.

 

Da gjenstår alle som også skal skrive. Du sier ikke mye om datastrukturen, men vakter-arbeidsplaner-timelister egner seg gjerne godt for en databaseløsning. Databaser tillater også uten videre flerbrukermiljøer, noe dokumenter sliter med. Hvis denne også har et webgrensesnitt så skal den kunne virke på alle plattformer, men det er gjerne litt mer komplisert å sikre at alle komponentene virker overalt.

 

Dette er så vidt jeg skjønner et grasrot-initiativ. Jeg foreslår at du lar en proff utvikler vurdere en databaseløsning med nett-grensesnitt/rapportering samt et prisoverslag, og så bringe dette til ledelsen sammen med et anslag om effektivisering/besparelse. Det er allverdens å hente på slike ting hvis de gjøres riktige og brukervennlige. PM meg så skal du få et navn å starte med.

 

Beste hilsen Harald

[Korporal Kranium]

Jeg ville også lagt det opp på nett, men hvor mange trenger å redigere denne? Burde ikke dette gå gjennom 1-2 personer helst uansett? Slik at det blir minst mulig misforståelser