Er scannede dokumenter og giroer like bra bevis som orginaler?

[Thor.]

Etter å ha kjøpt meg en kombiskriver så ser jeg på muligheten til å arkivere papirer som folk normalt oppbevarer i permer på pc, minnekort eller i nettskyen. Er dette gyldig som bevis eller dokumentasjon dersom det plutselig blir behov for fremvisning? Kan jeg da kaste giroer og slippe å arkivere de i permer som tar plass? Dokumenter som innebærer karakterer, diplomer og papirer som inneholder underskrifter eller som av andre naturlige grunner ikke burde kastes blir selvfølgelig ikke kastet uansett.

[hacons]

Etter å ha kjøpt meg en kombiskriver så ser jeg på muligheten til å arkivere papirer som folk normalt oppbevarer i permer på pc, minnekort eller i nettskyen. Er dette gyldig som bevis eller dokumentasjon dersom det plutselig blir behov for fremvisning? Kan jeg da kaste giroer og slippe å arkivere de i permer som tar plass? Dokumenter som innebærer karakterer, diplomer og papirer som inneholder underskrifter eller som av andre naturlige grunner ikke burde kastes blir selvfølgelig ikke kastet uansett.

 

Jeg har arkivert alt av dokumenter elektronisk i mange år. Har brukt dette i flere anledninger mot butikker etc. i forhold til reklamasjon eller liknende. Det er ikke noe problem. I dag får vi jo mye KUN elektronisk når man handler. Ser ikke noe problemer med dette, og synes det er fantastisk å slippe alle papirene:)

[Thor.]

Det høres jo bra ut

 

Får jeg spørre hvordan du organiserer dette så det er både ryddig og lett å slå opp i? Og er det noe du arkiverer i permer i tillegg til digitalt?

[hacons]

Det høres jo bra ut

 

Får jeg spørre hvordan du organiserer dette så det er både ryddig og lett å slå opp i? Og er det noe du arkiverer i permer i tillegg til digitalt?

 

Har veldig lite i papirformat i permer - kun noen kursbevis og liknende som du nevnte.

 

 

Tatt prt screen av utdrag av oppsettet jeg har - et forslag;) Se denne linken https://www.dropbox.com/s/h02zg4io0jv8vyr/oppsett%20bilder.pdf

 

Håper det er til hjelp_=

[Thor.]

Takk skal du ha.

 

Da blir nok scanneren brukt hyppig. Blir nesten morsomt nå.

[frevild]

Hvis du tenker på bevis for at du f.eks. har betalt regninger eller har kjøpt varer/tjenester, er skannet kopi selvsagt helt i orden. Det er knapt noen regler for hva som i slike sammenhenger er "gyldig" bevis.

 

I noen sammenhenger er det krav om attesterte kopier eller originaler, typisk ved søknader til det offentlige, evt. også ved jobbsøknader. Det er derfor lurt å ta vare på viktige dokumenter slik du jo skriver at du har tenkt.

Endret 24. april 2013 av frevild

[Taxman]

Må bare legg til at bokføringsregelverket ble endret for et par år siden, og da ble digital kopi av bilag godkjent. Dette innebærer at rundtom i det langstrakte land er det flere bedrifter og regnskapskontor som skanner bilag, og så kaster dem til makulering. Helt lovlig, så elektronisk oppbevaring er helt OK.

 

Er akkurat begynt med det selv.

 

Prøvde først med å bare scanne og gi greit filnavn og oppbevare i egen katalog. Eksperimenterte så med å bruke one note (et skikkelig bra men desverre undervurdert verktøy). Her ble størrelsen på filen mye støre, men fordelen var at one note scanner tekst inne i fakturaene slik at en kan søke på teksten i alle faktura (det gjør det veldig lett å finne igjen rett faktura). Neste trinn blir å få tak i et eget program for digitalt arkiv og teste, men har enda ikke kommet i gang med det.

[PROuser]

Er det firma regnskap det gjelder, kan jeg anbefale Tripletex.no

Har brukt det selv i 1,5 år. Der scanner jeg inn og legger alle inn i tripletex. Der bokfører man de på en meget enkel måte, og dermed er man ferdig med å tenke på dem.. Og man slipper å lage egne navn på dem.

 

Et tips.. Scan alt inn som pdf filer, og kjør ocr på dem ved hjelp av pssende program, slik at du kan lagre de som søkbare pdf filer..

 

Finnes forskjellige program for det, mulig noen gratisprogrammer og.

Jeg kjøpte Omnipage for å Gjøre teksten søkbar.

Så kjøpte jeg Paperport for å lage det private arkivet oversiktlig.

Hvis pdf filene er søkbare, kan man søke gjennom alle filene og finne ord i dokumentene. Feks søk "telenor", så vil den vise alle dokumenter som inneholder det ordet. Da er det enkelt å finne eldre bilag.

 

Paperport har mange kjekke funksjoner som:

-legge sammen flere ark til en felles fil

-Splitte opp en fil med mange ark

-rediger pdf filer på en enkel måte

-slette sider i et flersidig dokument

-Lage enkel oversikt med forhåndsvisning av første side av hvert dokument

-Klippe sider til riktig størrelse om det er scannet for stort område, noe som er praktisk om man har en liten butikk-kvittering. og lagre den i riktig størrelse.