Lagring av viktige dokumenter?

[Xandathrii]

Hei,

 

Jeg har problemer med å holde styr på viktige papirer, Bankpapirer, eiendomspapirer, skatt etc, i permer og hyller, dette flyter til tider overalt, og dette er et mareritt hver gang man skal skrive selvangivelsen, ha en takstmann på besøk eller søke om refinansering..

 

Jeg har begynt å scanne lønnslipper, årsoppgaver og skattepapirer til pdf-filer, og har bæreposer til makulering stående. Jeg vet at dette er "risky", da man må ta godt vare på sine lagringsmedium, og gjerne ta 2 backups etc.

 

Men mitt spørsmål, som jeg ikke finner noe godt svar på, er: kan scannede dokumenter brukes som fullverdige dokumenter? Jeg mener, hvis jeg har scannet alle skattepapirer og eiendomspapirer, slik at jeg kun sitter på digitale filer, kan disse brukes som fullgode dokumenter hvis jeg skulle trenge det? Eller er banken, advokaten etc kresne på dette?

 

Jeez, jeg vil bare bli kvitt dette papirkaoset en gang for alle...... *frustrert*

Endret 27. februar 2012 av Xandathrii

[PROuser]

Jeg hadde samme problemet med alle dokumentene i de to firmaene jeg har. Men nå nylig kom jeg endelig over et online regnskapssystem (tripletex.no) som gjorde det litt enklere for oss. Nå scanner vi alle billag og sender dem til de på mail. Der blir de registrert som godkjente elektroniske billag!

Derfor har vi ingen papirer lengre!

 

Der blir de og lagt inn direkte i regnskapet, hvor regnskapsfører og revisor gjør jobbene sine direkte!

 

Glad vi er ferdig med alt det papirdriten.

 

Men er usikker på hvordan du må gjøre det for at de skal bli godkjente elektronisk..

Endret 9. mars 2012 av PROuser

[Euklid]

Vi har lenge prøvd å kutte ut arkivering av fysiske kvitteringer fra reiseregningene på jobb, uten hell. Ordnung muss sein, ifølge skattemyndighetene og revisor. Når samfunnet er på et punkt der kvitteringene for en times parkering må arkiveres i 10 år ville jeg ikke tatt sjansen på å makulere et boligskjøte ...

[Xandathrii]

Banken godtok et scann av selvangivelsen og lønnslippen da jeg gikk for å søke om et lån i dag, men bortsett fra det er jeg veldig usikker på hva som aksepteres rundt omkring. Møk lei all papiret som samler seg opp.

[citronen]

Hei Xandathrii,

 

Jeg er selvstendig næringsdrivende, og har INGEN problemer med å forstå ditt hat mot papir. I 2011 alene, fylte jeg tre fulle permer med billag, kontrakter og alt mulig annet.

 

Løsningen er www.jotta.no

[xibriz]

Jeg ville nok tatt vare på orginalene i en stor eske just in case.

 

Selv om man kanskje ikke trenger de fysiske kvitteringene kan det godt hende de kommer til nytte i tilfelle ett større datakrasj.

 

Mange kan si at de har backup å greier, men hvor mange sjekker at backupen går? Hvor mange tester backupen ofte? Hvor mange backuper har man (burde minst være 3 inkludert hovedkopien)?

[Xandathrii]

Jeg ville nok tatt vare på orginalene i en stor eske just in case.

 

Selv om man kanskje ikke trenger de fysiske kvitteringene kan det godt hende de kommer til nytte i tilfelle ett større datakrasj.

 

Mange kan si at de har backup å greier, men hvor mange sjekker at backupen går? Hvor mange tester backupen ofte? Hvor mange backuper har man (burde minst være 3 inkludert hovedkopien)?

 

Det er det jeg egentlig ikke vil, jeg vil ha papirene "ut av verden" , he he. I mitt våværende system har jeg alt i permer og kviteringer etc i esker, og det er dette jeg vil bort i fra. Regninger og de fleste kvitteringer finnes jo heldigvis på nettbanken, men ved innkjøp av ting til huset (hvitevarer/møbler etc), skanner jeg kvitteringene, i et stort håp om at hvis jeg skulle være så uheldig å måtte reklamere eller bytte noe, så kan jeg printe ut disse og ta med. (Men jeg har aldri prøvd, så jeg er usikker på om slikt blir godtatt).

 

Backup av Backup er et must. En ekstern harddisk er desverre ganske fragil når det gjelder støt, vann og varme, så jeg er NØDT til å kjøpe en disk til, for backup-backup

 

Hei Xandathrii,

 

Jeg er selvstendig næringsdrivende, og har INGEN problemer med å forstå ditt hat mot papir. I 2011 alene, fylte jeg tre fulle permer med billag, kontrakter og alt mulig annet.

 

Løsningen er www.jotta.no

 

Jotta.no er jo et knall tilbud, 5gb free diskspace er gull verdt til det alle papirer samt de viktigste bildene etc , men hva slags dokumenter kan skannes og brukes like godt som orginalen? Det er det jeg jakter etter nå, hva kan jeg skanne (for så å kvitte meg med orginalen i peisen)

[nomore]

Du må først og fremst organisere papirflyten og prioritere de forskjellige tingene. Uten system her vil alle forsøk på rydding kun være midlertidig.

 

Dette gjør eg:

 

Kvitteringer. Alle kvitteringer på kjøp av "ting" legges på samme sted når eg kommer hjem. Hver måned tar eg en gjennomgang av bunken. Alle kvitteringer under 500 kr som er eldre enn to uker kastes. Resten scannes inn og legges inn i Evernote som et notat. Tittel inneholder kjøpsdato og varenavn, og notatet merkes med butikknavn. Deretter kastes kvitteringen. Er du i butikken og skal reklamere kan du kjapt vise frem kvitteringen på telefonen eller sende den pr e-post til butikken. Eller begge deler. Aldri mer kvitteringsproblemer.

 

Årsoppgaver og alt som har med selvangivelsen å gjøre. Legges i en brevkurv merket med "selvangivelse". Når det er tid for å fylle ut selvangivelsen går du igjennom denne brevkurven, og deretter arkiverer disse i en perm merket "selvangivelse" med skilleark på årstall. En normalt stor perm bør kunne holde på 7-8 år med ligningspapirer for min del.

 

Regninger. Legges rett i en brevkurv merket med "ubetalte regninger". En gang i måneden(ved lønning) legges disse inn i nettbanken. Alle stemples med dato for betaling samt betalingsreferanse fra nettbanken, og flyttes deretter i en ny brevkurv som heter "betalte regninger". Et par ganger i året går eg igjennom denne brevkurven og arkiverer alle regninger i en egen perm merket "regninger" + årstall. I denne permen er det tolv skilleark, en for hver måned. Eg har alltid de tre foregående årene med regninger i permer. Alt annet kastes.

 

Viktige papirer. Her ligger vitnemål, karakterutskrifter, attester, leieavtaler, skjøter, kjøpekontrakter, vognkort del 1, forsikringspapirer, lånepapirer osv. Som regel skilles disse på 6-7 kategorier. Videre sortering av disse er ikke nødvendig for min del da det ikke er snakk om så mye papirer(bortsett fra forsikringspapirer som konstant endres). Viktige papirer som er "one of a kind", ELLER som brukes ofte skannes og legges inn i Evernote som viktig notat. Ellers ligger de andre i en egen arkiveringsboks i boden.

[Xandathrii]

Gode tips Nomore

 

Jeg har et nogenlunde likt system som det du beskriver for øyeblikket, men det er på en måte dette jeg ønsker å digitalisere mest mulig. Et par permer holder for det meste, men jeg vil ha de så slanke som mulig, og på sikt helt borte. Jeg ser for meg at selvangivelser, årsoppgaver blir mer og mer digitalt fremover uansett, da jeg har lest et eller annet sted tidligere at staten ønsker å kunne sende ut slikt over nett.

 

Forsikringspapirer har jo også heldigvis blitt mer og mer webbasert, da de fleste selskap har sider der man har en egen side med infoen sin.

 

Regninger ser jeg ikke helt hensikten og ta vare på, da jeg kun betaler med nettbank, og selve betalingen er jo "lagret" der.

 

Kjemegodt å høre at kvitteringer fra butikk kan skannes og brukes som gyldige kvitteringer senere Dette sparer jo mye plass.

[nomore]

Kvitteringer er noe herk, ja. Eg har aldri hatt noe problem med å hverken reklamere eller bytte når eg har vist digital versjon av kvittering. Et tilfelle hvor butikken krevde papirkopi, og eg løste det med å sende kvitteringen på e-post direkte til butikken via Evernote. Så skrev de ut en kopi.

 

Regninger er greit å ta vare på både i forbindelse med dokumentasjon og selvangivelse(bomutgifter, barnepass osv). Og ikke minst er foreldelsesfristen på krav tre år. Om noen da skulle komme etter 2 år og 7 måneder og kreve betaling for noe eg har betalt, så er det lett å si at man finner den i nettbanken. Men virkeligheten er ofte det at såpass gamle transaksjoner er arkivert(og ligger ikke i nettbanken). For å få disse ut må man betale banken for å lete disse opp, og da begynner morroa Når eg har regningen i en perm stemplet med betalingsdato(som banken kan bruke som referanse) og referanse så finner banken transaksjonen lett igjen

 

Eg bare planlegger for worst case scenario. Som regel er det unødvendig. Men samtidig så koster det lite å gjøre det.

[Inge Rognmo]

Vi har lenge prøvd å kutte ut arkivering av fysiske kvitteringer fra reiseregningene på jobb, uten hell. Ordnung muss sein, ifølge skattemyndighetene og revisor. Når samfunnet er på et punkt der kvitteringene for en times parkering må arkiveres i 10 år ville jeg ikke tatt sjansen på å makulere et boligskjøte ...

Det hørtes noe rigid ut. Flere store bedrifter (bl.a. fire jeg er kunde hos/leverandør til; Tine, Nortura, GENO, Hydroscand) sender ut faktura eller avregning pr mail som pdf-dokument (og kun det; papirkopier skrives bare ut på forespørsel mot gebyr) til bedriftskunder med registrert mail-adresse, og disse skal være greie å arkivere digitalt, så vidt jeg vet. Mulig status på kontantkvitteringer hvor kundens navn ikke er angitt, og hvor samme kvittering (evt. en kopi av samme) dermed i teorien kunne brukes/fradragsføres hos flere bedrifter er annerledes?

 

 

Men virkeligheten er ofte det at såpass gamle transaksjoner er arkivert(og ligger ikke i nettbanken). For å få disse ut må man betale banken for å lete disse opp(...)

Da tillater jeg meg å påpeke at du har en særdeles lite kundevennlig bank. Begge mine (Fokus og Landkreditt) lar meg uten problemer og betaling lete gjennom kontoutskrifter, og for Landkreditt's del også søke på enkelttransaksjoner, fra over fem år tilbake i tid, fullstendig selvbetjent og gratis.

[nomore]

Tja, har en av landets største banker nå, og måtte for sikkerhetsskyld sjekke. Transaksjoner ligger der i maks to år. Eg måtte be om kvittering en gang i den gamle banken, og betalte vel da et gebyr på 30-40 kr for det. Fikk da bilaget tilsendt pr e-post.

 

Men om det finnes banker som gjør dette gratis, eller legger det i nettbanken, så er jo det flott

[Xandathrii]

Så sjeldent som jeg får trøbbel med regninger, (skjedd 1 gang i livet, minnes jeg...) så ser jeg ikke på et evnt. kundegebyr på 30-40kr hvis min bank skulle fisket opp transaksjonene for meg som noe stort problem. Heldigvis får jeg 80% av alle regninger som E-faktura nå, å det sparer jo tid og sortering

 

Så slik jeg ser det, kan:

Kvitteringer : Fint skannes og brukes til reklamasjon/bytte, også da ved evnt Forsikringstvister vil jeg da tru?

Skattepapirer: Min bank sa de godtok skann ved søk om lån, men jeg har ikke sendt det til dem enda, så dette er fortsatt under testing.

Eiendomspapirer: Her er jeg blank. Takstmann, megler og forsikringselskap vil nok gjerne se orginalkopi, selv om jeg mistenker at skann kan fungerer også, men dette skal jeg sjekke nærmere, da jeg for tiden driver og selger et hus.

Forsikringspapirer: Dette er jo ren info fra f.selskapet, ser ingen grunn til at dette ikke kan skannes. Gjør dere?

Endret 14. mars 2012 av Xandathrii

[Inge Rognmo]

Når det gjelder eiendomspapirer, så sjekker jo megler og banker hva som er tinglyst på eiendommen og får utskrifter derfra (dvs Statens Kartverk); papirskjøtet er "bare" din kvittering på at det er tinglyst. Hvis du vet med 100% sikkerhet at eiendommen er tinglyst på ditt navn, og at grensene på eiendomskartet (og i kartdatabasen) er riktige, ser jeg lite behov for å arkivere verken skjøte eller målebrev/kartforretninger, men gjør det nå likevel..

 

Forsikringspapirer får jeg overhodet ikke tilsendt som papir, de ligger digitalt på "Min Side" hos Gjensidige.