Hvordan håndterer dere mail når tilbake etter ferie?

[toretang5]

Hvordan håndterer dere mail når dere skal på ferie?

 

Hovedblokken min ad ferie er på tre uker, og da kommer det til å ligge iallefall 450 mail når jeg er tilbake. Før har jeg gått igjennom disse når jeg er tilbake på jobb, men det er jo et slit uten like. Det tar meg flere dager, og jeg kommer på etterskudd med alt annet.

 

Jeg har sett at noen skriver i sin automatiske reply:

 

"Jeg er på ferie fra x til y. Mail besvares ikke. Henvendelser kan rettes til aa@bb".

 

....men det er vel kanskje en litt for lettvint løsning?

 

Hvordan gjør dere det?

[NikkaYoichi]

Jeg setter av de(n) første dagen til lesing av e-post.

[The Avatar]

Er vel litt avhengig av kva slags mail du får.

 

Fordelen med å bruke auto-reply der du oppgir ei alternativ adresse er at du får forhåndssortert ein del av posten sidan dei som har mindre viktige henvendelser då ofte venter til etter ferien med å prøve på nytt.

 

Men om du kun får viktige mail så må du berre sette av tid etter ferien. Då kan det være ein fordel å lese over emnetittelane fyrst for å sjå om det er mail som du må ta med ein gong, deretter så starter du med dei eldste mailane fyrst og jobbar deg frammover i tid. Starter du med dei nyaste kan du ende opp med å aldri rekke ned til dei eldste mailane sidan du stadig får ny epost straumande inn i innboksa.

[aklla]

Jeg bruker auto-reply/fraværsassistent med kontaktinfo om noen andre de kan henvende seg til, nummeret mitt privat står der også.

Så setter jeg av 2-5 av de første dagene til å besvare og behandle mail, 80% av de blir ignorert.

Sist 3-ukers ferie jeg hadde så fikk jeg vel 1200 mail eller noe.

Endret 17. juni 2010 av aklla

[nomore]

Eg sørger for at alle mine nærmeste kollegaer vet når eg er på ferie og andre kollegaer som eg vet pleier å ha regelmessig kontakt med meg. Deretter setter eg på auto-reply som sier at eg er på ferie fra dato til dato, og at e-post ikke vil bli lest/behandlet før etter dette. Samtidig oppgir eg et telefonnummer/e-postadresse som de kan bruke om det ikke kan vente.

 

Så sørger eg også for å få gjort unna alt som skal gjøres rutinemessig mens eg er borte, avslutter evnt pågående oppdrag som er ferdige og så informerer eg kontaktpersonene på de andre oppdragene om at eg tar ferie og at eg evnt setter oppdraget over på en kollega. Så tar eg ferie med god samvittighet.

 

Når eg så kommer tilbake er postboksen overfylt av meldinger i fra sure kunder som lurer på hvorfor de ikke får svar, mange nye oppdrag som selvfølgelig hastet og et rom fylt av sure kollegaer som måtte gjøre min jobb når eg var borte.

 

Gleder meg allerede til eg kommer tilbake

[Slackbert]

I likhet med andre her setter jeg på autoreply med alternativ kontaktperson og mitt telefonnummer i tilfelle krise (det er det ordet jeg bruker).

 

Når jeg kommer tilbake etter tre ukers hovedferie har jeg alt fra 200-500 mail, alt ettersom når ferien avvikles. Da setter jeg av en dag eller deromkring til å gå igjennom disse.