Faktura/bilag? Og andre bokføringsspørsmål

[madompa]

Hei!

 

Hatt enkeltpersonsforetak i et halvt år nå, men har endt med en diger bunke kvitteringer som ligger på pulten som jeg ikke tør å røre da regnskapsprogrammet virkelig har skremt meg litt.

 

Jeg bruker Agro Økonomi, men spørsmålene mine er sikkert ikke bundet til akkurat det programmet.

 

1. Først og fremst, hva er egentlig en faktura i forhold til bokføring? En faktura sier jo ingenting om hva man har tjent, det er jo ikke alltid man ender opp med å faktisk få betalt? Et bevis på betaling, f.eks. kontooverførsel, må vel også føres inn som et bilag?

 

1.2. Hva slags kontokode skal i så fall disse bilagene settes inn på?

 

2. Når jeg fører utgifter, så blir jeg litt forvirret over hvilket kontokode/kontonummer jeg skal føre. På de få jeg har registrert har jeg bare så lenge valgt "Rekvisita" (husker ikke kontokoden). Finnes det noen nettside med liste/huskeregler på dette?

 

3. Hvordan håndterer jeg honnorar jeg mottar kontant? Si f.eks. 30 foreldre som betaler meg for en DVD av podens skoleforestilling. Jeg kan jo ikke gi dem en faktura hver..

 

 

Er takknemlig for alle svar Og gjerne undervurder meg i svarene deres, jeg kan litt, men jeg vet ikke om det jeg kan er riktig..

[gxi]

En faktura er det som regnskapsmessig regnes som omsetning. Om du får betaling eller ikke spiller egentlig ikke noen rolle vedrørende den regnskapsmessige omsetningen. Om det er nesten helt sikkert at en faktura ikke blir betalt kan den regnskapsføres som konstantert tapt og skatter/avgifter for den blir fritatt for inntil en evt. betaling kommer senere. Jeg tror ikke det er noe direkte krav at du skal regnskapsføre den faktiske innbetalingen når du ikke er bokføringspliktig, men du er uansett nødt til å ha kontroll på det, noe som igjen betyr at du er nødt til å i vertfall kunne hente frem dokumentasjon for innbetalingene på et senere tidspunkt.

 

Hvis du får innbetalinger kontant er det et krav at disse skrives direkte inn på et kassaapparat eller tilsvarende ved innbetaling. Du kan velge om du vil gi en kvittering til kunde eller ikke, men kunde har krav på kvittering dersom kunde ønsker det. Du skal uansett ha dokumentert salget via kassaapparatet.

[madompa]

Hvis du får innbetalinger kontant er det et krav at disse skrives direkte inn på et kassaapparat eller tilsvarende ved innbetaling. Du kan velge om du vil gi en kvittering til kunde eller ikke, men kunde har krav på kvittering dersom kunde ønsker det. Du skal uansett ha dokumentert salget via kassaapparatet.

Men når f.eks. en ungdomsklubb tar penger i en kiosk, hvordan bokfører de disse pengene? Eller fungerer dette på en annen måte da de kanskje er registrert som forening/etc?

[Inge Rognmo]

1. Først og fremst, hva er egentlig en faktura i forhold til bokføring? En faktura sier jo ingenting om hva man har tjent, det er jo ikke alltid man ender opp med å faktisk få betalt? Et bevis på betaling, f.eks. kontooverførsel, må vel også føres inn som et bilag?

Slik jeg gjør det, så fører jeg betalingen på samme bilagsnr som faktura, men på ny linje og med annen dato (se under). Meldingene fra banken om penger inn på konto arkiverer jeg ikke; alle ut- og innbetalinger på konto framkommer jo av den månedlige kontoutskriften. Du kan sikkert også arkivere denne meldingen og gi den et eget bilagsnummer om du vil; jeg er ikke sikker på hva som er "rett" måte å gjøre det på..

 

1.2. Hva slags kontokode skal i så fall disse bilagene settes inn på?

Faktura på varer du har kjøpt (innkommende faktura) skal føres slik:

Fakturadato debet utgiftskonto kredit reskontro (2400 leverandørgjeld, spesifiseres med navn på firma)

Betalingsdato debet reskontro kredit bankkonto

 

Og for utgående faktura blir det omvendt:

Fakturadato debet reskontro* kredit inntektskonto (*1500 kundefordringer, spesifiseres med navn på kunde)

Betalingsdato debet bankkonto kredit reskontro

 

2. Når jeg fører utgifter, så blir jeg litt forvirret over hvilket kontokode/kontonummer jeg skal føre. På de få jeg har registrert har jeg bare så lenge valgt "Rekvisita" (husker ikke kontokoden). Finnes det noen nettside med liste/huskeregler på dette?

Denne excel-filen burde vel hjelpe litt. Det burde også være lett å slå opp i kontoplanen gjennom regnskapsprogrammet, men Agro Økonomi er visst ikke så intuitivt designet.. (har såvidt prøvd demoversjonen)

 

3. Hvordan håndterer jeg honnorar jeg mottar kontant? Si f.eks. 30 foreldre som betaler meg for en DVD av podens skoleforestilling. Jeg kan jo ikke gi dem en faktura hver..

 

enten skriver du ut en (30) kontantfaktura(er) fra regnskapssystemet om det er mulig, eller så bruker du en kvitteringsblokk for håndskriving med gjennomslag/blåpapir, og bruker gjenparten som regnskapsbilag. Føres slik:

Fakturadato debet 1920 kasse og kredit 3*** (riktig inntektskonto). Om du ikke har noe kassaapparat med kasseskuff, kassaoppgjør osv osv (ikke krav om det under en viss omsetning) er det ryddigst regnskapsmessig å sette og føre hele beløpet videre inn på foretakets bankkonto (debet bankkonto, kredit 1920 kasse, slik at saldo på konto 1920=0kr) neste dag banken er åpen, og ikke legge dette i sin private lommebok på ubestemt tid og senere uforvarende bruke av disse pengene til private handleturer -blir fort mye rot i regnskapet av det...

[Inge Rognmo]

Men når f.eks. en ungdomsklubb tar penger i en kiosk, hvordan bokfører de disse pengene? Eller fungerer dette på en annen måte da de kanskje er registrert som forening/etc?

 

Som nevnt i det andre innlegget, så er det ikke krav om kassaapparat før man har en viss kontantomsetning. Detaljene står i bokføringsforskriften §5-4. Å føre kontantomsetning i en kassadagbok (det ordet er vel mest kjent fra eldre tider...) er altså den enkleste løsningen inntil man får behov for kassaapparat, men du må også ha en kvitteringsblokk for hånden i tilfelle kunde ber om det. Strengt tatt bør man vel skrive kvitteringer til alle uoppfordret, men så lenge det noteres i boka er det nok for skattemyndighetene.

[madompa]

2. Når jeg fører utgifter, så blir jeg litt forvirret over hvilket kontokode/kontonummer jeg skal føre. På de få jeg har registrert har jeg bare så lenge valgt "Rekvisita" (husker ikke kontokoden). Finnes det noen nettside med liste/huskeregler på dette?

Denne excel-filen burde vel hjelpe litt. Det burde også være lett å slå opp i kontoplanen gjennom regnskapsprogrammet, men Agro Økonomi er visst ikke så intuitivt designet.. (har såvidt prøvd demoversjonen)

 

Takk for god oversikt, Inge!

 

Så, hvis jeg for eksempel skal føre opp DV-taper eller brenne-DVD-er (jeg driver med videoproduksjon), vil da en av disse være riktig?

4000 Innkjøp av råvarer og halvfabrikata høy sats

4030 Innkjøp av råvarer og halvfabrikata middels sats

 

Kjøper jeg meg et videokamera, hvor skal jeg plassere dette? (er det forskjell på om jeg avskriver det eller ikke?) Innkjøp av programvare?

 

Komplisert i starten det her, men på en merkelig måte er det ganske interessant også

[Inge Rognmo]

Så, hvis jeg for eksempel skal føre opp DV-taper eller brenne-DVD-er (jeg driver med videoproduksjon), vil da en av disse være riktig?

4000 Innkjøp av råvarer og halvfabrikata høy sats

4030 Innkjøp av råvarer og halvfabrikata middels sats

DV-tape og DVD-plater har 25% mva, og da blir det konto 4000.

(halv sats=14% mva =matvarer, og lav sats =7%mva =persontransport)

 

Kjøper jeg meg et videokamera, hvor skal jeg plassere dette? (er det forskjell på om jeg avskriver det eller ikke?) Innkjøp av programvare?

Videokamera som avskrives føres på eiendelskonto enten 1270 eller 1280, og saldo på den kontoen avskrives med x antall prosent årlig til konto 6010. Regnskapsprogrammet har gjerne egne funksjoner for årsoppgjør, inkludert avskrivninger. Ved direkte utgiftsføring: tja, en av kontoene 6510-6550? Har ikke så mye å si hvilken, annet enn for egen bruk (sammenligning med tidligere år, budsjettering etc.) -man kan gjøre en god del endringer i planen, som å endre navn eller lage nye underkonto (f.eks. dele opp flere typer håndverktøy på 6510-6519)

 

Programvare: I mitt program har jeg to underkonti i gruppe 655: 6552 Programvare anskaffelse og 6553 Programvare årlig support/vedlikeholdsavtale, dette er tilpasninger gjort fra leverandørens side (i mitt tilfelle Daldata/Duett økonomisystem). Du kan opprette tilsvarende underkonti, (inkludert en for maskinvare, f.eks. 6551) eller postere alt på morkontoen 6550. En så detaljert oppdeling er som sagt over mest hjelp for din egen del, ikke noe skattemyndighetene krever..