Trøbbel med Word 2007.

[FVH]

Hei.

Håper noen kan hjelpe meg raskt her. Holder på med mastergrads-besvarelse, og har panikk.

 

Jeg har Word 2007 på XP professional.

Jeg har skrevet litt her og litt der i besvarelsen min, som nå er rundt 70 sider. Underveis har jeg lagt inn bilder som jeg bare har kopiert fra nettet.

I går gikk jeg tilbake til begynnelsen av besvarelsen for å skrive mer utfyllende om en ting, og etter noen linjer med skriving ser jeg at sidetallet plutselig har føket opp til nesten 80 sider!

Jeg zoomet ut for å se hva som hadde skjedd, og litt lenger ned i oppgaven var det plutselig en masse sider som bare hadde èn setning. Hva i all verden er det som har skjedd? Har det noe med forskyvning av bildene nedover og gjøre?

 

Har tidspress, og slike ting er det siste jeg trenger nå.

 

Takker så mye for innspill.

Endret 12. april 2009 av FVH

[kjeklulf]

Dette er vanskelig å svare på uten i vite mer om hvordan du har bygget opp dokumentet ditt (bruk av stiler, hvordan bilder er limt inn etc.), men det er et typisk problem at tekst flytter på seg om man ikke er klar over hvordan tekst og bilder bør settes inn i et slikt dokument.

 

Noen generelle råd:

 

- Bruk stiler, unngå direkte formatering.

 

- Aldri lim inn bilder direkte etter å ha kopiert dem fra nettet.

 

- Bruk egne stiler på bilder som er limt inn og tenk igjennom hvordan bilder og tekst skal plasseres i forhold til hverandre.

 

- Vis skjulte tegn for å se hvor problemene er og hva de skyldes. 90% av slike problemer avsløres da (klikk den speilvendte P-en under Hjem -> Avsnitt).

 

- TA BACKUP!!!

[FVH]

Dette er vanskelig å svare på uten i vite mer om hvordan du har bygget opp dokumentet ditt (bruk av stiler, hvordan bilder er limt inn etc.), men det er et typisk problem at tekst flytter på seg om man ikke er klar over hvordan tekst og bilder bør settes inn i et slikt dokument.

 

Noen generelle råd:

 

- Bruk stiler, unngå direkte formatering.

 

- Aldri lim inn bilder direkte etter å ha kopiert dem fra nettet.

 

- Bruk egne stiler på bilder som er limt inn og tenk igjennom hvordan bilder og tekst skal plasseres i forhold til hverandre.

 

- Vis skjulte tegn for å se hvor problemene er og hva de skyldes. 90% av slike problemer avsløres da (klikk den speilvendte P-en under Hjem -> Avsnitt).

 

- TA BACKUP!!!

 

Takker for det!

 

Jeg er nok dessverre amatør når det gjelder dette.

Derfor vet jeg ikke hva du mener når du sier bruk stiler og unngå formatering.

 

Men jeg kan fortelle hva jeg har gjort.

Jeg har bare åpnet word, satt marger, satt font til 12 og begynt skrivingen.

For overskrifter har jeg bare brukt samme font i fet utførelse.

Bildene jeg har brukt har jeg lett opp på nettet, høyreklikket og trykket kopier og limt inn i besvarelsen. Helt sikekrt der det har gått feil. Du skriver at det må jeg ikke gjøre.

Men så sier du at jeg må bruke egne stiler på bilder jeg skal bruke, men det vet jeg ikke hva betyr.

 

Jeg har nå fjernet alle bilder fra besvarelsen. Idèen er at jeg skal skrive den helt ferdig og så sette alle bildene inn i etterkant. Denne gangen har jeg lett opp de samme bildene på nettet - trykket høyre og "lagre bilde som", og lagret dem i en egen mappe for å hente dem derfra når de skal inn i oppgaven. har følelsen av at det blir mest riktig.

 

Takker for hjelp.

[Fin Skjorte]

Siden du har tidspress så er en kjapp måte å fikse dokumentet på å faktisk lage et nytt.

 

Når du er ferdig med å redigere ditt nåværende dokument så kopierer frem til et "mellomroms problem", og limer inn i det nye dokumentet.

Hopp (selvfølgelig) over problem området, kopier så frem til neste problem og så lim inn igjen i det nye.

[kjeklulf]

Jeg er nok dessverre amatør når det gjelder dette.

Derfor vet jeg ikke hva du mener når du sier bruk stiler og unngå formatering.

 

Du skal unngå direkte formatering, dvs. formatering gjort med knappene som ligger i gruppene Skrift og Avsnitt under fanen Hjem. Disse bør kun brukes på enkle dokumenter og eventuelt helt til slutt i et større arbeid for å gjøre små endringer (men da kun om du vet hva du driver med).

 

Med stiler mener jeg at du skal bruke de stilene som ligger i gruppen Stiler under fanen Hjem. En stil er en samling med formateringer som kan gjøres med et enkelt klikk. Dermed unngår du en lang rekke problemer og tidkrevende arbeid om du vil gjøre omfattende endringer i skrifttyper og størrelser for eksempel. Stilene som er innebygget kan modifiseres slikt at de passer i ditt dokument og du kan lage egne stiler som ser ut slik du ønsker. Dette er mye mer stabilt og enkelt å endre enn direkte formateringer.

 

La oss for eksempel si at du har en del avsnitt som har innrykk. Hvis du gjør dette med direkte formatering og så bestemmer deg for å endre størrelsen på innrykket må du gjøre dette manuelt for alle avsnitt som har innrykk. Ved å bruke en stil med innrykk kan du endre stilen og så endres alle avsnittene automagisk.

 

Bruk de innebygde overskriftsstilene for overskrifter, og modifiser dem om nødvendig. De har med seg en del egenskaper som gjør det lettere å vedlikeholde dokumentet, lettere å få en korrekt og fornuftig tekstflyt og lettere å lage for eksempel innholdsfortegnelse etterpå.

 

Hvis du vil lære mer om stiler kan du lese litt her:

 

http://addbalance.com/usersguide/styles.htm

 

og her:

 

http://www.shaunakelly.com/word/stylesms/index.html

 

Dette er for tidligere versjoner av Word men hovedpoengene gjelder også 2007.

 

Bildene jeg har brukt har jeg lett opp på nettet, høyreklikket og trykket kopier og limt inn i besvarelsen. Helt sikekrt der det har gått feil. Du skriver at det må jeg ikke gjøre.

Men så sier du at jeg må bruke egne stiler på bilder jeg skal bruke, men det vet jeg ikke hva betyr.

 

Det er muligens der det har gått feil og det gir deg uante problemer. Når du kopierer og limer inn et bilde på den måten får du ikke bare med deg bildet. Du får med en link til bildets opprinnelige plassering (på nett) og neste gang du åpner dokumentet vil programmet koble seg på nett og sjekke om bildene fortsatt er på samme sted. Resultatet er at du får et sirup-dokument som i verste fall kan krasje helt. Den rette metoden er som du skriver: Lagre bildene lokalt og sett de inn fra Sett inn -> Bilde.

 

Når jeg skriver "bruke egne stiler på bilder" mener jeg at du bør lage en egen stil som brukes i de avsnittene som er bilder (hvis bildene er på linje med tekst er de som regel egne avsnitt selv om vi ikke tenker på dem som vanlige avsnitt). En slik stil kan for eksempel inneholde innstillinger for innrykk, avstand før og etter, stil for følgende avsnitt, tekstflyt etc. slik at bildene holder seg på samme side som teksten det hører til. Når du har laget en slik stil setter du inn et bilde, klikker på det og klikker på stilen du har laget.

 

Fordelen med dette er at du slipper noen av problemene du har opplevd og at du enkelt kan endre plassering for alle bilder i dokumentet samtidig (hvis du for eksempel ønsker litt mer avstand til påfølgende avsnitt).

 

Til slutt: Stiler er det kraftigste, beste og mest undervurderte verktøyet i et tekstbehandlingsprogram. Lær deg å bruke dem først som sist og du vil straks spare timer og dager med arbeid.

Endret 13. april 2009 av kjeklulf

[FVH]

Jeg sier bare tusen hjertelig takk for all hjelp!

 

Megabra post, kjeklulf.

 

Jeg har nå - som jeg sa - rett og slett fjernet alle bilder som jeg la inn rett fra nettet.

Skriver så det spruter, og legger inn bildene helt til slutt når jeg vet at jeg er ferdig med skrivingen. Bildene har jeg lagret i en egene mappe - der jeg har brukt "lagre som" funskjonen. Håper dette frir bildene for all linkin til nettet, og at det gjør bruken av dem lettere.

[kjeklulf]

Bare hyggelig og takk for tilbakemelding!

 

Bildeproblemet er løst når du setter inn på den måten.